Базовое использование MSWORD

Многие организации сегодня используют компьютеры для подготовки и организации письменных материалов, переписки, членских списков и т.д. В данном руководстве рассматривается наиболее распространенная программа MSWORD. В данном руководстве рассматривается наиболее распространенная программа MSWORD, которая используется на большинстве компьютеров. Оно написано для людей, которые раньше не пользовались этой программой, и содержит самую основную информацию о клавиатуре и MSWORD. Если вы сами научились пользоваться MSWORD, она также может быть вам полезна.

Ваша программа MSWORD называется пакетом обработки текстов. Это означает, что она полезна для набора и хранения писем, статей и всего, что состоит в основном из слов. По сути, это модная печатная машинка со встроенной системой архивирования.

Чем больше вы используете свой компьютер, тем больше вы узнаете о том, что он может делать. Это руководство содержит несколько базовых вещей, которые помогут вам начать работу.

Если вы мало пользовались компьютером, распечатайте следующий раздел и изучите с его помощью свою клавиатуру и программу MSWORD. Постарайтесь делать все по мере прочтения.

Важные вещи, которые нужно знать о вашем компьютере и клавиатуре

Ваш компьютер

1. Клавиатура � с помощью которой вы набираете текст и отдаете команды компьютеру.
2. Экран � на котором вы можете видеть свой документ и все команды, которые предлагает программа
3. Жесткий диск с портами для жестких дисков и CDRom � Жесткий диск – это собственно компьютер, на котором хранятся все программы и информация. Жесткие диски или CDRom можно использовать для хранения резервных копий файлов. Они также могут использоваться для переноса информации с одного компьютера на другой.
4. Мышь � это инструмент, с помощью которого вы отдаете приказы программе, перемещая стрелку или линию [курсор], которая появляется на экране, и нажимая на командные символы или щелкая на букве или слове, где вы хотите работать. С помощью мыши можно выделять разделы, которые нужно удалить, переместить или отформатировать.
5. Принтер � принтер подключен к компьютеру и печатает бумажные копии ваших документов.
6. Модем � он может быть подключен к компьютеру или встроен в него. Он используется для осуществления телефонного звонка с вашего компьютера на другой компьютер, чтобы вы могли пересылать информацию между ними – электронная почта и Интернет нуждаются в модеме.

Ваша клавиатура

Клавиатура имеет множество клавиш, которые облегчают набор текста и раскладку. Ниже приведен список с кратким объяснением полезных клавиш:

Esc – означает “побег” и используется для выхода из любой нажатой клавиши управления.

Tab � это отступы [больший, чем обычно, промежуток между текстом и полями].

Caps Lock � если нажать эту клавишу, то в правой части клавиатуры загорится зеленый свет, и любой текст будет набран заглавными буквами. Это полезно для заголовков.

Shift � эта кнопка переключает вас на заглавную букву, когда вы хотите использовать ее только кратковременно � например, чтобы начать предложение. Нажмите shift и клавишу, которую вы хотите использовать. Это также полезно при

Home � при нажатии этой кнопки вы перейдете к первой букве набираемой строки. При одновременном нажатии клавиш CTRL [control] и Home вы перейдете к первой букве первого слова вашего документа. Это полезно, если вы набрали длинный документ и хотите внести изменения в первый абзац.

End � переводит вас в конец строки. Одновременное нажатие Ctrl и End позволяет перейти в конец всего документа.

Delete � это ластик � он стирает или удаляет любую букву или слово, строку или абзац, которые вам больше не нужны. Если это буква, используйте мышь, чтобы перейти к букве, и щелкните на ней. Затем нажмите кнопку delete � буква перед курсором будет удалена. В некоторых случаях проще и быстрее воспользоваться стрелкой

Стрелку Backspace, расположенную над кнопкой Enter, можно использовать, если вы хотите удалить последнюю набранную букву. Буква должна исчезнуть. Если речь идет о целом слове, строке или абзаце, то с помощью мыши перейдите к началу той части, которую вы хотите удалить. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите пальцем по всему фрагменту, который вы хотите удалить. Это называется ВЫДЕЛЕНИЕ фрагмента, и на экране это отображается тем, что фрагмент становится черным, а текст – белым. Затем нажмите кнопку delete, и весь фрагмент исчезнет.

Page Up и Page Down – позволяют перейти на верхнюю и нижнюю страницы, на которой вы сейчас заняты.

Стрелки – используйте стрелки справа от букв, чтобы переместить курсор (линия на экране, показывающая вашу позицию – где будет набираться следующая буква) вверх, вниз или в сторону. Для этого также можно использовать мышь. Если вы хотите что-то добавить или удалить, переместите курсор в нужное место, а затем либо удалите, либо добавьте буквы.

Как пользоваться MSWORD

• В первой строке находится список названий, называемых командами – Файл, Правка, Вид и т.д.
• Вторая и третья строки называются панелью инструментов и содержат различные блоки, которые вы можете использовать для подачи быстрых команд компьютеру.
• Четвертая строка [если она есть] показывает поля страницы � она называется линейкой.

Заголовок файла

• Чтобы начать новый документ (нажмите кнопку “Новый”), вы можете использовать блок с папкой на панели инструментов, чтобы сделать это быстрее. Щелкните на нем мышью).
• Чтобы открыть старый документ (нажмите на кнопку открыть), а затем щелкните на имени документа, который вы хотите открыть.
• Чтобы закрыть документ. Компьютер спросит вас, хотите ли вы сохранить документ перед его закрытием, и вы нажмете на Да или Нет.

Заголовок Редактировать

В этом разделе вы можете изменить или отредактировать свою работу.

Наиболее полезными инструментами в списке являются Вырезать, Копировать и Вставить.

Вырезать: это позволяет удалить раздел, но не выбрасывать его полностью, на случай, если он понадобится вам позже. Воспользуйтесь мышью и перетащите ее на участок, который вы хотите удалить. Затем перейдите в меню Правка. Нажмите кнопку Вырезать. Если вы хотите использовать его снова, вы можете добавить его позже или переместить в другой раздел. Чтобы переместить раздел на новое место, используйте команду Вставить. Подведите курсор к месту, куда вы хотите поместить раздел. Нажмите кнопку Редактировать. Нажмите кнопку Вставить, и вырезанный раздел будет вставлен или помещен в новое место. Мы называем это вырезанием и вставкой.

Вы также можете скопировать часть своей работы и использовать ее снова. Выделите раздел с помощью мыши. Нажмите на Редактировать. Нажмите на Копировать. Затем переместите курсор в новое место, куда вы хотите его поместить. Нажмите на Редактировать. Нажмите Вставить, и раздел будет повторен.

Если вы хотите сделать это быстро, вы можете использовать символ ножниц на панели инструментов для вырезания, две страницы рядом с ним для копирования и буфер обмена рядом с ним для вставки.

ВНИМАНИЕ: Ваш компьютер сохранит только последнюю вырезанную или скопированную секцию. Как только вы вырежете или скопируете другой раздел, первый будет удален.

Заголовок вида

Когда вы печатаете документ, вид на экране находится в Обычном режиме � или так, как он отображается на экране. Вы можете посмотреть на него в режиме Макет (как он будет выглядеть) в печатном виде или другими способами. Быстрый способ посмотреть на макет страницы – использовать панель инструментов и щелкнуть на пустой странице с лупой.

Вы также можете изменить панель инструментов с помощью меню Вид. Просто щелкните рядом с инструментами, которые вы хотите отобразить на экране. Не открывайте их слишком много, так как часть экрана, на которой вы печатаете, станет очень маленькой. Лучше оставить это до тех пор, пока вы не освоите компьютер, так как в этом нет необходимости!

Если у вас плохое зрение, вы можете изменить размер букв, которые вы видите на экране. Воспользуйтесь командой Zoom (Масштаб) в нижней части окна View (Вид) и установите 100% или больше � просто щелкните рядом с 100%, если он достаточно большой, или опуститесь в поле внизу и введите 110%.

Заголовок “Вставить

Это полезно для вставки разрывов страниц (то есть начала новой страницы), номеров страниц, сносок, рисунков и так далее.

Вы также можете использовать это поле для вставки номеров страниц. Нажмите на Номера страниц, а затем нажмите на OK. Если вы хотите скопировать документы с обеих сторон страницы, лучше всего поставить номер страницы в середине страницы внизу. Для этого щелкните на поле “Выравнивание” и выберите “По центру”.

Поиграйте с этим полем на практическом документе, чтобы увидеть, что можно с ним сделать.

Заголовок “Формат

Это полезно для верстки или придания документу привлекательного вида. Здесь есть различные заголовки.

Шрифт: Это тип или форма шрифта, который вы используете. Ваша программа MSWORD поставляется с несколькими вариантами, такими как Arial, New Times Roman, Century Gothic и так далее. Вы можете установить тип шрифта и размер букв для документа перед началом работы. Формат также отображается во втором белом блоке на панели инструментов под заголовками, рядом с которым находится стрелка, а за ним – блок с цифрой и еще одной стрелкой. С их помощью можно быстро изменить шрифт и его размер. Таким образом, вы можете писать крупным или мелким шрифтом и в разных стилях. Для обычного набора текста лучше всего использовать шрифт размером 11 или 12. Для заголовков вы можете использовать шрифт большего размера или сделать заголовки жирными. Просто выделите заголовок, а затем нажмите на букву B в верхней части экрана. Со шрифтами интересно играть.

Абзац Раздел “Абзац” позволяет изменять поля абзаца. Он также позволяет изменить межстрочный интервал на одинарный или больший. Вы также можете сделать промежутки между абзацами немного больше � просто нажмите на Абзац, а затем на Интервал перед � измените 0 на 0,6.

Пули и числа: Пули позволяют отмечать пункты различными способами, используя точки, стрелки, блоки и т.д. Выделите раздел, который вы хотите выделить пулями, затем нажмите на Формат, затем на Пули и нумерация, а затем на тип пули, который вам нравится. Новая пуля появится там, где вы нажали клавишу Enter, чтобы создать новый абзац. Нумерация позволяет нумеровать предложения или абзацы в различных стилях (a, b, c, 1, 2, 3 и т.д.).

Быстрый способ сделать это – нажать на маленькие блоки с цифрами или маленькие блоки с точками (пули) на панели инструментов.

Границы и затенение : позволяет установить границу вокруг всего документа или обвести абзац рамкой или рамкой. Выделите фрагмент, который нужно обвести рамкой. Перейдите в меню Формат. Перейдите в раздел Границы и нажмите на нужный вид границы. Вы также можете задать фоновый оттенок. Поиграйте с этим, пока не найдете стиль, который вам больше всего нравится.

Быстрый способ установить границу вокруг раздела – выделить его, а затем нажать на квадрат на верхней панели инструментов у правого края.

Колонки : позволяет расположить весь документ в колонки. Обычно он располагается в одну колонку, но вы можете захотеть сделать его похожим на газету и расположить в разных колонках. Думаю, проще всего сделать это до начала набора текста, но вы можете сделать это и после. Решите, сколько колонок вам нужно. Перейдите в раздел “Формат”. Нажмите на “Колонки”. Щелкните на понравившемся вам стиле, а затем наберите текст.

Изменить регистр: Иногда человек по ошибке набирает текст заглавными буквами. Вместо того чтобы перепечатывать весь раздел, вы можете выделить его. Перейдите в меню Формат. Перейдите к пункту Изменить регистр. Щелкните на Sentence case (регистр предложения), и все будет исправлено.

Заголовок Инструменты

Здесь есть полезная кнопка для проверки орфографии во всем документе.

Ошибочно написанные слова подчеркиваются красным цветом по мере того, как вы делаете ошибку. Быстрее исправить все ошибки в конце, чем делать их по одной. Для этого перейдите в “Сервис”. Нажмите на пункт Правописание. Проверка орфографии предложит вам варианты � щелкните на правильном написании и нажмите на Изменить. Если слово написано правильно, но его нет в словаре, нажмите на Игнорировать или Добавить.

Вы также можете выделить слово, в написании которого вы не уверены, и нажать на символ ABC на панели инструментов.

Заголовок таблицы

Часто мы хотим расположить информацию в таблицах. Решите, нужна ли вам таблица. Решите, сколько столбцов вам нужно. Затем перейдите в раздел Таблица, прежде чем вводить информацию, которую вы хотите разместить в таблице.

Вставка таблицы позволяет создать новую таблицу. Щелкните на нужном вам количестве строк и столбцов. Вы можете изменить число, нажав на маленькие черные стрелки рядом с числом. Затем нажмите кнопку OK. Компьютер создаст для вас таблицу. Вы можете изменить размер столбцов, используя мышь, чтобы перетащить нисходящие линии ближе или дальше друг от друга. Затем введите

информацию в нужные столбцы. Если вы хотите, чтобы при печати таблицы на ней появились линии и границы, щелкните на поле границы на панели инструментов. Откроется новая панель инструментов. Перейдите в поле границы на этой панели инструментов и нажмите на стрелку рядом с ним, а затем на поле с линиями сетки.

Заголовок окна

Я никогда не использую эту функцию, но она позволяет работать над двумя документами одновременно.

Заголовок “Справка”.

Поиграйте с этим. Он подскажет вам, что делать. Содержание расположено в алфавитном порядке, и вы узнаете больше о том, что должен делать ваш MSWORD.

Панель инструментов

Посмотрите на свою панель инструментов. Слева вверху в белых окошках указаны шрифт и размер. Вы можете изменить шрифт и его размер, нажав на стрелки рядом с каждым из них и выбрав то, что вам нужно.

Это быстрый способ сделать некоторые слова или заголовки жирными (B), набрать некоторые слова курсивом (I) или подчеркнуть их (U).

Затем есть 4 блока с линиями. Они могут по-разному выравнивать набранный текст. Познакомьтесь с ними, набрав абзац и выделив его. Затем попробуйте, как выглядит каждый из них, щелкнув по каждому из 4 блоков. Первый – это обычный способ выравнивания текста. Второй выравнивает текст по центру страницы. Это наиболее полезно для создания заголовков, если вы хотите, чтобы они располагались по центру страницы. Третий вариант используется нечасто, так как он выравнивает правую сторону страницы, а левую – неравномерно. Четвертая используется для выравнивания обеих сторон � это придает документу красивый вид, но иногда растягивает промежутки между словами и может сделать линию странной.

Затем есть инструменты нумерации и пули. Выделите раздел, который вы хотите пронумеровать или снабдить пулями, и нажмите на нужный инструмент. Если вам не нравится тип пуль или цифр, вам придется перейти к формату и изменить тип пуль, а затем нажать кнопку Сброс [если вы хотите использовать этот тип пуль во всем документе] и ОК.

Следующие два инструмента – полоски и стрелка. Они полезны для отступа абзаца. Выделите абзац и нажмите на первую полоску, чтобы переместить его влево, а на вторую – чтобы переместить его вправо.

Следующий инструмент – квадратная рамка. С его помощью можно быстро расположить границы. Щелкните кнопкой мыши на стрелке рядом с ним, и вам будут предложены варианты. Выберите тот, который вам нравится, и нажмите на него.

Если вы наведете курсор мыши на любой другой инструмент в третьей строке, он загорится и расскажет вам, для чего он предназначен. Большинство из них мы уже рассмотрели. Очень полезный инструмент – изогнутая синяя стрелка. Она называется кнопкой отмены и отменяет действие, которое вам не нравится. Так что если вы что-то удалили и хотите вернуть это обратно, нажмите кнопку отмены.

Как создать систему картотеки в MSWORD

Ваша программа MSWORD может стать мини-офисом, если вы с самого начала создадите в ней организованную систему. Точно так же, как и бумажные копии документов, все документы MSWORD должны быть разложены по папкам, чтобы их было легко найти.

ШАГ ПЕРВЫЙ

Представьте, что вы создаете систему хранения документов, и решите, какие папки вам понадобятся. Например, вам понадобится файл для членства, для вопросов персонала, для спонсоров, для обучения и так далее. По возможности ваши компьютерные файлы должны быть такими же, как и бумажные файлы в офисе.[см. руководство по созданию файлов] Составьте список всех отдельных файлов, которые, по вашему мнению, вам понадобятся, напишите их на листе бумаги, а затем подойдите к компьютеру.

ШАГ ДВА

Включите компьютер и нажмите на значок [символ] Мой компьютер. Затем нажмите на диск C . Затем нажмите на папку с надписью Мои документы. Перейдите с помощью мыши к пункту Файл. Нажмите кнопку Создать . Нажмите на Папка . Создайте нужные вам папки, набирая название и не забывая нажимать ввод каждый раз, когда вы вводите название папок из списка, который вы составили в Шаге ОДНО.

Теперь под основным заголовком “Мои документы” у вас будут отдельные папки с разными названиями. Каждый раз, когда вы используете MSWORD a

Теперь вы можете разложить все свои старые документы по нужным папкам. Включите компьютер и нажмите на Мой компьютер. Щелкните на C, а затем на Мои документы. На экране должны появиться все папки и все старые документы. Просто установите курсор на документ и удерживайте левую кнопку мыши нажатой. Теперь перетащите документ с файлом в нужную папку и отпустите кнопку. Если некоторые ваши документы находятся на диске C, а не в папке “Мои документы”, сначала нужно переместить их в папку “Мои документы”. Нажмите правую кнопку мыши на документе, и откроется новое окно с командами. Затем нажмите на Отправить в, а затем на Мои документы.

Как сделать резервные копии.

Резервная копия – это файл, сохраненный на жестком диске. Это хорошая идея – хранить готовые документы на жестких дисках на случай, если ваш компьютер украдут или он заразится вирусом и выйдет из строя. Это означает, что у вас есть копия, которую вы можете использовать на другом компьютере. Возьмите за привычку делать это хотя бы раз в неделю. Для каждой папки используйте разные папки. Зайдите в “Мой компьютер”, затем нажмите на “Мои документы”. Вставьте жесткий диск и щелкните правой кнопкой мыши на первой папке. Щелкните на Send To и затем на 3� ” Stiffy. Если вы хотите перенести документ на другой компьютер, вы можете просто нажать Сохранить как, а затем на 3�” Stiffy.

Твердая копия – это бумажная копия. Для этого используется принтер. Очень важные документы (например, финансовые записи и отчеты) всегда следует распечатывать. Таким образом, у вас будет легкодоступная копия, которую кто-то может захотеть просмотреть без использования компьютера. Храните бумажные копии в файлах в картотеке.