Что такое навыки работы в MS Office?

Пакет продуктов компании Microsoft, известный как Office, или MS Office, является неотъемлемой частью бизнеса по всему миру. В пакет Office входят Word – программа для работы с текстом; Excel – программа для работы с финансовыми таблицами; Access – программа для работы с базами данных; Publisher – программа для настольной публикации; PowerPoint – программа для создания презентаций; Outlook – программа для работы с электронной почтой и составления расписаний; OneNote – программа для организации заметок; InfoPath – приложение для отслеживания информации, проходящей через другие приложения и через бизнес. Умение пользоваться MS Office необходимо на многих предприятиях, и вы можете требовать наличия навыков от базовых до продвинутых в объявлении о вакансии, чтобы убедиться, что потенциальные сотрудники будут готовы справиться с работой.

Базовые задачи

Навыки начального уровня для большинства офисных работ включают умение открывать, создавать, сохранять и изменять документы в Word, отправлять и получать электронную почту в Outlook и создавать электронные таблицы в Excel. Для любой из этих программ кандидаты на работу также должны знать, как форматировать документы для печати, уметь пользоваться меню принтера для предварительного просмотра документов перед печатью и распечатывать страницы. Word – самая используемая программа в MS Office, поэтому знания о том, как изменять шрифт, поля, вставлять или удалять страницы, использовать встроенные средства проверки орфографии и грамматики, должны входить в базовый набор навыков.

Промежуточные задачи

Многие общие задачи в повседневной работе офиса выходят за рамки базовых навыков работы с MS Office, например, использование Mail Merge в Word для персонализации деловых писем для всего списка рассылки или создание плакатов и других графически насыщенных документов в Publisher. Создание слайд-шоу в PowerPoint – это задача среднего уровня, часто используемая в офисе. На этом уровне сотрудники должны знать, как создавать формулы в Excel для расчета желаемых результатов, таких как комиссионные с продаж или налоги, а некоторые офисные работники используют Excel вместо Access для создания списков клиентов или другой информации. Промежуточные навыки работы с Outlook включают умение создавать адресные книги и настраивать автоответчики на время отсутствия в офисе или отпуска.

Продвинутые задачи

Умение пользоваться OneNote и InfoPath может считаться продвинутым или специальным знанием в зависимости от места работы. Умение сотрудника работать с этими программами, а также способность импортировать и экспортировать информацию во всех приложениях MS Office, является преимуществом для любого работодателя. Создание баз данных в Access сложнее, чем ввод простого списка в Excel. Расширенный набор навыков также включает использование Excel для создания пользовательских финансовых форм, использование графики и отслеживание изменений между общими документами в Word и настройку презентаций в PowerPoint.

Обучение

Многие компании предлагают обучение внутри компании, особенно для того, чтобы работники могли узнать, какие методы и функции предпочитает компания. Обучение также предлагается на сайте Microsoft, и компания предлагает сертификацию, включающую онлайн-обучение, книги и тестирование, чтобы пользователи могли стать специалистами Microsoft Office или мастерами Microsoft Office Specialist.

Бет Бартлетт пишет на фрилансе уже девять лет, ее работы появлялись в таких изданиях, как “Meetings South”, “Angels on Earth”, “American Profile” и “Mental Floss”. Она также пишет еженедельную колонку юмористических гороскопов для печати и Интернета.