15 фішок «Google Календаря», які варто використовувати на повну

Використовуйте гарячі клавіші, додавайте місця зустрічі і приховуйте особисті події.
1. Створюйте окремі календарі для різних потреб
За замовчуванням Google надає вам тільки один календар, в якому і скупчуються всі ваші заходи. Якщо ви будете активно ним користуватися, то робочі завдання і зустрічі, домашні справи та особисті події перемішаються і перетворяться на справжнє сміттєзвалище.
Тому краще створювати кілька календарів під різні типи подій. Для цього натисніть на значок шестерінки зверху і зайдіть в налаштування. Там виберіть опцію «Додати календар» > «Створити календар». Вкажіть назву і, якщо це необхідно, опис. Так можна буде тримати робочі справи в жодному календарі, розклад тренувань — в іншому, дні народження — в третьому і так далі.
2. Підписуйтесь на календарі колег
Іноді нам потрібно стежити за тим, чим займаються наші друзі або колеги. Якщо вони використовують «Google Календар ви можете додавати свої календарі до себе і відслідковувати, які події там з’являються.
На боковій панелі ліворуч знайдіть рядок з написом «Пошук людей». Введіть туди ім’я або адресу електронної пошти вашого знайомого. У діалоговому спливаючому вікні, натисніть «надіслати Запит», і людина отримає повідомлення з проханням дозволити перегляд його календаря. Коли він підтвердить ваш доступ, створені ним події будуть відображатися у вас в розділі «Інші календарі».
3. Вибирайте для зустрічі час, яке влаштує всіх
Вам потрібно організувати зустріч з колегами або посиденьки з друзями, але ніяк не вдається підібрати час, коли всі будуть вільні? Замість того, щоб розсилати запрошення, скористайтеся функцією «Знайти час».
Створіть новий запис і натисніть на кнопку «Інші параметри». На сторінці, що відкриється, виберіть вкладку «Знайдіть час». У полі «Додайте гостей» праворуч введіть імена людей, яких ви хочете запросити, — Google дозволяє додати до 20 осіб. Перед вами з’являться їх події. Якщо у кого-то что-то заплановано, він буде позначений як «Зайнятий». Залишається тільки відшукати для зустрічі час, коли всі вільні.
Читайте також
??
10 інструментів для планування часу
4. Приховуйте особисті події
Припустимо, вам потрібно провести зустріч конфіденційного характеру. І ви не хочете, щоб весь офіс побачив, куди ви збираєтеся. Для цього потрібно позначити зустріч як «Особисту». Тоді інформацію про неї побачать тільки ті, кому ви дозволили редагувати (а не тільки переглядати) ваш календар.
Створіть захід і зайдіть в «Інші параметри». Натисніть на кнопку «Налаштування приватності за замовчуванням» і виберіть варіант «Особисте». Все, тепер сторонні не побачать, де, з ким і в який час ви зустрічаєтеся. Якщо ваш календар відкритий для інших, під час приватного заходи в ньому просто з’явиться позначка «Зайнятий», без деталей.
5. Додавайте відеокімнати
Замість того, щоб розсилати свій логін Skype або Google Hangouts всім колегам, можна вставити посилання на відеоконференцію прямо в подію календаря. Для цього при створенні заходи в «Інші параметри» натисніть на кнопку «Додати відеоконференцію». Коли час зустрічі настане, запрошеним буде запропоновано зателефонувати в Google Hangouts.
Прочитайте
??
Чим замінити Skype: 8 додатків для відеозв’язку
6. Прикріплюйте вкладення
Найчастіше на нарадах або конференціях потрібен доступ до якого-небудь документа, для вивчення якої всі і зібралися. «Google Календар» дозволяє прикріплювати файли і документи безпосередньо до події. Так всі запрошені учасники будуть мати до них простий і швидкий доступ.
Виберіть потрібну подію і натисніть на кнопку зі значком олівця, щоб відредагувати його. У пункті «Опис» натисніть на значок скріпки і завантажте всі необхідні файли. Їх можна брати зі свого комп’ютера або додавати з хмари Google Drive.
7. Увімкніть світові годинник
Функція «Світові годинник» в «Календарі Google» дуже корисна, якщо ви працюєте з віддаленими співробітниками, розкиданими по всьому світу. З її допомогою ви легко зможете дізнаватися, яке у них час, прямо з інтерфейсу.
Відкрийте «Установки», натиснувши на відповідний пункт меню з шестірнею зверху. Знайдіть збоку «світовий годинник». Увімкніть опцію «Показувати світові годинник», а потім додайте міста, де живуть ваші колеги. І їх місцевий час буде відображатися на бічній панелі.
8. Сповіщайте запрошених по електронній пошті
Іноді треба повідомити запрошеним на зустріч, щоб вони щось зробили, наприклад, захопили з собою ноутбуки або заздалегідь ознайомилися з якимись матеріалами. Можна, в принципі, написати про це в зауваженнях до події, але надійніше привернути увагу людей електронним повідомленням.
Для цього відкрийте майбутню подію і натисніть на значок з конвертом. І вам буде запропоновано написати повідомлення, яке разошлется всім запрошеним учасникам.
9. Додавайте конкретні місця зустрічі
Плюс запланованих у «Календарі Google» заходів у тому, що до них можна прикріплювати посилання на «Карти Google». Так вам не доведеться телефонувати або списуватися з учасниками зустрічі і довго і нудно пояснювати їм, як проїхати туди-то і туди-то.
Зайдіть в параметри зустрічі і знайдіть поле «Де». Введіть туди адресу, і Google знайде його. Тепер, коли запрошений відкриє подія, він зможе натиснути на адресу і побачити місце зустрічі на карті.
Дізнайтеся
?
Як організувати свій день: методики геніїв продуктивності
10. Додавайте цікаві календарі
Google дозволяє підписуватися на так звані цікаві календарі. У них можна подивитися, наприклад, розклад свят у вашому регіоні, події зі світу спорту або фази Місяця.
Знайдіть на панелі зліва розділ «Інші календарі» і натисніть на значок «+». У меню, виберіть «Цікаві календарі». Позначте галочками ті, на які хочете підписатися, та вони з’являться у вашому графіку.
11. Діліться своїми календарями
При необхідності ви можете зробити так, щоб інші користувачі могли переглядати (або навіть редагувати ваші календарі. Це корисно, якщо ви керуєте командою колег і хочете, щоб вони знали про всіх майбутніх заходах. Або ви студент і створили для одногрупників розклад лекцій.
Наведіть курсор на потрібний календар на панелі зліва натисніть на крапки. Виберіть пункт «Налаштування і загальний доступ». У меню, в розділі «Дозволи на доступ», можна зробити календар загальнодоступним для усіх користувачів Мережі), додати окремих знайомих (для цього вам знадобиться їх адресу пошти) або скопіювати посилання на календар, яку потім слід надіслати будь-яким зручним способом.
12. Використовуйте гарячі клавіші
Працювати з клавіатурою можна швидше і ефективніше, ніж водити курсором миші. «Google Календар» володіє неабиякою кількістю хоткея, з повним списком яких можна ознайомитися тут. Ось найкорисніші з них:
c — створити нову подію.
Backspace або Delete — видалити подію.
/ — перейти до рядку пошуку.
Цифри від 1 до 6 — переключити вид календаря: день, тиждень, місяць, рік, порядок денний.
t — перейти на сьогоднішній день.
k або p — прокрутити календар до попереднього діапазону дат. Тобто, якщо у вас календар в режимі перегляду місяця, він прокрутиться на попередній місяць. Якщо в режимі дня — на попередній день і так далі.
j або n — прокрутити календар до наступного діапазону дат.
Подивіться
??
60 основних гарячих клавіш для офісних працівників
13. Перетягніть події
Якщо ви створили подія, але промахнулися вдень або часом доби, необов’язково залазити в налаштування заходи і набирати цифри вручну. Схопіть подія і перетягніть його на потрібний день або час — так швидше буде.
14. Використовуйте «Google Завдання»
«Google Завдання» — простенький менеджер справ, інтегрований прямо в «Google Календар». Щоб відкрити їх, натисніть на синій значок на панелі праворуч і побачите список ваших тасков. Тут не так багато функцій, як в якому-небудь Wunderlist, зате «Google Завдання» завжди перед очима.
Додавати нові справи, редагувати, призначати їм термін виконання та періодичність повтору можна як через панель у веб-інтерфейсі, так і через мобільний додаток від Google.
Завантажити
QR-Code
Google Завдання: всі ваші справи під контролем
Розробник:
Google LLC
Ціна:
Безкоштовно
Завантажити
QR-Code
Google Завдання: усе за планом
Розробник:
Google LLC
Ціна:
Безкоштовно
15. Відміняйте непотрібні дії
Наостанок невеличка хитрість. Припустимо, ви створили захід, старанно забезпечили його описом, доклали до нього купу файлів, погодили його з усіма колегами, а потім випадково видалили.
Спокій! Вам не доведеться перестворювати його заново. Просто натисніть комбінацію клавіш Ctrl + Z, та віддалене захід буде відновлено. Так можна скасовувати будь-які ненавмисні дії в календарі. Це трохи неочевидно, тому що в інтерфейсі немає кнопки «Скасувати», але дуже корисно.
Читайте також
??
У «Календарі Google» і Google Keep для Android з’явилася темна тема
Чому календар ефективніше списків справ
Календар, який розставить все по місцях життя