Як перетворити «Google Таблиці» в ідеальну GTD-систему
Прості стовпці і формули допомагають доводити справи до кінця і залишають більше часу на приємні речі.
У 2001 році на полицях магазинів з’явилася книга «Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу» за авторством Девіда Аллена (David Allen). В ній експерт у питаннях продуктивності та управління часом показав, наскільки важливо мати перевірену систему для особистих, ділових та інших завдань.
Аллен ввів систему під назвою GTD, яка допомогла великій кількості людей навести порядок у своїх справах. В якості своєрідної оболонки для неї можна використовувати різні сервіси на зразок Wunderlist, Todoist, Trello і Evernote, але часто вони занадто складні або недостатньо функціональні. Цих сервісів є далеко не очевидна, але гідна альтернатива Google Таблиці».
Переваги перед іншими додатками
1. Хороша візуалізація = краще осмислення
Безлад, фізичний або цифровий, — це реальна проблема з фізіологічними наслідками. Одне з головних — зниження ефективності. Коли ви дивитеся на список проектів, які займають багато місця через тексту і усіляких вкладень, то ваш мозок починає панікувати. З-за цього ви стаєте менш продуктивним.
«Google Таблиці», в свою чергу, — це набір рядків і стовпців. Навіть коли перед вашими очима 35 проектів, всі вони являють собою прості елементи таблиці: знайомі, компактні і в той же час повні інформації.
2. Простота введення і редагування
Хороша система продуктивності — це та, в яку легко вводити інформацію. Нічого не повинно перешкоджати додавання проектів і завдань, а також їх зміни.
Щоб додати що-то в таблиці, досить клацнути по комірці і ввести текст. Немає ніяких галочок, опцій і кнопок — ви просто вводите текстом все, що потрібно.
При необхідності можна десь додати стовпці, об’єднати комірки і так далі — варіантів безліч.
3. Гнучкість
Будь-яка система продуктивності повинна бути досить гнучкою. Вам повинно бути зручно сортувати і фільтрувати контент на основі змінних пріоритетів. «Google Таблиці» дозволяють створювати фільтри, базуючись на різних критеріях.
Деякі люди, які дотримуються GTD та інших систем, в кожній задачі використовують контекст. До кожної з них прикріплена відмітка кшталт «@телефон» або «@комп’ютер», щоб можна було переглянути лише ті справи, які здійсненні там, де ви знаходитесь, і з тими коштами, які є у вас під рукою.
В «Google Таблицях» дуже просто зберігати користувальницькі фільтри з безліччю критеріїв. Ви вільні називати ці фільтри як хочете, що значно прискорює їх пошук.
4. Простота і широта можливостей
Одне з головних переваг таблиць — їх простота. А оскільки ними легко користуватися, вони дають широкі можливості. Дані з легкістю впорядковуються і зв’язуються з іншою інформацією.
Ви можете створити осередок із звичайним текстом, а можете написати формулу, яка об’єднує кілька шматочків даних в функцію. Ви самі вирішуєте, як повинні бути пов’язані ваші дані.
5. Крос-платформеність
Все перераховане вище стосується будь-яких програм для створення таблиць Microsoft Excel, LibreOffice, OpenOffice Calc, Apple Numbers і так далі. У всіх — одні й ті ж базові принципи роботи рядків, стовпців і формул. Але «Google Таблиці» працюють повністю в хмарі, причому швидко і надійно.
Ви можете працювати з будь-якої операційної системи, з будь-якого пристрою. Достатньо лише мати підключення до інтернету і встановлений браузер.
Приклади використання
Ваш GTD-документ може містити скільки завгодно аркушів. Уявімо, що їх у нас сім.
Проекти. Аллен визначає проект як задачу, яка складається більш ніж з двох етапів і на виконання якої потрібно до 12 місяців. До списку можна внести що завгодно — проектом може бути навіть заміна автомобільного масла.
Майбутні справи. Список справ, які ви можете виконати прямо зараз. Можна вказати приблизні дати і пріоритетність виконання.
Очікування. Речі, виконання яких ви чекаєте від інших людей. При бажанні додайте пов’язані проекти і записи про те, коли ви востаннє розмовляли з цими людьми.
Порядок денний. Справи, які потребують обговорення на постійних зустрічах. Наприклад, якщо ви щотижня розмовляєте з колегою з оку на око, то внесіть сюди те, що хочете з ним обговорити. Сюди також можна додати стовпець з пов’язаними проектами.
Інкубатор. Список речей, які ви хочете зробити коли-небудь, але поки ще не знаєте, коли саме.
Щотижневий огляд. Контрольний список завдань, які ви виконуєте, коли підводите підсумки тижня. Це може бути перевірка існуючих проектів і додавання нових, закриття «хвостів» і так далі.
Закінчені проекти. Вирізаєте завершений проект і вставляєте його в цей лист, а також зазначаєте, коли його закінчили. Якщо від проекту просто довелося позбутися, то це теж необхідно записати.
Проекти
Кількість стовпців у цьому листі може відрізнятися, але є два головних, на яких тримається вся система: «Ідентифікатор проекту» і «Майбутні справи».
Ідентифікатор проекту — це його унікальний номер. Призначення ідентифікаторів простягається за межі «Google Таблиць». На них може триматися вся ваша організаційна система. Наприклад, якщо ви зберігаєте файли і замітки, пов’язані з проектами, в інших сервісах, то можете використовувати ті ж номери і у них. Це значно прискорює пошук файлів та інформації і дозволяє не тримати багато речей в голові.
У стовпці «Майбутні справи» відстежується три аспекти кожного проекту:
скільки справ додано вкладку «Майбутні справи»;
скільки елементів, пов’язаних з цим проектом, знаходиться на вкладці «Очікування»;
скільки елементів, пов’язаних з цим проектом, знаходиться на вкладці «Порядок денний».
Формула — проста функція count, яка перевіряє ці три вкладки і дає інформацію про те, скільки дій прив’язане до цього ідентифікатора проекту. Цей стовпець дозволяє швидко знайти проекти без виконуваних завдань. Послідовність «0 | 0 | 0» говорить про те, що потрібно або додати дії в проект, або відкласти його.
«Очікування» і «Порядок денний»
У цих листах вказується ім’я особи, що вам від нього потрібно, і коли ви про це просили, до якого проектом це відноситься. Якщо ви регулярно зустрічаєтеся з цією людиною, то він вирушає в «Порядку денного». Якщо ви бачитеся з ним лише зрідка, то додайте його у «Очікування».
Інкубатор
В одному з інтерв’ю Аллен сказав, що якщо який-небудь проект за тиждень не зсунувся ні на йоту, то він відправляє його в «Інкубатор». Ідея проста: якщо не займаєтеся проектом регулярно, то заберіть його з списку, який постійно на виду. З-за такого проекту виникає безлад і, як наслідок, з’являється психологічна перешкода для виконання важливих справ.
Щотижня заглядайте в «Інкубатор» і або міняйте статус проекту на «активний», або не чіпайте його, або повністю видаляти.
Щотижневий огляд
Ця вкладка допомагає переконатися, що ваші списки завдань допомагають поліпшити вашу особисту і ділову життя. Тому вам потрібно постійно переглядати ці списки і підтримувати їх актуальність.
«Щотижневий огляд» може складатися із запитань і ідей для роздумів. По суті, це список своєрідних тригерів, які нагадують про що потребують виконання проектах. Також він допомагає перевірити, чи ваші завдання відповідають вашим цілям.
Закінчені проекти
Якщо вам потрібно буде згадати результат того чи іншого проекту, допоможе цей лист. І навіть якщо ви знаєте, що проект закінчився — приміром, ви його закинули, іноді корисно з’ясувати, коли ви прийняли таке рішення.
Корисні функції «Google Таблиць»
Примітки
Їх можна використовувати кількома способами. Один з них — записувати всі можливі майбутні справи для певного проекту. Потім їх можна копіювати безпосередньо в список «Майбутні справи», додавши бажану дату завершення.
Примітки також зручно використовувати за прямим призначенням. Додавайте замітки до статусу проекту, щоб відзначати важливі етапи і додавати корисну інформацію.
Щоб додати примітку, натисніть правою кнопкою миші на комірку і виберіть «Вставити примітку».
Коментарі
В коментарях, на відміну від приміток, автоматично форматуються гіперпосилання, що часом може бути корисно. Кількість коментарів на аркуші відображається на вкладці знизу. До того ж з коментарями можна працювати спільно з іншими користувачами. Додаються вони аналогічно приміток.