Керівництво по GTD для новачків
Методика тайм-менеджменту: GTD допомагає систематизувати і відстежувати завдання, виплеснути всю інформацію з голови і почати діяти.
Що таке GTD
Наш мозок легко придумує нові ідеї, але ось запам’ятати їх все йому набагато важче. Наприклад, він пам’ятає, що вам потрібно купити подарунок до дня народження вашої мами на наступному тижні. Замість того щоб нагадати вам про це, коли ви будете проходити повз її улюбленого магазину, мозок просто викличе настирливе почуття, що вам начебто щось треба було придбати.
GTD (Getting Things Done) — методика, яка допомагає звернути в дії смутні ідеї, пориви, осяяння і нічні роздуми. Коли ви навчитеся покладатися на цю систему, ваш мозок не буде утримувати всю інформацію. Від цього знизиться стрес, а у вас з’являться сили на більш продуктивні заняття.
Як працює ця методика
GTD заснована на системі списків, за допомогою яких ви систематизуєте все, що приходить вам в голову. Щоб впровадити її в своє життя, потрібно фіксувати та обробляти інформацію, що надходить. Крім того, знадобиться завести такі списки: «Вхідні», «Наступні дії», «Лист очікування», «Проекти» і «Коли-небудь». Все, що вимагає вашої уваги, спочатку буде потрапляти у «Вхідні», а потім перейде в один з інших списків.
1. Збір
Збирайте всю інформацію, що потребує вашої уваги: від листів, на які потрібно відповісти, до геніальних ідей, які приходять вам в голову, поки ви приймаєте душ. Місцем збору може бути паперовий блокнот, додаток або електронна пошта, на яку ви будете відправляти листи самому собі.
Коли ви тільки почали використовувати методику GTD, постарайтеся звільнити голову від всієї накопиченої інформації. Запишіть все, що вам потрібно або хочеться зробити, все, що займало вас останні кілька днів або тижнів, заважало зосередитися або згадувалося в невідповідний момент.
2. Обробка
Обміркуйте накопичену інформацію. Це головне правило роботи всієї системи. Робіть це регулярно, щоб її не збиралося дуже багато. Для обробки інформації задайте собі ряд питань.
Це можна вирішити? Ви питаєте себе, чи можна щось зробити, щоб прибрати цей пункт зі списку. Якщо ні, видаліть його або перемістити в список «Коли-небудь». Корисну інформацію, з якої нічого не потрібно робити, наприклад рецепт або цікаву статтю, зберігайте в окремому місці. Речі, якими ви хочете зайнятися в далекому майбутньому (вивчити японську, написати книгу), переносите в список «Коли-небудь», щоб вони не займали місце серед «Наступних дій».
Можна завершити справу за один крок? У GTD все, що вимагає більше одного кроку, називається проектом. Якщо у вас у «Вхідних» є кілька пов’язаних завдань, створіть для них окремий проект. Додайте його назву в свій список проектів і виберіть одну дію для додавання в «Наступні».
Чи займе справа більше двох хвилин? Якщо немає, виконайте його відразу ж. Це швидше, ніж додавати його в список наступних завдань або делегувати комусь. Якщо на виконання справи потрібно більше часу, подумайте, чи можете його зробити тільки ви чи можна комусь передати.
Чи можна його комусь делегувати? Якщо так, делегуйте. Коли потрібно відстежити виконання, перенесіть пункт в «Лист очікування». Якщо делегувати завдання не можна, додайте її в свій календар або в список «Наступні».
Чи є конкретний термін виконання? Якщо так, додайте це в свій календар. Не записуйте туди все, що хочете зробити за день. Вносите тільки те, що потрібно зробити обов’язково: візит до стоматолога, нарада, переліт. Якщо конкретного терміну немає, перенесіть справу «Наступні дії».
3. Організація
Розсортуйте всі по місцях: в один з п’яти списків, в папку з корисною інформацією на майбутнє, календар або в сміття.
В «Лист очікування» додавайте будь-які справи, які з якоїсь причини застопорилися. Наприклад, коли ви не можете продовжити, доки не отримаєте відповідь на свій лист, або коли ви очікуєте доставку. Не забувайте поруч з кожним пунктом вказувати дату.
У «Наступні дії» повинні бути завдання, які потрібно виконати як можна швидше. Формулюйте їх як здійснимі фізичні дії?, так буде легше взятися за справу. Наприклад, краще записати «подзвонити Олені і домовитися, щоб вона посиділа з дитиною в четвер увечері», ніж «влаштувати, щоб з дитиною хтось посидів», хоча по суті це одне і те ж.
В ідеалі до кожного пункту в «Наступних» потрібно додавати контекстний тег. Він підкаже, де ви повинні бути, з ким, що вам потрібно взяти з собою. Наприклад, у вас можуть бути теги «покупки», «на роботі», «з дітьми», «телефон», «комп’ютер». Також можна вказувати, скільки у вас часу на цю справу чи який у нього пріоритет за важливістю. Тоді при необхідності ви зможете швидко відсортувати всі справи по тегам.
4. Огляд
Раз на тиждень обов’язково перевіряйте всі списки. Чим довше ви залишаєте справи у «Вхідних», тим складніше потім буде з ними розібратися.
Для кожного проекту має бути визначено одне наступне дію.
Кожен пункт в «Наступних» повинен бути чимось, що ви хочете зробити на майбутньому тижні. Все зайве переносите в список «Коли-небудь» або видаляйте зовсім.
Час від часу намагайтеся перенести щось з списку «Коли-небудь» в «Наступні дії».
5. Виконання
Дійте! Якщо ви правильно організували свою систему, це буде найпростіший крок. Регулярно повторюючи перші чотири кроки, ви будете повністю впевнені, що всі справи в списку необхідні вам, щоб домогтися прогресу і наблизитися до своїх цілей.
Читайте також:
«GTD працює навіть в космосі». Інтерв’ю Каталог статейа з батьком продуктивності Девідом Алленом >
11 способів провести день максимально продуктивно >
80 лайфхаков для продуктивності >