7 ефективних методів планування, які допоможуть не закинути справи

Енергетичний список, GTD, буллет-джорналинг й інші варіанти, серед яких, напевно, знайдеться підходящий саме вам.
1. Метод карток
Цей спосіб планування запропонував відомий російський фахівець з організації часу Гліб Архангельський. Він проводить бізнес-тренінги, пише книги і навіть керує власною консалтинговою компанією з тайм-менеджменту. Разом з деякими принципами Гліб розробив та метод швидкого планування за допомогою карток.
Як це працює
Товстий щоденник в даному випадку не потрібно: достатньо лише кількох аркушів паперу. Заведіть три картки для різних цілей. Вони можуть бути різнокольорові, з позначками або зі стікерами. Головне, щоб вони відрізнялися одна від іншої і, звичайно, подобалися вам.
Перша картка — стратегічна. В ній будуть ваші ключові цілі, для досягнення яких необхідно докласти всі можливі зусилля. У другій, присвяченій довгостроковим цілям, ви записуєте всі справи і плани на рік або на кілька років вперед. Третя ж картка міститиме найважливіша подія майбутнього дня. І мінятися вона, звичайно, буде частіше за всіх.
Рівень: початківець.
Плюс: не потрібно розбиратися в мистецтві планінга. Все максимально швидко і просто.
Мінус: менш важливі справи все-таки залишаються незапланованими. Так про них можна зовсім забути.
2. Метод Айві Лі
Принадність методики американського журналіста Айві Лі полягає в простоті і послідовності. Більшість спроб розпочати роботу закінчуються невдачею через відсутність плану, брак зосередженості і неправильних пріоритетів. Для вирішення цих проблем пропонує обмежуватися шістьма завданнями в день і виконувати їх одну за одною.
Як це працює
В кінці дня визначте шість головних справ і розташуйте їх за рівнем пріоритету, починаючи від самого важливого. На наступний день з ранку відразу ж приступайте до першої задачі зі списку, а коли виконаєте її, беріться за наступну. І так до переможного.
Рівень: початківець.
Плюс: значно спрощується планування, легше почати роботу і залишатися послідовним, дотримуючись намічених цілей.
Мінус: метод погано працює, якщо протягом дня у вас часто бувають незаплановані справи.
3. Метод оцінок
Часто в процесі планування важливі завдання губляться серед незначних справ. Так відбувається тому, що ми не відзначаємо їх пріоритет. Навіть якщо ви розумієте необхідність виконання завдання, важливо позначити це письмово. Адже протягом робочого дня не завжди є час адекватно оцінити значимість кожного справи.
Як це працює
Ставте запланованим завданням бали від нуля до двох, залежно від ступеня важливості. Основний пріоритет — два бали. Справа на один бал можна виконати пізніше. А дрібні обов’язки і повсякденні завдання отримують нуль балів.
Не забудьте оцінити роботу наприкінці дня, наприклад за п’ятибальною шкалою. Невиконане справа, що отримало 1 або 2, позначиться на майбутній роботі і доставить незручності. Як погані оцінки в школі. Це важливо для розуміння власної ефективності і управління своїм розкладом.
Рівень: початківець.
Плюс: метод навчить оцінювати важливість завдань і управляти своєю ефективністю.
Мінус: підійде далеко не всім. Пріоритет завдань може зміститися, і, коли ви візьметеся за роботу, цифри будуть збивати з пантелику.
4. Енергетичний список
Кожна задача вимагає різної кількості розумових чи фізичних зусиль. При цьому нетривалі за часом справи можуть віднімати більше енергії, ніж більш тривалі. Суть цього методу в тому, щоб розподілити всі завдання з необхідним зусиллям і братися за них в залежності від свого самопочуття.
Як це працює
Складаючи список справ, розбивайте всі задачі на три категорії: важкі, середні і легкі. Перші — це все, що вимагає максимальної концентрації і напруги, другі — звичайні справи, останні — проста рутина, що виконується майже на автоматі. Приступаючи до роботи, оцініть рівень сил і вибирайте відповідну задачу.
Рівень: любитель.
Плюс: відмовки не працюють, адже незалежно від кількості часу та енергії завжди є чим зайнятися.
Мінус: потрібна самодисципліна. Коли ви сповнені сил, треба братися за складні справи, а не відмовлятися від них на користь легкої рутини.
5. Метод 1-3-5
Велика кількість справ відбиває бажання братися за їх. Тому багато фахівці з тайм-менеджменту радять виділяти до дев’яти завдань і виконувати їх в залежності від ступеня важливості.
Так, незначні мети можна перенести на інший день, закінчивши при цьому найголовніше із запланованих справ. Метод 1-3-5 досить простий у використанні, хоча вимагає деякого часу і зусиль, щоб виділити завдання.
Як це працює
Кожен день плануйте собі за дев’ять справ: 1 — найважливіша задача, завжди буде в пріоритеті; 3 — справи, які потребують вирішення протягом робочого дня; 5 — дрібні завдання, які виконуються за можливості.
Не забувайте, що потрібно дотримуватися кількість справ і не перевищувати його. В іншому випадку метод виявиться неефективним.
Рівень: любитель.
Плюс: вже в процесі планування непотрібні завдання відкидаються і в списку залишаються лише справді необхідні.
Мінус: методика не працює в ті дні, коли кількість важливих завдань перевищує рекомендоване.
6. GTD — Getting Things Done
По-російськи назву методики звучить як «Доведення справ до завершення» або «Як привести справи в порядок». Її розробив американський експерт по тайм-менеджменту Девід Аллен.
В однойменній книзі він припустив, що для зайнятої людини важливо звільнити мозок від поточних завдань. Тільки так можна сконцентруватися на їх якісне виконання. Цей метод відмінно підходить для ведення настільного щоденника.
Як це працює
Щоб впевнено використовувати метод GTD, потрібно до нього звикнути. Тут ціла система оцінки завдань, і впоратися з нею відразу непросто. Записуйте справи і відзначайте їх особливими символами:
Порожній кружок — завдання для виконання.
Гурток з перекресленою смужкою — завдання, що виконується зараз.
Наполовину зафарбований гурток — завдання виконано не повністю.
Пофарбовані гурток — завдання виконане.
Гурток з хрестом — завдання скасована.
Пофарбовані гурток зі стрілкою — завдання виконує хтось інший.
Знак оклику — завдання з максимальним пріоритетом.
Гурток з точкою — потрібно постійно пам’ятати про це.
Рівень: любитель.
Плюс: розширений варіант моментального планування. Не потрібно стежити за пріоритетністю завдань. Є справа — виконай.
Мінус: метод погано адаптований для довгострокового планування. Підійде скоріше як доповнення до основного.
7. Буллет-джорналинг
?
Самий гнучкий варіант щоденника — планер і особистий щоденник одночасно. Його вигадав американський дизайнер Райдер Керролл і пояснив принцип у відеоуроці вище.
Цей метод дозволяє записувати у свій щоденник як будь-які випадкові думки, так і важливі бізнес-завдання чи плани на довгий час. Розібратися з таким веденням непросто, але якщо ви звикнете, то ніколи не кинете планування.
Як це працює
На першій сторінці зробіть зміст з назвами розділів і заповнюйте її ведення. Далі — річний розворот з великими цілями і важливими датами. Він допомагає оцінити плани в цілому. На наступних сторінках — місячні розвороти. Зліва випишіть числа місяці і дні тижня. Навпроти них позначте події, дати яких точно не зміняться. Праворуч — загальні завдання на місяць.
За бажанням можна додати справи на кожну тиждень або навіть планувати день по годинах. Для виділення різних завдань використовуйте спеціальні символи. Спочатку такі помітки краще виписати на окремий листок, поки не звикнете використовувати їх. Головне, не забувайте вносити до змісту сторінки місяців або, наприклад, списків.
Рівень: професіонал.
Плюси: на відміну від звичних варіантів цей щоденник можна розпочати з будь-якої дати і навіть у звичайному зошиті. А ще тут зручно робити чек-листи і списки.
Мінуси: потрібно час, щоб розібратися у всіх деталях і звикнути до цього методу.
Читайте також
??
Проста система планування для тих, кому набридли тайм-менеджмент, мета і списки справ
Як встигати робити все найважливіше і не витрачати час даремно