Тайм-менеджмент: прості способи управління часом

Емоційне напруження блокує продуктивність, призводить до швидкої втоми і апатії. Тому, щоб не стати жертвою стресу або, ще гірше, синдрому хронічної втоми, займемося управлінням часом або тайм-менеджментом.
Всі успішні люди роблять це
Всі успішні люди дуже продуктивні. Вони багато працюють і багато встигають, а це не одне і те ж. Під продуктивністю, в першу чергу, мається на увазі результат, а не процес. Якщо Ви маєте намір підвищити свою продуктивність, твердо вирішите зробити це. Люди витрачають час даремно, тому що вони так і не вирішили підвищити свою продуктивність.
І якщо Ви зважилися, то не відступайте і повторюйте те, що роблять всі успішні люди, поки це не стане Вашою другою натурою. Основний секрет особистої ефективності полягає в правильному розподілі часу. Тайм-менеджмент допомагає уникнути незавидної долі заручника власного бізнесу або кар’єри.
Планування вивільняє час
Ті, хто домігся успіху в своєму житті, багато часу присвячують планування. Щоденне планування просто необхідно для підвищення продуктивності та ефективного управління часом.
Правило 6 “П” говорить: правильне попереднє планування запобігає погані показники.
Планувати і думати потрібно завжди на папері. Якщо цілі ні на папері, то вона не існує. Перелік завдань – це свого роду карта, яка не дасть Вам збитися з шляху до наміченої мети. Пітер Ф. Друкер у книзі “Ефективний керуючий” призводить хорошу аналогію, стимулюючу до фіксування завдань на папері:
“Люди, які містяться в темному приміщенні, швидко втрачають відчуття часу. Але навіть у повній темряві більшість людей зберігають відчуття простору. Перебуваючи в освітленому, але замкнутому приміщенні, ви вже через кілька годин перестанете відчувати рух часу. І якщо ви захочете підрахувати, як довго ви знаходитесь у такому приміщенні, ви сильно помилитеся у своїх підрахунках. Тому, якщо ми покладаємося на нашу пам’ять, ми не помічаємо, на що витрачається наш час…”
Робота зі списком запланованих справ у перший же день збільшує продуктивність на 25%. C вечора готуйте список завдань, які потрібно зробити завтра. Прийшовши на роботу, Ви завжди будете знати, з чого почати свій день.
Продовжуйте працювати з складеним списком протягом дня: при появі нового справи вносите його до списку з урахуванням пріоритетності по відношенню до раніше запланованих завдань. Виконавши чергове завдання зі списку, обов’язково викреслюйте її. Це дасть Вам відчуття задоволення своєю роботою, додасть ентузіазму і зарядить енергією.
Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від цілей життя до плану на день. Кожній задачі ставте фіксовані терміни.
Складну задачу завжди ділите на дрібні підзадачі. Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання – дерево, а підзадачі для її виконання – гілки. Продовжуйте “розгалуження” до тих пір, поки процес виконання всього завдання не стане простим і прозорим.
Перед тим, як почати що-небудь робити, згадайте про правилі 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу при її вирішенні.
Найголовніше – визначити головне
Завдання тайм-менеджменту полягає в тому, щоб вчасно визначити головну справу. Розстановка пріоритетів дозволяє ефективно керувати списком намічених справ, привласнюючи кожному завданні свій рівень важливості.
Після визначення важливої справи оцініть наслідки у випадку його виконання чи невиконання. Важливе завдання має серйозні наслідки, якщо не буде виконана в строк.
Для розстановки пріоритетів добре підходить метод АБВГД. Це дуже простий спосіб планування, і полягає він в тому, щоб кожній задачі в списку справ привласнити пріоритет її виконання.
Так, завдання, позначений буквою А, вказує на найважливішу справу з самими серйозними наслідками у разі невиконання. Головне правило методу полягає в тому, щоб не братися за справу Б, поки не виконане завдання, А за справу, поки відкрита завдання Б, і т. д.
Буква Д означає “геть!”. Цією буквою варто відзначати малоістотні завдання, які ні на що не впливають. Для розстановки пріоритетів у кожній групі завдань, використовуйте цифри, які будуть вказувати на послідовність виконання справ. Таким чином, найважливіша справа у Вашому списку повинно бути позначено як А1.
Закон примусової ефективності
Основний секрет управління часом полягає в зосередженості і цілеспрямованості. Почніть з вирішення першочергових завдань і робіть все послідовно, тобто щось одне в певний період часу. Кидаючи справу і повертаючись до нього знову і знову, Ви знижуєте свою ефективність в 5 разів.
Моцарт міг працювати над трьома композиціями відразу і створювати справжні шедеври. Але це швидше виняток, ніж правило. Бах, Гайдн або Верді могли працювати тільки над одним твором в якийсь період часу. Вони не починали працювати над наступним твором, не закінчивши попереднє.
Використовуйте закон примусової ефективності, який говорить про те, що на все часу ніколи не вистачає, але його завжди достатньо для самого важливого. Тому важливо зібратися і змусити себе зробити в першу чергу те, що принесе найбільшу вигоду і результат.
Всі справи можна розділити на 4 групи: 1.термінові і важливі; 2.важливі, але не термінові; 3.термінові, але не важливі; 4.не термінові і не важливі.
Така класифікація носить ім’я американського президента і називається методом (вікном, принципом) Ейзенхауера.
Першорядні завдання – це справи термінові і важливі. Спроба відкласти такі справи на потім створить Вам непотрібні проблеми – за них треба братися самому і негайно.
Далі йдуть справи важливі, але не термінові. Такі завдання можна відкласти, проте вони можуть чинити сильний вплив у довгостроковій перспективі. Термінові і важливі справи мають звичку ставати терміновими і важливими, якщо їх постійно відкладати. Для того, щоб такого не сталося, заздалегідь передбачте для них резерв.
Термінові, але не важливі завдання мало позначаються на Вашому успіху. Заняття терміновими, але не важливими справами не дає результату і може сильно позначитися на Вашій ефективності. Такі справи забирають більшу частину Вашого тимчасового резерву. Це як раз ті завдання, які по можливості потрібно передоручати або зменшувати їх кількість.
Логічно припустити, що нетермінові і неважливі справи не мають ніякого значення в принципі і не несуть ніяких наслідків при їх невиконанні. Такі справи можна сміливо викреслювати зі списку.
Що значить “з’їсти жабу”?
Стара притча говорить: якщо першим ділом з ранку Ви повинні з’їсти живу жабу, розрадою може служити те, що це найгірше, що може трапитися з Вами за весь день.
Брайан Трейсі, успішний бізнес-консультант, порівнює жабу з самим неприємним і важливою справою, яке потрібно сьогодні зробити. Відкладаючи його, Ви створюєте зайве емоційне напруження і небажані наслідки. Треба діяти без зайвих роздумів та зволікань – просто взяти і зробити. Це дасть Вам заряд бадьорості на цілий день.
Слово “ні” економить несподівано багато часу
Найголовніше слово для організації власного часу – це ввічливе “ні”. Вчіться відмовляти і говорити “ні” завдань, що не входять в число вибраних Вами пріоритетів. Будьте тактовні і відмовляйте так, щоб людина зрозуміла, що Ви відкидаєте не його особисто, а завдання.
Слідкуйте за тим, на що Ви витрачаєте свій робочий і вільний час. Відзначайте заняття, які є пожирачами часу (наприклад, обговорення новин з колегами, безцільне перемикання каналів телевізора або читання рекламних листівок і газет).
Складіть рейтинг таких нікчемних занять, назвавши його “Я більше ніколи не буду цього робити”, і заносьте туди ті справи, які не приносять Вам ніякої користі і не наближають Вас до мети.
3 питання для Вашої ефективності
Завжди задавалися питанням про те, які довгострокові наслідки має та чи інша задача, і що станеться, якщо Ви її взагалі не буде. Ставте собі 3 питання протягом дня:
Які справи найбільш важливі і цінні?
Що можу зробити я і тільки я, що значно поліпшить становище?
Як використовувати свій час з найбільшою користю?
Відповіді на ці питання дозволять подвоїти Вашу продуктивність.
На що здатна кошик для сміття?
Люди, які показують хороші результати, працюють за чистим столом. У непродуктивних і незібраних людей на столі панує дикий хаос. Виробіть звичку своєчасно розбирати папери, викидаючи непотрібні, і працювати за чистим столом. Помічено, що до 30% робочого часу витрачається на пошуки потрібної папери. Кошик для сміття – один з найбільш ефективних інструментів управління часом.
Принцип рівноваги
Найпростіший спосіб уникнути паніки при вигляді все зростаючого обсягу роботи – це зробити глибокий вдих і сказати: “Я можу тільки те, що можу”, і почати спокійно складати список. Аналізуючи стоять перед Вами завдання, Ви завжди побачите, що Вам вистачає часу, щоб вирішувати життєво важливі питання.
Уважно стежте за тим, щоб у Вашому житті зберігалася рівновага. Працюючи до знемоги, Ви не зможете обдурити організм, він все одно візьме своє, і якщо Ви не зупинитеся, він зробить це примусово. А це явно не входить у Ваші плани.
Але для того, щоб бути ефективним, просто тайм-менеджменту мало. Важливо стежити за своїм здоров’ям і підтримувати себе в хорошій фізичній формі. Ваше життя має бути насиченим, у ній завжди має знаходитися час для Вашої родини і відпочинку.
Основний принцип рівноваги: важливо кількість часу вдома і якість часу на роботі.
На першому місці завжди повинні бути Ви і головні люди Вашому житті, – заради цього і варто працювати над власною ефективністю.
Блог про розвиток бізнесу та особистісному зростанні