Як розставити речі на робочому столі, щоб стати продуктивніше

Робоче місце — це персональний ЦУП. Від того, наскільки раціонально воно організовано, залежить продуктивність. Ми розповімо, як навести порядок на робочому столі і стати продуктивніше.
На Заході є спеціальність «професійний організатор». Він допомагає клієнтам навести порядок в кімнатах і офісах, в паперових і електронних файлах, а також розробити персоналізовану систему планування.
Ліза Заслав (Lisa Zaslow) — один із таких фахівців.
Дослідження показують, що в середньому людина втрачає годину в день за дезорганізації. При цьому люди страшенно дратуються, коли щось не можуть знайти. Адже для того, щоб навести порядок, потрібно набагато менше часу.
Ліза Заслав
Ось як Ліза і інші експерти рекомендують організовувати робочий простір, щоб домагатися максимальної продуктивності.
Правило 1. Розставте все правильно
Монітор повинен знаходитися на рівні очей на відстані 43-45 см від вас.
Розташовуйте часто використовувані предмети, наприклад, телефон або канцелярське приладдя, з боку переважної руки. Це зручно: не треба тягнутися, звалюючи все навколо.
Правило 2. Використовуйте канцтовари раціонально
Вам дійсно потрібні 10 ручок, ніж для паперів і степлер кожен день? Тримайте на столі тільки ті канцелярське приладдя, якими користуєтеся щодня. Інше складіть у пенал і приберіть в стіл, а краще куди-небудь подалі.
Вставши з-за столу за олівцем або скріпкою, ви на час вимкніть мозок від проекту, над яким працюєте. Це дозволить поглянути на нього під новим кутом, коли ви повернетеся.
Еммі Трейгер (Amy Trager), професійний організатор з Чикаго
Інший експерт, Ендрю Меллен (Andrew Mellen), підкреслює, що краще, коли співробітники зберігають запаси офісних канцтоварів в одному місці (загальний комод або стелаж), а не кожен за своїм скриньок.
Правило 3. Користуйтеся стікерами для нотаток без фанатизму
Обклеювати монітор кольоровими папірцями, як дошку оголошень не корисно і не продуктивно.
Коли напоминалок занадто багато, вони марні.
Еммі Трейгер
Будьте помірні — робіть стікери тільки з важливими короткостроковими нагадуваннями.
Правило 4. Не переборщіть з особистими речами
Важливо дотримуватися баланс між професійним і особистим життям на робочому місці. Це важко.
Сімейні фотографії, сувеніри з відпочинку та інші приємні дрібниці гріють душу і піднімають настрій протягом робочого дня. Однак надто пам’ятні речі, що викликають бурю спогадів, надто відволікають.
Погляд ковзає по предметам, а мозок обробляє інформацію, навіть якщо ми не усвідомлюємо цього.
Ліза Заслав
Тримайте на робочому столі не більше трьох особистих речей.
Правило 5. Регламентируйте «спілкування» з електронною поштою
Email — це найзручніший спосіб комунікації в інтернеті. Але він може нанести удар по продуктивності, якщо постійно відволікатися на листи.
Каталог статей та професійні організатори рекомендують: перевіряйте пошту два рази в день в певні години. Все інше має бути зайнятий роботою.
Так! І вимкніть повідомлення, щоб не руйнувати стан потоку.
Правило 6. Залишайте вільне місце для паперової роботи
Деколи робочий стіл настільки завантажений, що ніде розписатися або скласти документ від руки.
Майте праворуч або ліворуч, залежно від того, ви правша або лівша) нічим не зайнятий острівець. Не обов’язково великий — для паперової роботи цілком достатньо прямокутника 30 ? 40 див.
Правило 7. Упорядкуйте робочі процеси
Не тримайте під рукою документи, які не відносяться до поточної роботи. Коли стіл завалений паперами за позаминулому, минулого, теперішнього і майбутнього проектам, настає хаос. Щоб уникнути цього, експерти рекомендують групувати документи по папках:
важливі і термінові;
термінові і неважливі;
важливі і нетермінові;
нетермінові і неважливі.
Зберігайте ці папки в спеціальному органайзері, а не в стопці один на одного, щоб спростити документообіг.
Правило 8. Наводьте порядок якомога частіше
Безлад допомагав творити Алану Тьюринга і Олександру Флемингу. Але такі приклади непоодинокі.
На більшість людей безлад діє негативно, знижуючи концентрацію і продуктивність. Регулярно задавалися питанням, чи усі предмети на своїх місцях на вашому столі?
Навіть якщо людина не помічає безладу, він все одно впливає на нього.
Ендрю Меллен
Для наочності ми висловили описані хакі у графіку. Роздрукуйте і повісьте НАД робочим столом.
Наостанок ще декілька порад щодо організації робочого простору:
5 способів поліпшити своє робоче місце.
34 ідеї, як зробити своє робоче місце зручніше.
Яким має бути ідеальне робоче місце.