Як продуктивно працювати в open space

Каталог статей розібрався, як припинити офісні битви, коли одним душно, а іншим дме, мінімізувати шум і перетворити open space приємне місце, в якому можна ефективно працювати.
Чим поганий open space
Офіси open space відомі ще з часів роботи інженерів Генрі Форда і досі залишаються одним з найпопулярніших видів планування. Численні дослідження доводять 9 Reasons That Open-Space Offices Are Insanely Stupid. , що такий формат зжив себе: ефективність роботи нижче, ніж в офісах кабінетного типу, а співробітники швидше втомлюються і менше встигають.
Головні проблеми, що виникають в open space:
Шум, який виробляють люди і працює техніка.
Ризик поширення зарази, якщо хтось з «відповідальних» колег приходить в офіс хворим.
Неможливість досягти стану потоку в роботі із-за частих переривань і нарад.
Якщо вам найкраще працюється з ранку або ввечері, коли більшої частини ваших колег немає на робочому місці, а за дві години ви встигаєте те, що не зробили за останні шість, придивіться до наших рекомендацій.
Залишаємо офіс
Гнучкий графік роботи
Якщо формат вашої роботи дозволяє, скористайтесь гнучким графіком. Одним краще і зручніше працювати вранці, коли більшої частини колег ще немає на робочому місці, інші прокидаються ближче до вечора.
Слідуйте своїм біоритмам.
Домовитися про такому графіку з начальством може бути непросто, але варто хоча б спробувати. Якщо поставлена задача буде виконана, то яка різниця, в який саме проміжок часу?
Практика видавництва, в якому я працювала, показала ефективність такого підходу. Чітке час початку робочого дня і його закінчення було тільки у співробітників, задіяних на обслуговуванні клієнтів, і продавців. Редакція, промоушен і інші відділи формально починали працювати в 10:00, але навіть в межах одного відділу були розмежування для сов і жайворонків.
Перехід на часткову удаленку
Досвід компанії 37Signals, яка майже повністю складається з віддалених співробітників, довів, що для ефективної роботи людям важливо перетинатися на чотири години в день онлайн. Інші чотири години люди працювали в своєму графіку.
Це дозволило компанії, що знаходиться в Штатах, об’єднати в своїй команді програмістів з Гонконгу, Росії, Данії, Швеції та різних міст США. Детальніше ви можете прочитати про це в книзі «Remote. Офіс не обов’язковий», яку написали власники компанії Джейсон Фрайд і Девід Хенссон.
Ми не пропонуємо вам покинути офіс і повністю перейти на удаленку, так як такий графік буде дуже складно узгодити з вашим начальником.
Але, наприклад, перед здачею проекту або перед якимось відповідальним дедлайном цілком реально домовитися про пару днів роботи з дому, щоб максимально зосередитися на поставленій задачі.
Якщо присутність в офісі все-таки необхідно
Домовляємося з колегами
Одна з найбільш дратівливих речей — розмови не по справі, слухачами яких стають всі колеги, які опинилися поруч. Перенесіть обговорення в переговорку або на кухню.
Призначення нарад та обговорення інших робочих моментів, інформація про яких стосується тільки частини людей, переведіть в електронну пошту, Skype, Telegram або будь-який інший месенджер, зручний для більшості співробітників.
В офісах, де прийнятий гнучкий графік роботи, все одно існує прописане початок робочого дня. Домовтеся, що після офіційних 9 ранку всі ввійшли після не вітаються на всю кімнату і не відволікають вже працюючих колег.
Візьміть за правило перемикати телефон на беззвучний режим і виходити з приміщення, коли вам подзвонили.
Не приходьте на роботу хворим і тим самим не піддавайте колег ризику.
Датські вчені провели дослідження серед 2 403 співробітників, працюючих в різних типах офісів, і прийшли до висновку, що люди з open space хворіють на 62% частіше, ніж працівники, що мають особистий кабінет Sickness absence associated with shared and open-plan offices — a national cross sectional questionnaire survey. .
Встановіть графік провітрювань, тоді ви уникнете невдоволення, що на когось знову дме. Вийти в коридор і розім’ятися протягом 10 хвилин — корисно як для очей, так і для вашої продуктивності.
Якщо ці правила будуть прописані в політиці компанії і посадових інструкціях, ніхто не буде ображатися, коли ви тактовно про них нагадайте.
Купуємо навушники з шумопоглинання
Позбутися від нав’язливого гула допоможуть навушники з шумопоглинання. Воно буває двох типів: активне і пасивне.
Пасивне придушення шумів досягається за рахунок перекривання зовнішніх звуків щільними амбушурами або «затичками». І тут при виборі єдиного рецепту немає. Треба переміряти безліч пар, щоб підібрати те, що буде комфортно конкретно для вас і сподобається по звуку.
Навушники з активним шумозаглушенням ефективніше глушать сторонні звуки, але і коштують значно дорожче. Їх принцип роботи будується на тому, що на навушниках встановлений додатковий мікрофон, який вловлює зовнішні шуми і відтворює їх у протифазі.
Мірне гудіння комп’ютерів, вентиляції і принтерів піде повністю, як тільки ви надягнете навушники. Щоб перестати чути і розмови, достатньо буде включити відповідну музику.
У деяких людей носіння навушників з активним шумозаглушенням може викликати запаморочення або головний біль. І справа тут не в якості виконання самих навушників, а в анатомічних особливостях конкретної людини і його вестибулярного апарату.
Щоб не витратити гроші даремно, попросіть у друзів, у яких є такі навушники, позичити їх на пару днів, або перед покупкою дізнайтеся в магазині про особливості повернення, якщо раптом навушники вам не підійдуть.
За законом «Про захист прав споживачів» Закон РФ від 07.02.1992 № 2300-1 «Про захист прав споживачів». і статті 502 Цивільного кодексу Стаття 502 ЦК РФ. ви можете повернути товар належної якості в магазин протягом 14 днів з моменту покупки. Але магазин може наполягти, що ці навушники відносяться до технічно складних товарів Постанова Уряду РФ від 19.01.1998 № 55. повернення і обмін яких не здійснюється.
Займаємося переплануванням
Подивіться критично планування місця, в якому працюєте. Чи є у вас виділене місце для кухні і що вона собою представляє: окреме приміщення, загородку або стіл в середині кімнати з чайником і кавоваркою?
Кавоварку та інші гучні побутові прилади варто максимально ізолювати від основного приміщення. Якщо є окрема загородка, то спробуйте домовитися про те, щоб довести її до стелі і відокремити кухню від загальної зони дверима.
Принтери і кулери повинні стояти як можна далі від робочих місць.
Офіс повинен бути розділений на гучні і тихі зони. Селити разом маркетологів і програмістів — погана ідея для обох відділів.
Організуйте робоче місце так, щоб вам було приємно там перебувати, адже на роботі ми проводимо більшу частину дня. Комфортне робоче місце — це баланс між відкритістю і особистим простором. Ви можете відгородитися від колег квітами, перегородкою або шафкою, не залишаючи загального простору.
Бережемо час
Небезпека open space в тому, що кожен співробітник перебуває майже на відстані витягнутої руки. Так перевага такого планування перетворюється на прокляття, тому що вас постійно відволікають. При цьому те, що для вашого колеги може бути строкової і важливим завданням, для вас обертається нетермінової і неважливою.
При призначенні зустрічей дотримуйтеся правила виділяти обов’язкових і необов’язкових учасників, по закінченню наради розішліть всім протокол з кінцевими рішеннями і термінами виконання завдань.
Виділіть час, який буде тільки вашим для виконання ваших завдань, коли ніхто з колег не буде вас відволікати за своїм питань. Заздалегідь повідомте товаришів по службі, що готуєтеся до важливого для всієї команди дедлайну, тому просіть їх не турбувати вас у визначений день або години.
Робота в open space — низка компромісів. Почніть зміни з себе і свого найближчого оточення, тоді поступово до нових стандартів підтягнуться і інші колеги. Навіть якщо ви не керівник, а рядовий працівник, ви можете змінити життя вашого офісу на краще. Досить зайняти активну позицію і просунути свої ідеї.
Розкажіть, як проблеми роботи в open space вирішуєте ви?