Я не можу відірвати очей від своєї поштової скриньки. Тож я перетворив його на додаток для виконання справ.

Протягом багатьох років я безнадійно переходив від одного додатка до іншого, залишаючи за собою шлейф незручних, довгих і незавершених списків справ. Я звинувачував у цьому недосконалість сервісів і думав, що врешті-решт знайду той, якого буду дотримуватися. Я помилявся.

Правда полягає в тому, що додатки для виконання справ занадто залякують мене. Вони переповнені всіма завданнями, які я повинен виконати, і в кінці дня вони є проклятим відображенням того, наскільки непродуктивним я був – останнє, про що я хотів би, щоб мені щодня нагадували перед сном. Те, що було покликане допомогти мені навести лад у моєму житті, перетворилося на постійне джерело тривоги.

В останні кілька місяців, коли ми все більше покладалися на цифрову комунікацію, я виявив, що проводжу більше часу у своїй електронній поштовій скриньці, ніж будь-коли. Саме там я отримував письмові завдання, заплановані співбесіди, сповіщення про рахунки, що очікують на розгляд, і все це зрештою додавалося до мого списку справ менеджера. З часом межі цього регулярного переходу між електронною поштою та додатком для виконання справ розмилися, і я знайшов панацею від моєї головоломки зі справами.

• Ця прихована функція iOS 16 перетворила мій iPhone в ідеальний гаджет для пошуку музики
• Супутниковий зв’язок в iPhone 14: як це працює, скільки коштує і не тільки
• Секрет, як допомогти літнім людям вийти в Інтернет, прямо перед нами

Спробувавши десятки додатків для підвищення продуктивності, я зрозумів, що мені потрібно зробити, щоб краще справлятися зі списками справ: Перетворити мою поштову скриньку в диспетчер завдань.

Для мене це мало сенс: Я поглинутий своєю електронною поштовою скринькою – як і багато інших. Це те, що я в першу чергу переглядаю, як тільки прокидаюся і переходжу до телефону. Жоден з них ніколи не є настільки терміновим. Але це звичка, від якої я так і не зміг позбутися, і, на відміну від додатку “Список справ”, вона мене чомусь не турбує. Напевно, тому, що я живу з нею роками і змирився з нею.

Електронна пошта також є природним продовженням мого життя. Більшість моїх завдань, як я вже говорив раніше, походять саме з неї. Оскільки я заглядаю в поштову програму кілька разів на день, я досить вправна в управлінні нею. Я навчився завжди мати нульову поштову скриньку, і мені допомагає те, що я, як Марі Кондо, одержимий ідеєю підтримувати порядок і знищити бульбашку непрочитаних повідомлень – на противагу менеджеру справ, який гостро потребує наведення порядку.

І, на щастя, Gmail має саме ті інструменти, які допоможуть мені здійснити це прозріння. Ось як я це зробив.

Спосіб, яким я керую своєю поштовою скринькою Gmail як менеджер справ, трохи примітивний, але він добре працює для мене. Замість того, щоб покладатися на сторонні розширення, я користуюся багатьма новими функціями, які Google впровадив у нещодавньому оновленні Gmail.

Для початку, я в основному надсилаю собі ідеї або будь-які завдання, які виникають у мене в голові. Ті з них, які потребують негайної уваги, позначаються в полі теми як термінові. Коли ці листи накопичуються в моїй поштовій скриньці, я позначаю їх за допомогою вбудованого в Gmail інструменту маркування на основі пріоритету та різних категорій.

Оскільки я активно переглядаю свою поштову скриньку Gmail і не хочу, щоб вона переповнилася, я часто відкладаю електронні листи, позначені як термінові, на будь-який вільний час протягом дня. Ви можете відкласти читання в Gmail, натиснувши на піктограму з годинником у верхній частині листа, і переглянути всі відкладені повідомлення на спеціальній вкладці “Відкладення” зліва. З іншого боку, для завдань, про які я хочу, щоб мені нагадали пізніше, я просто використовую функцію “Розклад” Gmail, яка дозволяє надсилати електронні листи у визначений час.

Звичайно, написання листа – це все ще рутинна робота, і саме тут у нагоді стають функції “Розумне створення” та “Шаблони” Gmail.

In Gmail, you can easily create templates for messages you dispatch often. So for recurring to-dos like groceries or bills, I have templates that allow me to skip the process of manually typing the email body entirely. You can switch on templates on Gmail by heading into Settings > Advanced > Шаблони.

Функція “Розумне створення” може вивчати ваші звички та автоматично створювати електронні листи за вас. Це особливо ефективно для коротких, простих електронних листів, а саме так виглядає більшість моїх справ. Ще одна функція Gmail, яка виявилася корисною в цьому переході, – це віджети мобільного додатку. На своєму телефоні ви можете закріпити ярлики та список листів з певної папки прямо на головному екрані.

Існує велика ймовірність того, що ви не знайдете цей хаос налаштувань таким же продуктивним, як я – особливо якщо ви вже завалені електронною поштою. На щастя, у вас є можливість зробити це більш організовано. Gmail тепер оснащений міні-додатками для управління завданнями, календарем, нотатками та іншими функціями, розташованими на правій бічній панелі. Замість того, щоб намагатися розібратися в ярликах та інших функціях Gmail, про які я говорив, ви можете скористатися цими додатками, які практично діють як повноцінні додатки для роботи зі справами або календарем всередині Gmail.

Однією з головних переваг цієї інтеграції є те, що ви можете просто перетягувати електронні листи в Google Tasks і миттєво створювати з них справи. Також доступні всі традиційні опції, такі як терміни виконання, мітки тощо. Цей міні-додаток також простіше використовувати на смартфонах, оскільки ви можете встановити окремі додатки для таких сервісів, як Google Tasks та Google Calendar. Особисто я не пішов цим шляхом лише тому, що він, по суті, відтворює ті ж перешкоди, з якими я стикався при роботі з іншими сторонніми менеджерами завдань, але спробувати, безумовно, варто.

Сьогодні Gmail робить набагато більше, ніж раніше. Завдяки новій вкладці Google Meet у додатку Gmail я отримую електронні листи, завдання та навіть проводжу відеоконференції. Враховуючи, наскільки глибоко електронна пошта вкоренилася в нашому повсякденному житті, цілком логічно, що такі сервіси, як Gmail, намагаються створити супер-додаток, який би задовольняв усі потреби користувачів у підвищенні продуктивності. Це дійсно спрацювало для мене, і це може спрацювати і для вас.

Рекомендації від редакції

• Щойно придбали новий iPhone? Ось 12 порад та підказок для його освоєння
• Apple може зробити немислиме – дозволити сторонні магазини додатків для iPhone
• Tidal дає бета-тестерам функцію живого діджея
• iOS 17 може бути приголомшливою, якщо Apple зробить ці 7 змін
• Мій iPhone 14 Pro на 1 ТБ не є надмірністю – це правильна версія для покупки

Source: digitaltrends.com