Регіональні виставки та форуми. Організація стенду.

Так вже склалося в сучасній Росії,
що найбільш ефективний спосіб виходу на регіональні ринки, особливо для
компаній, що працюють в області B2B – це участь у регіональних виставках, форумах та
конференціях. Це і не дивно, заходи подібного формату завжди
привертають уваги зацікавлених сторін, дають наочно продемонструвати
свій товар безпосередньо споживачу і відкривають нові можливості в пошуку
партнерів. Більшість проблем пов’язаних з участю компанії у виставці лягає
на плечі менеджера з реклами, зокрема безпосередньо організація стенду.
На перший погляд це нескладне справу криє в собі цілий ряд проблем. Про них я і пропоную
поговорити в даній статті. Окремо зазначу – дана стаття носить виключно
загальний характер і не розглядає деякі специфічні деталі, так що, сподіваюся,
вона буде особливо цікава людям, які зіткнулися з проблемою організації
стенду вперше.
Перш
ніж говорити про регіональних виставках, важливо зрозуміти, чим же вони відрізняються від
федеральних, всеукраїнських виставок. Природно розміром, кількістю
учасником, вартістю площ, ступенем охоплення цільової аудиторії, так і самої
цільовою аудиторією, але що з цього випливає? На регіональних виставках
значно простіше виділятися з загальної маси учасників! Більшість стендів буде
невеликими, виконаними з стандартних конструкцій. Учасників буде
значно менше, до нещастя, зацікавленої публіки теж. Таким чином,
постає питання – як виділиться на
невеликій площі в оточенні стандартних конструкцій? Насамперед, необхідно
врахувати географію ваших виставок і їх частоту. Якщо Ви працюєте з прилеглими
регіонами, а виставки у Вас проходять не рідше 3-4 разів на рік, має сенс
задуматися про мобільному стенді. Враховуючи високу вартість стандартних
виставкових конструкцій і їх невисока якість, мобільний стенд окупиться у вас
протягом року – двох. Замовляти індивідуальний стенд на кожну окрему
виставку у регіонах, як правило, дуже дорого і малоефективно. Використання
індивідуальних стендів доцільно тільки у віддалених регіонах і на дуже
важливих виставках.
Що
має бути в хорошому стенді? Думаю, кожен фахівець відповість Вам по-своєму.
Тим не менш, в кожному стенді має бути певний функціонал,
забезпечує його ефективну роботу. Розділимо стандартний стенд на зони. Ці
зони можна об’єднувати, поєднувати, переміщати, але вони повинні бути. Визначаючи
необхідну площу необхідно чітко розуміти Ваші потреби – занадто
маленька або занадто велика площа можуть стати серйозною проблемою.
–
Підсобне приміщення. Це Ваш склад, тут Ви будите зберігати роздавальні
матеріали та сувенірну продукцію, тут Ваші співробітники зможуть переодягнутися і
попити чай в спокійній обстановці. Що з обстановки необхідно в підсобці (це
мінімум):
Зона складування
Шафа закривається
Вішалки (З розрахунку кількість
співробітників +3 для стенду середніх розмірів)
Стіл, стільці
Чайний столик/тумбочка (Природно
чайник/кава-машина, солодке до чаю, безалкогольні напої, одноразовий посуд,
сміттєві пакети тощо).
Сама підсобка ОБОВ’ЯЗКОВО повинна замикатися,
замки краще використовувати власні.
Врахуйте, чайник має високу
електроспоживання, так що можливість його використання необхідно заздалегідь
узгодити з організаторами.
–
Демонстраційна
зона. Тут Ви розмістите свою продукцію. У випадку якщо Ви працюєте з
великогабаритної продукцією, доцільно використовувати моделі. Обладнання
демонстраційній зоні залежить від типу вашої продукції і, в більшості випадків,
індивідуально. Усі вітрини повинні замикатися, а всю продукцію з зовнішньої
викладкою Ви повинні мати можливість прибрати на ніч у підсобку. (Випадки
крадіжки на виставках, на жаль, не рідкість).
–
Промо
зона. Зона викладки Вашої поліграфії, розміщення банерів і т. п.
Найчастіше під ці цілі використовуються вільні ділянки демонстраційної зони і
ресепшен. Незазорно використовувати коридор поруч з Вашим стендом (фактично не
сплачену площа), організатори рідко бувають проти. Всі стійки необхідно на
ніч прибирати в підсобку – до здивування, стійки крадуть найчастіше.
–
Переговорний
приміщення. Багато використовують як переговорної відкриту частину
стенду. На мій погляд, це неправильно – переговорна повинна бути окремим
приміщенням недоступним для сторонніх. З додаткового обладнання
переговорної повинні бути:
Стіл, стільці
Невеликий холодильник для напоїв
(по можливості) або тумбочка. Алкогольні/безалкогольні напої, закуски.
Ноутбук з можливістю доступу до мережі
Вішалка
–
Ресепшен.
Ресепшен на виставці має ті ж самі функції, що й у Вашому офісі. На
ресепшені постійно повинен знаходиться менеджер з продажу. Для повноцінної
роботи йому необхідно наступне:
Ноутбук з можливістю доступу до
мережі, принтер, канцелярські товари.
Роздаткові матеріали, сувенірка (краще
всього заздалегідь зробити повну добірку і упакувати її у фірмові папки/пакети)
Все перераховане вище – базові
вимоги, доповнювати цей список можна до безкінечності.
Важливим
етапом підготовки до виставки є розрахунок витрат матеріалів.
Для регіональних виставок ця проблема більш актуальна, ніж для великих.
Безсумнівно, при такому розрахунку необхідно враховувати досвід минулих виставок, так
що завжди ведіть докладну статистику витрати по всіх позиціях, вона стане в нагоді
Вам в майбутньому. Якщо виставка проводиться не вперше, Ви можете з’ясувати
кількість відвідувачів за минулий рік у організаторів. Якщо Ви не очікуєте, що
у поточному році ця цифра значно перевищена, розрахунок проводиться по
наступним формулам:
Н = К*3/4 +100
Де “К” – Кількість
відвідувачів за минулий рік, а “Н” – необхідну Вам кількість
роздаткових матеріалів.
П = Н/3
Де “П” кількість повних
добірок
З = П + Н/4
Де
“З” сувенірна продукція. Природно остання цифра не стосується VIP
сувенірки, для регіональних виставок достатньо 3-4 комплектів.
Читайте також статті про дизайні, рекламі, поліграфії і на web сторінках Жовтого Слона – сайті проекту Private-Designer – послуги рекламного дизайну.