10 шкідливих стереотипів у підході до створення заходів

Особливості російського менталітету такі, що ми, покладаючись на власний досвід і думка часто схильні не довіряти певні завдання вузьким фахівцям.
Ми впевнені, що краще знаємо, як розпорядитися стабілізаційним фондом, як управляти країною, і як забивати гол у ворота іспанської збірної.
І, зрозуміло, пропрацювавши кілька років у своїй компанії, і, знаючи її зсередини, ми точно впевнені, яким має бути ідеальне корпоративний захід. Але чомусь, після цього дивуємося, як так вийшло, що гроші витрачені, а результат – далекий від очікувань.
Далі ми розглянемо 10 типових помилок і стереотипів, які допускаються менеджерами компаній при організації різноманітних заходів та свят.
1. Я знаю Петю – і я буду з ним працювати!!
При виборі агентства для проведення заходів складно виділити ідеальну компанію, яка зробить краще подія. Тому, навіть влаштувавши багаторівневий тендер, найчастіше представники компанії схиляються до вибору підрядника, який добре знайомий їм особисто. «Ми з Васею знайомі зі студентської лави, ну що він для «своїх» зробить погано чи що?» У підсумку, Вася виставляє потрійну ціну, пропонує кульки і клоунів, а від термінів «корпоративна мотивація» покривається нервової тремтінням. Гарантії результату в таких випадках зазвичай обмежуються чимось на кшталт «все нормально буде, без варіантів».
По закінченні заходу, як правило, у нас на одного друга менше і на купу незадоволених нашою роботою гостей більше.
Рішення: при виборі агентства для проведення заходу кращий спосіб вибору агентства – відкинути все особисте, і підійти до питання, як до вибору співробітника для своєї компанії – резюме агентства, його досвід, якості і гарантії роботи, ідеї і пропозиції, база підрядників, можливості для реалізації саме вашого заходу. А також особистісний фактор людей, з якими вам доведеться працювати – починаючи від того, чи комфортно Вам з ними взаємодіяти, і закінчуючи оперативністю, креативністю, лояльністю і розумінням ваших завдань.
2. Головне, щоб стіл був хороший, а так – ми самі веселі.
Всі ми любимо добре поїсти. І коли запрошуємо гостей додому, намагаємося здивувати і порадувати гарними й незвичайними стравами. Якщо гості ситі, значить – задоволені. Тому часто ми перекладаємо таку ж модель і на велику корпоративну вечірку, забуваючи про те, що основне її завдання – не тільки смачно нагодувати, але й реалізувати внутрішньокорпоративні установки. Безумовно, голодні очі гостей і порожні столи – не найкраще, щоб вам хотілося побачити на вашому корпоративному святі. І цієї позиції необхідно надавати велике значення. Однак, основне завдання корпоративного заходу – єднання колективу, створення бізнес-взаємодії та розвиток корпоративної культури не повинні йти на шкоду щедрого столу. Інакше, виходить, як у відомому анекдоті – «гол ми забили, а от Стасик потонув». Захід-то ми провели, а на виході, крім п’яних і ледачих співробітників, які не вийшли на наступний день на роботу, нічого не отримали.
Рішення: незалежно від бюджету заходу, мінімальне співвідношення витрат, як показала практика – це два до одного. Дві третини бюджету спрямовуються на видатки на майданчик і харчування, і одна третина – на організацію командообразующей програми. І це – мінімум, якщо ви хочете, щоб ваш корпоративний свято працював на завдання, а не перетворився в викидання грошей на п’янку.
3. Ми краще знаємо наші завдання, тому сценарій напишемо самі.
Хто краще знає, як організувати захід – менеджер, який працює в компанії і знає її таємницю або представник агентства, який має досвід проведення сотні подібних заходів, але не знає характер вашої компанії? Відповідь – обидва не володіють секретом ідеального рішення, і тут кращим ходом буде взаємодію двох сторін. Якщо за концептуальне наповнення візьметеся ви – є ризик, що, не знаючи специфіки російського event-менеджменту, новітніх тенденцій і підводних каменів, ви напишете нереализуемый проект, красиво виглядає на папері, і не ефективний на практиці.
Менеджер агентства зі свого боку може запропонувати вам якусь універсальну модель, необхідно пам’ятати, що, не будучи знайомим з характером і внутрішніми течіями вашої компанії, він не завжди запропонує кращі ідеї для вирішення ваших конкретних завдань.
Рішення: Креативна концепція – фундамент успіху вашого корпоративного заходу. Підійдіть до цього питання максимально відповідально. Отримаєте від агентства концептуальну сценарну «рибу» і спільно зі сценаристами агентства вбудуйте у неї інструменти, які будуть ефективні саме для Вашої компанії.
4. Ми не готові до експериментів.
Це – традиційна проблема великих корпорацій. Що вибрати – знайоме, перевірене «м’яко-згладжена» рішення або зробити ризикований, але можливо, відмінно працює крок вперед? А що скажуть? А як сприймуть? А чи готові ми до цього? Ми розуміємо, що ризикувати і приймати нове складно. У нас є аргумент на користь нових рішень – сьогодні публіка розпещена стандартними підходами, вони перестали чіпляти, і відповідно – працювати. Уявіть, що вас протягом року годують одним морозивом. Стандартні рішення – це те саме многогодовое морозиво, яке на сьогодні викликає негатив і відторгнення, або байдужість і бажання блокувати. Ми пропонуємо нові, креативні рішення. Їх складно прийняти, але вони працюють, оскільки руйнують психологічні стереотипи сприйняття.
Рішення: Ризик повинен бути усвідомленим, зрозумілим і максимально захищеним. Якщо ви готові прийняти нестандартний формат вашого корпоративного заходу, узгодьте з представниками агентства всі нюанси та інструменти запропонованих ідей. Проаналізуйте механізми роботи тієї чи іншої нестандартної ідеї. Проконсультуйтеся з менеджерами вашої компанії з приводу очікуваної реакції. Якщо ви бачите, що загорілися очі людей, що їм це цікаво, і що ідея спрацює, сміливо рухайтеся вперед, але з розумінням очікуваного ефекту.
5. Ми не будемо платити за те, що не можна помацати руками.
Компанії, що виробляють послуги – IT, телекомунікації, інвестиційні – як правило, легше сприймають «невізуальні» механізми роботи події, ніж виробничі підприємства. І це зрозуміло – вироблений автомобіль можна помацати, сісти і поїхати. А що за страшний звір – «зростання лояльності» або «командообразующий ефект»?
Коли ми платимо за зірку естради або феєрверк, ми бачимо, що музичний колектив працює, в небі спалахують зірки, і на майданчику встановлено обладнання. Але ми забуваємо про емоційному сприйнятті тих чи інших факторів корпоративного свята. А адже саме – емоційне сприйняття, відчуття – демонструють ефективність заходу. Згадувати і розповідати про подію будуть, грунтуючись на емоціях від сукупності всіх його інструментів. Професіонали event – ринку знають, як вибудовується ланцюжок правильно емоційно-працюючого події – вона моделюється на загостренні почуттів, емоцій, які створюються безліччю факторів, починаючи від загальної атмосфери майданчики і закінчуючи правильними акцентами, вбудовані в програму. Це і креативні запрошення, і створення відчуття передчуття, і точно емоційно вибудуваний сценарний план, і вірні слова ведучого, чітко впливають на сприйняття. Тема емоційного моделювання події занадто велика для цієї статті, тому ми розкриємо її в окремому матеріалі. Тут же хочемо підкреслити важливість невизуального фактора у вашому подію.
Рішення: Усвідомивши, що подія – це не тільки набір опцій і інструментів, які можна помацати руками і побачити, але в першу чергу, потужний метод моделювання, необхідних емоцій, визначте, що ви хочете отримати від вашого заходу, який результат ви хотів би бачити. Розглядайте кожну із пропонованих опцій, як ланка в загальній емоційної складової майбутнього заходу. Даний підхід допоможе вам не тільки отримати потрібний ефект від заходу, але і заощадити на позиціях, свідомо не грають на реалізацію ваших завдань. Ви можете організувати розкішний концерт або шоу-програму із запрошенням західних зірок, що працює на демонстрацію рівня вашої Компанії, або влаштувати незвичайний і запам’ятовується інсталяційний перформанс з інтерактивним залученням гостей. І якщо в першому випадку запам’ятається тільки візуальний образ, то в другому – залучення учасників в дію спрацює як потужний емоційно-об’єднуючий фактор – «МИ зробили це».
To be continued…
У другій частині ми розкриємо наступні п’ять стереотипів, характерних для організаторів заходів:
6. Корпоратив – це коли всі запалюють.
7. В однієї знайомої компанії такий тип вечірки пройшов на ура, значить, і у нас буде відмінно.
8. Я хочу контролювати кожен крок менеджера агентства.
9. Якщо ця ідея подобається мені, значить, вона повинна сподобатися і всім, хто на заході.
10. Підготовка до заходу і його проведення – це моя особиста головний біль.
Джерело: