Що таке помилка планування і як правильно оцінювати терміни

Шість діючих способів, які застосовуються і на роботі, і в звичайному житті.
Джессіка Грін
Маркетолог, автор статей про бізнесі та маркетингу.
Що таке помилка планування
За останні три роки я пофарбувала п’ять кімнат у себе вдома. Почала зі спальні і планувала, що впораюся з нею за тиждень. Однак останній штрих зробила тільки через місяць.
Думаєте, приступивши до другої кімнаті, я передбачила на її фарбування місяць? А ось і ні. Я була впевнена: раз вже набила руку, значить, точно закінчу до вихідних, максимум — до наступним. Але у мене знову пішов місяць. Як і на кожну з усіх інших кімнат. Крім кухні — на неї знадобилося ще більше часу.
Щоразу, готуючись до фарбування черговий кімнати, я чекала, що через тиждень-два все буде готово. Досвід говорив, що мені ні за що не впоратися менше, ніж за місяць. Однак відмовитися від впевненості в тому, що вже в цей раз справа точно піде швидше, було складно.
У цій зайвої самовпевненості, з-за якої ми недооцінюємо необхідне нам для вирішення завдань, є назва: помилка планування. Це поняття в кінці 70-х років ввели Intuitive Prediction: Biases and Corrective Procedures психологи Деніел Канеман і Амос Тверські.
Вчені пояснили, що при плануванні люди часто ігнорують свій колишній досвід. У моєму випадку це був той факт, що на фарбування кімнати мені кожен раз був потрібен цілий місяць. Зазвичай ми фокусуємося тільки на майбутній задачі: це приміщення маленьке, значить, і фарбувати його доведеться недовго.
Деніел Канеман докладно розповідає про це в книзі «Думай повільно… Вирішуй швидко». Він стверджує, що помилки в плануванні зазвичай пов’язані з двома речами:
Ми не враховуємо, скільки часу нам потрібно для виконання аналогічних завдань у минулому.
Ми припускаємо, що не зіткнемося з труднощами, які стануть причиною затримок.
До чого призводить невірна оцінка часу
Згідно з даними Success in Disruptive Times Інституту управління проектами, всього трохи більше половини всіх проектів завершуються в заплановані терміни.
Але одна справа — недооцінити кількість часу, який потрібен для фарбування кімнати (це просто доставить вам трохи незручностей). І зовсім інша — робити ту ж помилку в оцінці робочих завдань і проектів. Тут наслідки можуть бути набагато серйознішими.
У кращому випадку це призведе до того, що вам або вашій команді доведеться працювати понаднормово. У гіршому — до дефіциту бюджету, маленької прибутку, невдоволення начальства і клієнтів.
Як оцінювати завдання правильно
Потрібно перестати планувати, довіряючи інтуїції. Краще використовувати спеціальні техніки.
1. Спирайтеся на попередній досвід
Психологи Канеман і Тверскі рекомендують Intuitive Prediction: Biases and Corrective Procedures : перед початком роботи потрібно не просто оцінити, що належить зробити, а ще й прикинути, скільки зазвичай витрачається часу на подібні завдання.
Наприклад, вам потрібно створити нову функцію для мобільного додатка — дізнайтеся, скільки часу витратила ваша команда на аналогічну задачу. Хочете написати в блозі пост довжиною 4 000 слів — знайдіть дані про те, скільки годин або днів вам знадобилося в минулий раз.
Якщо ви працюєте поодинці, найпростіший спосіб зібрати подібну інформацію — використовувати додаток для відстеження часу. Застосовуйте його з різними типами завдань, а пізніше використовуйте вже готові звіти.
Для діяльності у команді знадобиться програмне забезпечення для управління проектами. Більшість з них використовує декілька способів збору даних, наприклад облік фактичного часу роботи і побудова діаграми Гантта.
2. Попросіть оцінити вашу задачу
У 1994 році в журналі Американської психологічної асоціації «Особистість і соціальна психологія» опублікували результати Exploring the «Planning Fallacy»: Why People Underestimate Their Task Completion Times п’яти досліджень, проведених Роджером Бюлером, Дейлом Гріффіном і Майклом Россом.
Вони підтвердили, що люди часто роблять помилку планування, описану Канеманом і Тверскі. Але виявилося ще дещо: ми часто невірно оцінюємо витрати на власні завдання, але при цьому непогано можемо передбачити, скільки часу знадобиться комусь іншому.
Вчені попросили учасників дослідження припустити, скільки часу буде потрібно на виконання певного завдання іншій людині. При відповіді ті набагато частіше посилалися на наявний досвід. І навіть коли його не було, їх оцінки були набагато більш раціональними, ніж висновки тих, хто повинен був виконувати завдання.
Це відбувається тому, що ми зазвичай з великим оптимізмом ставимося до своїх здібностей. І набагато більш об’єктивні, коли йдеться про когось іншого. Тому замість того, щоб намагатися оцінювати завдання самостійно, попросіть друга або колегу зробити це за вас.
3. Складіть часовий діапазон і врахуйте можливість затримок
Є відомі відомі речі, про які ми знаємо, знаємо їх. Є також відомі невідомі — речі, про яких ми знаємо, що їх не знаємо. Але ще є невідомі невідомі — це речі, про які ми не знаємо, що не знаємо їх.
Дональд Рамсфелд, американський політик
На цю цитату часто посилаються в управлінні проектами. Щоб врахувати невідомі невідомі, про яких говорить Рамсфелд, керівники використовують так званий конус невизначеності. Він призначений для зображення діапазону часу, якого може зажадати завдання.
Коли ви тільки починаєте роботу над проектом, ви ще мало про нього знаєте. Тому фактичний час, необхідне для його завершення, може сильно різнитися з прогнозом. Ви думаєте, що робота займе два дні, а реально може знадобитися вісім. Або всього кілька годин.
Але по ходу процесу цей діапазон скорочується. Однак точно сказати, скільки часу вам потрібно, ви зможете тільки в кінці — коли проект завершіть.
І все ж конус невизначеності дозволяє дати більш точну оцінку. Якщо ви мало знаєте про майбутній проект, розділіть час роботи на чотири, щоб знайти нижню межу діапазону, і помножте на стільки ж, щоб визначити верхню межу. У підсумку вийде, наприклад, від 1 до 16 днів.
Якщо такий великий діапазон вам не підходить, використовуйте для обліку тільки верхня межа — тоді, ймовірно, робота займе 16 днів. Це не точна кількість, але, швидше за все, воно ближче до реальності, ніж ваш початковий прогноз.
4. Оцініть завдання за трьома пунктами
Цей метод допоможе бути об’єктивніше. Для кожної задачі потрібно дати оцінку:
кращого сценарію;
найгіршого сценарію;
найбільш ймовірного сценарію.
Перше число напевно співпаде з вашим початковим прогнозом. Оцінка найімовірнішого сценарію може бути заснована на досвідчених даних, які у вас є. А при оцінці гіршого потрібно враховувати, скільки часу буде потрібно, якщо все піде не так.
Отримавши три числа, розрахуйте середнє значення. Наприклад, якщо кращий сценарій розвитку подій — три дні, імовірний — п’ять днів, а найгірший — дев’ять, просто складіть: 3 + 5 + 9 = 17. Потім розділіть це число на три. Виходить в середньому 5,67 дня — це і є ваш прогноз необхідного часу.
5. Розрахуйте коефіцієнт похибки
Стів Павлина, автор книги «Курс з особистого розвитку для розумних людей», рекомендує порахувати коефіцієнт того, наскільки ви помиляєтеся в плануванні. Надалі це число можна буде застосовувати для всіх ваших завдань.
Дайте оцінку часу для кількох справ, які вам необхідно виконати в найближчому майбутньому. Запишіть ваші припущення. Після закінчення роботи відмітьте, скільки ви витратили в підсумку.
Складіть все заплановане час між собою. Те ж саме зробіть з фактичним. Тепер весь фактичний час розділіть на первісну оцінку — у вас вийде потрібне співвідношення.
Наприклад, ви підрахували, що для виконання декількох завдань буде потрібно 12 годин. А в підсумку витратили 15. Коефіцієнт похибки: 15/12 = 1,25. Це означає, що виконання завдань зайняло у вас на 25% більше часу, ніж ви планували.
Тепер завжди примножуйте свої початкові оцінки на отриманий коефіцієнт похибки — і вони будуть точніше.
6. Проводите оцінку саме непродуктивне час доби
Американський аналітик і автор ділової літератури Деніел Пінк у своїй книзі «Таймхакинг. Як наука допомагає нам робити все вчасно» поринув у дослідження, що стосуються наших хронотипов — внутрішніх годин.
Він вивчив, як вони впливають на наше самопочуття протягом дня. І з’ясував, що хронотипы не тільки контролюють нашу фізичну і розумову активність, а ще й визначають, в який час доби найбільш креативні і коли схильні до позитивним і негативним думкам.
Пінк посилається на дослідження Diurnal and Seasonal Mood Vary with Work, Sleep and Daylength Across Diverse Cultures Скотта Голдера і Майкл Мейсі, які аналізували настрій людей за повідомленням у Twitter. Вони виявили, що пости користувачів зазвичай малопозитивны саме в періоди спаду продуктивності.
У більшості людей цей спад настає в середині дня, відразу після обіду. За Голдеру і Мейсі малоймовірно, що в цей час у вас буде гарний настрій. Саме це може допомогти вам уникнути зайвої впевненості і оптимізму і в підсумку — планувати ефективніше.
Таким чином, суть останнього методу — оцінювати завдання, перебуваючи на спад продуктивності. Це приблизно через шість годин після пробудження. Але можна і просто почекати, коли прийде відчуття розпорошеність і втоми.
За підсумком роботи перевірте, чи наблизилися до реальності, плануючи свій час цим способом.
Саме розуміння помилки планування допоможе вам правильно оцінювати завдання. Можливо, у вас не вийде контролювати свою схильність завищувати власні здібності. Але якщо усвідомлюєте, як впливає зайвий оптимізм, і постараєтеся це вплив знизити, то станете набагато краще управляти своїм часом.
Лайфхакер може отримувати комісію від покупки товарів, представлених в публікації.
Читайте також
??
Як організувати свій день: методики геніїв продуктивності
Як не зривати плани і вкладатися в терміни
Проста система планування для тих, кому набридли тайм-менеджмент, мета і списки справ
Чому контроль часу не працює