5 ефективних способів працювати продуктивніше, а не більше

Кожен хоче працювати менше, а встигати більше. Зробити це не так складно, достатньо лише правильно організувати свій робочий час.
Якщо ви належите до славного племені трудоголіків, які допізна засиджуються на роботі або вдома перед монітором, які працюють у вихідні та свята, то ця стаття для вас. В ній ви дізнаєтесь п’ять ефективних способів, які дозволять вам витрачати менше часу, а встигати набагато більше. При цьому, вони прості і легко здійснимі, тому доступні кожному, незалежно від роду діяльності.
1. Перегляньте роботу зі списками справ
Одним з нелогічних, але дуже дієвих методів, що допомагають впоратися з плинністю, є обмеження кількості завдань, що додаються до списку. Замість того щоб намагатися розпланувати кожен свій крок, створюючи немислимі багаторівневі списки, просто внесіть три головних справи для кожного дня. Всього три, але таких, які для вас дійсно важливі і які ви точно виконаєте.
Якщо у вас залишився час після виконання першочергових завдань, то його можна витратити на менш пріоритетні. Вони залишаться на кінець дня і можуть бути виконані вже без великого напруження і навіть з почуттям полегшення від того, що основна робота вже зроблена.
Друга порада щодо списків полягає в тому, що їх краще складати напередодні ввечері. Ми все одно перед сном часто думаємо про завтрашній день і про те, що нам належить зробити. Так чому б відразу не записати свої плани на папір або електронний носій? Зробивши це, ви зможете завтра відразу приступити до роботи, а не витрачати дорогоцінні ранкові години на те, щоб зрозуміти з чого краще почати.
Ще одна порада — фокусуйтеся тільки на одному дні. Ні, ніхто не сперечається про необхідність довгострокового планування. Але захаращення списку безліччю завдань змушує нас хвилюватися і хапатися за все підряд. Тому виділіть окремо список Сьогодні і зосередьтеся тільки на ньому. Розумним буде мати один глобальний список для всіх своїх справ, з якого кожен вечір пересувати три найважливіших для виконання завтра.
2. Виміряйте свої результати, а не час
В цілому, люди звикли вимірювати кількість своєї роботи саме витраченими на неї годинами. Це призводить до того, що виникає стійка зв’язок — «я сьогодні дуже довго працював, значить, я багато зробив». Насправді це не так, і для того щоб переконатися в цьому, треба почати враховувати реальні результати, а не час.
Наприклад, при роботі з поштою ви виділяєте на це одну годину часу. Але це зовсім не означає, що ви зробите за цей час щось путнє, ви просто витратите час у поштовому клієнті. Куди краще ставити завдання трохи по-іншому: «зараз я прогляну 100 непрочитаних листів» або «тепер я відповім 10 клієнтам». Відчуваєте різницю? Ви виконуєте конкретні справи, а не просто проводите час на роботі.
3. Виробіть звички для початку роботи
Початок робочого дня — це найцінніше і, в той же час, найнебезпечніше час. Небезпечне тому, що, здається, цілий день ще попереду, немає ніякого поспіху, і ви все встигнете зробити. Так чому б спочатку не випити кави, не заглянути в Facebook, не погомоніти з колегами? Не встигли озирнутися, а вже опівдні і найпродуктивніші години витрачені даремно.
Рішенням цієї проблеми може стати вироблення спеціальних навичок, які допоможуть вам швидко налаштуватися на робочий лад. Свого роду ранковий ритуал, який дасть сигнал вашому тілу і мозку про необхідність братися за роботу. Це може бути що завгодно, будь зрозумілий і зручний вам ознака. Наприклад, якщо ви випиваєте чашку кави вранці, відразу після її закінчення відкладаєте всі сторонні заняття і приступаєте до завдань. Це той тригер, та точка відліку, яка включає робочий режим.
4. Шукайте, де ви втрачаєте час
Найдієвіший і самим дивовижний спосіб, який допоможе вам стати продуктивніше, це відстеження свого робочого часу. Ніяких складних інструментів для цього не потрібно. Досить просто покласти поруч з собою будь-таймер і запускати його кожен раз, коли ви беретеся за виконання завдання. Відійшли покурити, вирішили подзвонити, завернули на сторонній сайт — поставили таймер на паузу. Повернулися до роботи — включили.
Запевняю вас, подивившись в кінці дня на свідчення часу, ви очманіє. А після цього захочете дізнатися, куди ж насправді витікає ваш дорогоцінний робочий час. Проаналізувавши ці дані, можна вже вживати заходів до виправлення ситуації. Пам’ятайте, що більше не встигає той, хто швидше працює, а той, хто не витрачає час на дурниці.
5. Заведіть звички, які допоможуть вам завершити роботу
Іноді закінчити роботу буває не менш важко, ніж почати. Так, толку в такому працьовитості ніякого, так, ви втомилися і можете налажать, але так важко відірватися і залишити все до завтрашнього ранку! А на наступний ранок почуваєте себе розбитим і вичавленим, куди вже тут продуктивно працювати…
Хороший рада дала в цьому відношенні Хемінгуей. Він говорить, що «закінчувати роботу слід у той час, поки вона у вас добре рухається, і ви точно знаєте її продовження. Зупинка в середині проекту може бути дуже корисна: ви знаєте, що ви зробили, ви точно знаєте, що ви будете робити далі, і ви будете раді почати знову. Якщо ж ви дійшли до глухого кута і зупинилися, то на наступний день вам доведеться шукати з неї вихід.
Встановіть точний час закінчення робочого дня. Зрозуміло, це стосується в основному віддалених працівників і фрілансерів, які частенько засиджуються до глибокої ночі. Для них буде корисним виробити звичку закривати ноутбук в один і той же час, що б не трапилося. Ще одним стимулом до дотримання робочого розпорядку буде, якщо ви заплануєте на кінець дня якесь важливе і бажано приємна справа, яку не можна пропустити.
Як бачите, секрет продуктивної праці полягає зовсім не в тому, щоб пересидіти всіх на роботі або не вставати з-за монітора будинку. Від вас знадобиться лише трохи організованості, самодисципліни і дотримання порад з цієї статті, щоб зробити ваш робочий день коротший, а список виконаних завдань — довше.