Багатозадачність проти продуктивності: як не нашкодити мозку

«Ти як Юлій Цезар — відразу три справи робиш!» — ми звикли захоплюватися людьми, які встигають все і відразу. Правда, багатозадачність шкодить нам більше, ніж допомагає. Як заважає жити прагнення одночасно працювати над всіма проектами і як впоратися зі справами, коли часу на все не вистачає, розповідає Бен Слейтер, директор по маркетингу і продажам компанії Seed, просуває науковий підхід в сфері HR.
Скільки у вас відкрито вкладок в браузері? Прямо зараз? Думаю, більше десяти. Можливо, двадцять. Деякі потрібні для досліджень, деякі допомагають залишатися на зв’язку з колегами і клієнтами, що відкрито для розваги, поки ніхто не бачить. Неважливо, навіщо вам ці вкладки — вони все одно не допомагають. Ми вже не можемо просто сісти і зробити одну справу. Зізнаюся, я сам, поки писав цей пост, перевіряв пошту і відповідав на твіти.
Перемикаючись між тисячею завдань, ми відчуваємо, що у нас немає ні секунди на відпочинок. А потім думаємо, що сьогодні був черговий невдалий день: ми були страшенно зайняті і нічого не встигли зробити. Втім, вечір нітрохи не краще. Ми їмо, дивлячись в екран телевізора, читаємо книгу, слухаючи радіо. Хто заважає просто сісти і сфокусуватися на чомусь одному?
Ми постійно відволікаємося від головної мети, що само по собі погано. Але тепер з’явилося ще й доказ того, що багатозадачність погано впливає на наш мозок. Звучить лякаюче. Здається, пора спробувати роботу в іншому режимі.
Чому ми робимо все одночасно
Яку відповідь напрошується? Тому що по-іншому не виходить.
Технології придумані, щоб життя стала простою і швидкою. Смартфони, як швейцарські армійські ножі, роблять все і у всіх сферах: від складання планів на вихідні до налаштування гітари. Коли для кожного кроку придумано свій додаток, складно не користуватися ними кожну секунду. Пішов в супермаркет? Чому б не скласти список покупок, слухаючи популярний подкаст? Йдеш пообідати з друзями? Запости в Facebook, щоб хтось ще підтягнувся!
Що говорить наука
Наука знає, чому ми любимо виконувати кілька завдань одночасно.
Чому це приємно
Наш власний мозок нас дурить! Тому що йому подобається, коли ми нібито зайняті по горло. Дослідження показують, що багатозадачність призводить до викиду дофаміну, гормону щастя. Ми ж повинні отримати нагороду за старанну роботу!
Ми, як сороки, легко відволікаємося на все нове, яскраве і блискуче. І від цього найбільше потерпає частина мозку, що відповідає за концентрацію.
Центри, що відповідають за отримання задоволення, активуються, коли ми перемикаємося між завданнями. Варто тільки подивитися на новий лист у папці ” вхідні повідомлення в соціальній мережі — маленька доза гормону задоволення відразу ж надходить у кров. Звичайно, в таких умовах легко відволікатися.
Чому це погано
Тому що це провокує стрес. Доведено, що багатозадачність — причина підвищеного вироблення ще однієї речовини, кортизолу, гормону стресу, який впливає на все: від розумової працездатності до щільності м’язової тканини. Якщо ви часто відволікається, то можете попрощатися з кубиками на пресі, заробленими з таким трудом. Не подобається перспектива? Адже не можна відповідати на всі ці повідомлення, тільки і всього?
Ні, цього недостатньо. Вчені встановили, що сама можливість перейти в багатозадачний режим заважає справлятися зі справами і знижує IQ приблизно на 10 пунктів. Ви в курсі, що у вас є непрочитані листи, значить, ваша продуктивність вже знизилася.
Щоб зрозуміти масштаби наслідків, розглянемо лише один приклад. Відомо, що рослинні наркотики знижують розумові здібності. Так от, негативний вплив багатозадачності на когнітивну функцію мозку навіть сильніше.
Цезар міг, значить, і я зможу
Якщо постійно працювати, перемикаючись з однієї справи на інше, можна виробити звичку і стати експертом у питанні багатозадачності. І навчитися відразу фільтрувати всю інформацію, щоб стати генієм продуктивності. Яке з двох тверджень правильне?
Ні одне. Дослідники припускають, що «багатоверстатники» набагато гірше орієнтуються в інформаційному потоці і не можуть швидко відокремити важливу інформацію від сміття. Є пара окремих прикладів людей, які можуть робити все і відразу, але це винятки, а не правило.
Що відволікає нас найбільше
Що найчастіше змушує нас відірватися від роботи?
Для мене найбільше зло — нескінченний потік нових листів. Думаю, з цим багато хто зіштовхуються. Друзі і колеги теж скаржаться на вхідні. Ми вважаємо, що повинні відповідати на всі листи, але якщо цим займатися, то ні на що інше часу не залишиться.
Повідомлення настільки міцно увійшли в робочий процес, що багато зациклені на тому, щоб у папці “вхідні” не було непрочитаних повідомлень. І коли лічильник показує нуль, з’являється відчуття, ніби ми знайшли Священний Грааль цифрового світу.
Скільки б нових повідомлень в скриньці не було, вони нам заважають. І ось чому:
1. Від нас чекають миттєвого відповіді
Щоб написати і відправити відповідь, потрібно витратити час. Ви не зобов’язані відповідати цю секунду, ви цілком можете відкласти лист до моменту, коли будете готові з ним розібратися.
Ми завжди в зоні доступу. Вийшли з офісу? Ну і що, можна ж перевіряти пошту за допомогою смартфона або планшета. Що може завадити?
Суспільні очікування диктують, що ми повинні відповідати. Ми ж не хочемо розбудувати відправника. Я використовую плагін для пошти, який дозволяє бачити, коли адресати відкривають мої повідомлення. І хоча я виступаю проти негайної реакції на пошту, складно позбутися від роздратування, коли хтось читає лист, але не поспішає відповідати.
2. Написати може хто завгодно
Навряд чи ви відправите звичайною поштою лист людині, якого не знаєте.
Але наш підхід до електронних повідомлень інший. Ми не соромимося дізнатися чийсь email будь-якими способами. Коли отримуємо його, то сезон полювання можна вважати відкритим. Електронні повідомлення настільки знеособлені, що ми можемо посилати сотні листів абсолютно незнайомим людям.
Ящики заповнюються «холодними» посланнями. Ми втрачаємо цінні хвилини, намагаючись фільтрувати їх, відправляючи в архів та в кошик. Найбільше мене засмучує, що люди, які відправляють такі розсилки, майже не одержують на них відгуку. Немає сенсу відправляти листи з натяком на персоналізацію, їх люди теж видаляють, не читаючи.
3. Листи змушують приймати негайні рішення
Поки ми продираємося крізь листи, доводиться приймати безліч рішень, а цей процес сильно завантажує мозок. Кидаючи всі сили на постійну зміну об’єктів уваги, ми витрачаємо енергію і паливо на шалену роботу мозку, а потім відчуваємо себе втомленими і змученими.
Навіть популярні додатки для управління листами, розроблені, щоб ви не витрачали час на розбір пошти, не позбавляють від необхідності весь час вирішувати: відповісти прямо зараз чи відкласти до завтра?
Як перестати втрачати час і стати продуктивніше
Якщо ви чекаєте від мене універсального ради, який відразу вирішить усі проблеми, то я змушений вас розчарувати. Готового рішення немає, зате є тактика, якої потрібно дотримуватися, щоб уникнути багатозадачності і стати продуктивніше.
1. Плануйте справи з вечора
Я вам Америку не відкрив, але цей спосіб працює. Десять хвилин, витрачених ввечері на складання списку основних завдань на наступний день, допомагають зосередитися на роботі.
Перерахуйте справи, які потрібно неодмінно завершити завтра, і починайте перевіряти пошту і повідомлення тільки після того, як виконали всі пункти зі списку.
2. Використовуйте «помідорну» техніку тайм-менеджменту
Я сам використовую цей метод, дуже ним задоволений. Це техніка управління часом, запропонована італійцем Франческо Цирилло в кінці 1980-х років.
Розділіть ваш робочий день на декілька 25-хвилинних періодів інтенсивної, напруженої роботи, між якими повинні бути п’ятихвилинки відпочинку. Метод заснований на гіпотезі про те, що часті перерви стимулюють розумову активність.
Я використовую відрізки довжиною в 25 хвилин, щоб справлятися з основними завданнями, запланованими з вечора. А під час перерв переключаюсь на розбір пошти та перевірку повідомлень.
Настійно рекомендую дати такою методикою зелене світло. Можете навіть купити кумедний таймер у формі помідора, щоб відміряти періоди активності і відпочинку.
3. Відведіть для пошти спеціальний час в розкладі
Сам я користуюся іншими способами, але багато експертів радять передбачити в розкладі окремий час для сортування кореспонденції.
Виділіть рядок у щоденнику, щоб присвятити частину дня читання листів, відповідей на твіти і повідомлення, і відкривайте пошту тільки в цей час. Вимкніть оповіщення на смартфоні і в браузері, щоб дотримуватися цього правила, навіть якщо ви боїтеся випадково пропустити терміновий лист.
Підсумки
Нема кого звинувачувати в тому, що нам доводиться стільки справ виконувати одночасно. Змусити себе ігнорувати вхідні повідомлення і перестати перескакувати з однієї справи на інше — непросте завдання.
Кожне повідомлення, яке ми відправляємо, допомагає є гормони щастя повною ложкою і дарує відчуття задоволення, коли здається, що ми такі організовані і відповідальні. Правда в іншому: ми просто відволікаємося від важливої справи.
Зупинити це дуже важко. Але мені подобається концентруватися тільки на роботі. Спробуйте один з способів, які я рекомендував, і порівняйте вашу продуктивність до і після.
P. S. Слухати музику можна
Не турбуйтеся, iTunes закривати не доведеться! За прослуховування музики відповідають інші ділянки мозку, їх активність не перетинається з вашою роботою, значить, не знижує продуктивності.
А що робите ви, щоб не відволікатися на дрібниці?