10 трюків, які спростять і прискорять роботу в Google Docs

Пропонуємо вашій увазі адаптований переклад статті Сайката Басу (Saikat Basu), де зібрано десять порад по роботі з «Google Документами».
2006 рік став віхою в історії Google: Оксфордський словник англійської мови взяв слово «гуглити». Поняття стало прозивним. З тих пір шукати в Мережі — значить гуглити. «Корпорація добра» сильно впливає на нашу поведінку в інтернеті: ми дотримуємося ділового етикету Gmail, відкриваємо вікно в світ, запускаючи Chrome щоранку, і використовуємо Google Drive для продуктивної роботи.
Причина популярності Google Документів» в хмарному принципі роботи. З усіх інструментів Google Диска» текстовий редактор самий необхідний для виконання повсякденних завдань.
Щоб зробити роботу з «Google Документами» більш продуктивною, використовуйте наступні десять рекомендацій.
Бонус: додайте Google Docs в меню запуску Chrome App Launcher на панелі завдань Windows або Mac. Два кліка — і ви в «Документах».
Швидкий пошук
Знайти той чи інший файл або папку можна легко і швидко, якщо ввести ключову фразу в рядок пошуку вгорі. Маленька стрілочка праворуч допоможе уточнити критерії пошуку:
тип файлу (папки, документ, фотографія, PDF і так далі);
відкрити з допомогою Google Docs, Google Drawing, Google Sheets, будь-яким встановленим аддоном;
власник (я, не я, хто завгодно).
Ще одна штука, яка спрощує пошук, використання точної цитати, що відноситься до файлу, який ви хочете знайти. Google Drive відкриє документ і підсвітить використану пошукову фразу. Крім того, як і при гуглении, можна застосовувати булеві зразок or для розширення меж пошуку.
Натисніть «/» для переходу в полі пошуку.
Повний список пошукових опцій «Google Диска» дивіться тут. І останнє: не забувайте шукати в кошику.
Швидкий перехід в меню «прихованих» команд
Google Docs схожий на інші офісні пакети. Можливо, він простіше Microsoft Word, але в меню теж безліч корисних команд. Натисніть Alt + /», щоб перейти до пошуку по меню. Введіть в полі те, що шукайте, і функція запуститься.
За допомогою пошуку по меню можна виявити й інші інструменти редагування, наявні в Google Docs.
Від ідеї Google Keep до чернетки в Google Docs
Google Keep — прекрасний сервіс для створення і збереження нотаток. Його кращі функції: можливість диктувати замітки і розпізнавати текст з фотографій. Але чи знаєте ви, що можна в один клік замітку перетворити в документ?
Завдяки такому експорту можна редагувати і «полірувати» свої ідеї вже в Google Docs. Незамінне для студентів і пишучих людей — чимало економить час.
Аналізуємо свій словниковий запас з Word Cloud
Копірайтери, блогери, студенти і викладачі можуть використовувати хмара слів або хмара тегів, щоб швидко зорієнтуватися у змісті документа. Також це допоможе побачити, якими словами ви зловживаєте.
Використовувати генератор хмари слів — Tag Cloud Generator — можна в будь-якому документі, що складається з 50 і більше слів. Безкоштовне Google Drive-додаток можна знайти і встановити з меню Add-ons > Get Add-ons…
Користуватися хмарою слів можна через меню. Воно буде відображатися в маленькому вікні праворуч. Якщо документ не закінчено, ви продовжуєте редагування, то час від часу натискайте кнопку Refresh Cloud, щоб оновлювати хмара тегів.
Tag Cloud Generator працює також в таблицях. Єдиний мінус — панель, де відображаються вживані слова, не можна масштабувати.
Знайти і вставити в один клік
Завдяки інструменту Research вам не потрібно залишати документ, у якому працюєте, щоб загугліть якусь інформацію. Адже відкриття нової вкладки в браузері теж займає час. Це вбудований інструмент дозволяє знаходити і вставляти інформацію в використовуваний документ (або таблицю. Відкрийте Tools > Research (Ctrl + Alt + Shift + I).
Праворуч з’явиться вікно пошуку. Там ви зможете в один клік поставити посилання на цитату, вписавши її вручну або просто виділивши.
Доступні формати цитування: MLA, APA та Chicago.
Причому гарно обрамлені цитати — тільки одна з фішок Research Tool. Ще можна посилатися на статистичні дані в таблицях. При використанні пошуку також можна персоналізувати видачу, щоб відображались ваші публікації в Google+, ваші листи і так далі. Для всього цього є спеціальні фільтри.
Швидке форматування тексту в різних місцях
У Google Docs є інструмент Paint format, який дозволяє створювати шаблони форматування і застосовувати їх до будь-якої ділянки тексту. Виділіть слово, речення або будь-який інший фрагмент тексту, відредагуйте його: задайте розмір, шрифт і інше. Потім натисніть Paint format. Після цього ви зможете застосувати задані параметри форматування до іншого фрагмента, варто лише натиснути на нього.
«Пфф! Це працює тільки один раз!» — скажуть скептики. Якщо потрібно застосувати задані параметри форматування більше одного разу, клацніть по іконці Paint format двічі. Щоб «чари» припинило діяти, знову натисніть цю кнопку.
Використання royalty-free-картинок
Google Docs включає в себе пошук по «Картинок Google», що дозволяє оперативно знаходити і вставляти зображення в документ. Але є ще два багатих джерела картинок — це LIFE та Stock Photos. Зображення з архіву LIFE мають ліцензію, що дає право використовувати твір навіть комерційно, але потрібно обов’язково вказувати авторство. У 2012 році Google відібрав п’ять тисяч нових фото в категорії «Природа», «Погода», «Тварини», «Спорт», «Їжа», «Освіта», «Технології», «Музика» та інших.
Google попереджає, що картинки доступні для особистого та комерційного використання тільки всередині Google Drive і повинні використовуватися в рамках політики сервісу.
Можна вставляти картинки за допомогою URL. Зображення збережеться у вашому документі і буде доступно, навіть якщо оригінал видалять з Мережі.
Згадка когось при коментуванні
Спільна робота в «Google Документах» будується на коментуванні. При цьому є швидкий спосіб звернути увагу людини на певний коментар. Виділіть текст і натисніть «додати коментар» (Insert > Comment). У нововиявленими поле для коментування впишіть «@» або «+» та почніть вводити ім’я людини.
Google Docs автоматично вибере персону з вашого списку контактів Gmail і проінформує її по email. Якщо у цієї людини немає прав для перегляду цього документа, вам потрібно дати йому доступ.
Шорткаты для математичних формул
У Google Docs є зручний редактор математичних виразів: Insert > Equation. За допомогою нього можна не тільки набирати математичні вирази, але і зручно працювати над ними з колегами.
Щоб прискорити процес, користуйтеся шорткатами. Наприклад, якщо ви введете «\alpha» з наступним пробілом і дужкою, Google Docs конвертує це символ ?. Також ви зможете легко додавати верхній або нижній індекс, вводячи відповідно «^» і «_». Для дробів введіть «\frac».
Повний список шорткатов для математичних виразів тут. Для створення більш складних формул використовуйте безкоштовне розширення g(math) Google Drive для Chrome.
Інші шорткаты для економії часу
Натисніть «Ctrl ” + / » і побачите великий список шаблонів для швидкого управління документом. Багато навігаційні клавіші збігаються з Gmail. Крім того, можна створювати власні шорткаты.
Перейдіть в Tools > Preferences > Automatic Substitution.
Ви можете використовувати це для автоматичної вставки часто використовуваних слів, email-адрес, абревіатур або навіть слів, в яких постійно робите помилки.
Також необхідно відзначити «Автоматичне визначення посилань» і «Автоматичне визначення списків» в діалоговому вікні налаштувань.
Звичайно, ви можете заперечити, що найшвидший спосіб створити красивий документ — використовувати шаблони Google Drive. Але описані маленькі хитрощі допоможуть прискорити роботу з ними.
Пишіть в коментарях, якими трюками користуєтесь ви у повсякденній роботі з «Google Документами».