6 порад психолога про те, як організувати робочий день
Робочий день часто пролітає дуже швидко і дуже непродуктивно. Психолог і автор книги «Найкраще місце для роботи. Мистецтво створювати чудову ділове простір» Рон Фрідман поділився способами грамотно будувати свій робочий день.
Звичайно, існує безліч корисних порад для підвищення продуктивності: від ведення списків справ до спеціальних додатків по тайм-менеджменту і вправ з медитації. І все це начебто працює деякий час, поки нас знову не затягує рутина.
Проте є й інше рішення. Перестаньте представляти свій день як один довгий список справ. Краще задумайтеся, як працює ваш мозок протягом дня, а потім спробуйте згідно з цим розподілити свої завдання.
1. Дорожіть першими трьома годинами
Перші три години робочого дня — найбільш цінне і продуктивний час.
Замість того, щоб перевіряти електронну і голосову пошту або виконувати прохання колег, присвятіть ці години того, що особливо важливо для вас і вашої роботи.
Звичайно, у нас є близько трьох годин, коли ми по-справжньому зосереджені. В цей час нам легше генерувати ідеї і планувати свою діяльність. Якщо ми витратимо ці перші години на чужі завдання, то втратимо найцінніше для себе час.
Згідно з дослідженнями Alison A. Benedettia, James M. Diefendorffa, Allison S. Gabrielb, Megan M. Chandlerc. The Effects of Intrinsic and Extrinsic Sources of Motivation on Well-being Depend on Time of Day: The Moderating Effects of Workday Accumulation. в середині дня активність наших когнітивних функцій зазвичай знижується. З-за цього у другій половині дня те ж саме завдання може здатися нам набагато більш стомлюючим. Так що краще не відкладайте важкі завдання на потім.
2. Думайте як шеф-кухар
Як же правильно почати свій день? На думку Фрідмана, краще всього цю стратегію освоїли в кулінарній середовищі. У французів навіть є спеціальний термін: mise en place — «все на своєму місці».
«Подивіться, як працюють шеф-кухаря, — говорить Фрідман. — Вони не кидаються готувати, ледь переступивши поріг кухні. Замість цього вони ретельно обдумують процес приготування страви. Спочатку визначають усі необхідні кроки, підбирають робочі інструменти, готують інгредієнти в потрібній кількості, розкладають все на столі. Коротше кажучи, спочатку планують, а тільки потім діють».
Витративши декілька хвилин з ранку на розподіл своїх завдань, ви зможете легше зосередитися протягом дня.
3. Дайте мозку і тілу відпочити
Під час роботи втомлюється не тільки наш мозок. З точки зору фізіології, в нашому організмі за 90-120 хвилин проходить кілька циклів. Потім організму потрібна перерва. Продовжуючи працювати без перерви, ви помітите, що ваша продуктивність падає.
Завжди звертайте увагу на сигнали організму: якщо ви починаєте соватися, позіхати, відволікатися або відчувати почуття голоду, швидше за все пора на кілька хвилин встати з-за столу. Ігноруючи ці сигнали, ви виснажуєте свої запаси енергії.
Замість того, щоб контролювати час, подумайте про те, щоб контролювати свою енергію та увагу.
4. Управляйте післяобідньої втомою
Всім знайоме це почуття: обід давно позаду, до кінця робочого дня ще кілька годин, а ви зовсім без сил. Цей спад енергії, що припадає зазвичай на три години дня, що співпадає з нашими добовими біоритмами. В цей час організм виділяє гормон мелатонін, температура тіла падає, і ми відчуваємо сонливість. Якщо у вас немає можливості подрімати хвилин 20 (що було б ідеальним варіантом), є й інші виходи.
Заплануйте на цей час менш напружену роботу, завдання, які вимагають меншої концентрації уваги і сили волі. Наприклад, не особливо важливу зустріч або завдання, для якого не потрібна велика точність.
Післяобідній спад енергії також підійде для того, щоб зосередитися на творчій діяльності. Наш творчий потенціал найкраще розкривається, коли ми втомилися. Заплануйте творче завдання на три години дня і ви переконаєтеся, що невелика втома тільки приносить користь.
Ключовим тут, звичайно, є планування. Не дозволяйте втоми захопити ваш день. Розподіляючи час заздалегідь, ви зможете отримати вигоду навіть з післяобіднього спаду енергії.
5. Визначте для себе кінець робочого дня
Ми часто дозволяємо роботі вторгатися в особисте життя: перевіряємо електронну пошту за вечерею, перед сном, навіть вночі. Технічні пристрої, які ми використовуємо на роботі і вдома, викликають у нас залежність.
Відключення різних пристроїв позитивно позначиться на вашому стані, а також на можливості зосередитися на наступний день, але часто відмовитися від використання техніки навіть на кілька годин здається неможливим. Вихід є. Щоб не заходити вечорами в робочу пошту, Фрідман використовує різні пристрої для роботи і відпочинку. «На планшеті у мене немає електронної пошти. Їм я користуюся тільки для розваги, а ось телефон вже — мій робочий інструмент», — каже психолог.
6. Заплануйте час на розваги
Більше грайте у відеоігри. На думку Фрідмана, це допомагає поліпшити когнітивні функції. Чим довше ми граємо, тим більше гра ускладнюється. На роботі часто буває навпаки.
Зарядка — теж відмінний варіант. На думку вчених Juriena D. de Vries, Brigitte J. C. Claessens, Madelon L. M. van Hooff, Sabine A. E. Geurts, Seth N. J. van den Bossche, Michiel A. J. Kompier. Disentangling Longitudinal Relations Between Physical Activity, Work-related Fatigue, and Task Demands. , збільшення фізичної активності призводить до зниження втоми. Але парадокс нікуди не зникає: втомлені працівники, яким зарядка принесла б більше користі, залишаються менш активними.
Тому краще підніміться зі стільця і зробіть що-небудь, щоб розважитися. Нехай це послужить вам нагадуванням, що і на роботі потрібно кидати собі виклики і не зупинятися на досягнутому.