8 речей, яким варто навчитися для підвищення продуктивності

Керуйте своїм часом, виділяйте важливе і не прагнете до ідеалу.
Томас Оппонг, популярний блогер і підприємець, впевнений, що бути продуктивним і бути зайнятим — далеко не одне і те ж. Він розповідає, чому непогано б навчитися, якщо хочете досягти своїх цілей.
1. Розставляти пріоритети
Якщо ви не знаєте, куди йдете, то точно не прийдете туди, куди хотіли.
Йогі Берра, американський бейсболіст, гравець Головної ліги
Щоб чогось досягти, в першу чергу необхідно зрозуміти, чого саме ви хочете. Успішні та ефективні люди знають, що і коли робити і які інструменти використовувати. Це вміння впливає на успіх як в роботі, так і в житті в цілому.
Для правильної розстановки пріоритетів визначте найважливіші завдання, відокремте термінові від важливих, вирівняйте їх по значимості і додайте передбачуваний час виконання кожної. Занесіть все це в список справ, зробивши його при цьому гранично коротким. Назвіть його «списком успіху».
Навіщо це потрібно, пояснює Гарі Келлер, автор книги «Почни з головного! 1 дивно простий закон феноменального успіху»: «Довгі години, витрачені на виконання завдань з плану, завершення дня з повним кошиком сміття і ідеально прибраний робочий стіл не додають вам ефективності і не мають нічого спільного з успіхом. Замість списку справ вам потрібен список успіху, заснований на прагненні до видатних результатів.
Списки справ зазвичай дуже довгі; списки успіху ж короткі. Один тягне вас у всіх напрямках; інший — в одному певному. Перший — це безладний набір дій, а другий — чітка інструкція. Якщо список не заснований на успіху, навряд чи ви досягнете бажаного. Якщо ви записуєте в нього абсолютно все, то ви і будете займатися всім підряд, крім того, що вам дійсно потрібно».
2. Робити нотатки
Не розраховуйте надто на свою пам’ять: вона підведе вас в самий невідповідний момент. Замість цього завжди все записуйте.
Існують сотні варіантів створення нотаток: від звичайних стікерів до додатків типу Evernote, Any.do і Wunderlist.
Зафіксувавши все, що потрібно зробити за тиждень, ви отримаєте більш чітке уявлення про те, до яких завданням приступити в першу чергу. Так буде легше розставити пріоритети.
3. Відокремлювати термінове від важливого
Те, що здається терміновим сьогодні, завтра може виявитися невдалим. Ваше завдання — знати, що вимагає негайної реакції, а що можна відкласти. Тоді у вас вийде приділяти більше уваги кожній задачі і справлятися зі справами швидше.
Для отримання результату важливо не тільки вибрати, на чому зосередитися, але і зрозуміти, що потрібно ігнорувати.
Пітер Брегман, письменник, консультант у сфері особистісного розвитку
Встановіть чіткі правила і межі, щоб не навантажувати себе, намагаючись догодити всім. Звільнитеся від частини зобов’язань. Наприклад, не поспішайте з відповідями на листи або попросіть кого-то розібратися з ними, щоб зосередитися на своїх завданнях.
Делегуйте частину роботи. Так ви зменшите навантаження і будете справлятися з усім швидше.
4. Зосереджуватися на чомусь одному
Здатність фокусуватися — недооцінений навик. Але однозадачность змінює все: вона змушує утримувати увагу на роботі і виконувати її швидше.
Якщо цілеспрямовано займатися тільки одним завданням, не відволікаючись, ефективність зростає в 2-5 разів.
Вам необхідно чітко визначити пріоритети і вибрати одне завдання. Так ви будете досягати більшого за менший час і з меншим стресом.
5. Використовувати принцип 80/20
Ви напевно чули про принципі Парето, ще відомому як правило 80/20. Згідно йому, приблизно 80% результату залежить від 20% дії. Тому зосередьтеся лише на кількох завданнях, які принесуть вам найбільшу користь.
Можливо, ви хочете зробити все відразу і ніяк не можете зрозуміти, за що взятися. Тоді зверніть хвилину і ??оцініть: що важливо, що терміново, що ви можете делегувати, а що взагалі марна трата сил.
Щоб робити більше за менший проміжок, відстежуйте, скільки ви витрачаєте часу і на що. Дайте відповідь на наступні питання. Що наблизило вас до мети? Що було марною тратою часу? Що можна делегувати?
Виберіть 20% ваших завдань, які дають 80% результату і виконуйте тільки їх. Інші делегуйте або просто викресліть.
Використовуйте правило найважливіших справ. Кожен день виділяйте три головні завдання і повністю концентруйтеся на їх виконання протягом певного часу.
6. Знаходити вільний час і витрачати його розумно
Тільки ви відповідальні за своє час. І тільки ви можете вирішувати, скільки відвести на роздуми, розмови, дії і навіть розваги, які наблизять вас до успіху.
Не можна дозволяти іншим людям визначати ваші плани.
Уоррен Баффет, інвестор і підприємець
Якщо для отримання 80% результату потрібні 20% зусиль, то уявіть: вам потрібно витратити на роботу лише 20% свого часу. Тому захищайте його, як найцінніший ресурс.
Сверхпродуктивные люди зосереджені на тому, щоб вичавити максимум з кожної вільної хвилини. Але володіти своїм часом не значить просто володіти великим його кількістю. Ви повинні витрачати його ефективно і чітко знати, чого саме ви хочете досягти.
Пам’ятайте, якщо ви не будете розставляти пріоритети у своєму житті, за вас це зробить хтось інший.
Грег МакКеон, психолог, блогер, автор книг по особистісному зростанню
Кожна задача, яку ви собі ставите, повинна бути досяжною, реалістичною і обмеженою за часом. Головне: вона повинна забезпечувати прогрес вашим цілям на день, тиждень або місяць. Якщо чітко визначати свої завдання, ви завжди будете знати, на чому зосередитися, як тільки видасться пара вільних годин.
Проаналізуйте свій час, і раптово у вас з’явиться купа вільних хвилин, щоб попрацювати над своїми життєвими цілями, розслабитися і зняти стрес, провести час з сім’єю і друзями, почитати або зайнятися спортом.
І це буде однією з найбільш важливих речей, які ви зможете зробити.
7. Уникати перфекціонізму
Із-за постійного прагнення до досконалості страждає ваша робота. Ви повільно виконуєте одні завдання, постійно відкладаєте інші і в цілому стаєте менш продуктивні.
Ви витрачаєте дорогоцінний час даремно, і це дратує вашого керівника. Ще гірше, якщо ви сам собі начальник, тому що тоді робота до ідеалу може бути не доведена ніколи.
Досконалість, зрештою, може стати вашим ворогом. Часто воно лише ілюзія: ви продовжуєте покращувати щось, що вже і так добре.
Ларрі Кім, засновник і генеральний директор MobileMonkey
Перемігши перфекціонізм, ви нарешті перестанете тупцювати на місці, боятися помилок і тягнути з завершенням завдань. Невдачі стануть приводом для зростання, а не страху. Робота піде швидше, і виконувати її ви почнете ефективніше.
8. Аналізувати свої зусилля і результати
Оцінюйте себе не тільки по тому, чого ви досягли, але і по тому, чого могли досягти, якщо б використовували кращі методи роботи.
Перевіряйте свій прогрес постійно. Ретельно виміряйте ваші витрати і отримані результати. Не шкодуйте часу на оцінку того, що відбувається і з’ясування того, як робити ще більше корисних речей. Інакше воно буде йти даремно — на дії, які мало впливають на вашу продуктивність.
Сумна правда полягає в наступному: ми живемо в світі, де багато чого незначного пожирає наш час, але не дає великих результатів. При цьому дуже небагато речі виключно цінні.
Неможливо переоцінити ступінь незначності чого б то не було.
Джон Максвелл, письменник, оратор, експерт з лідерства
Завжди записуйте, на що витрачається ваш час і отримуєте ви очікувані результати. Спочатку це може здатися безглуздим заняттям. Але скоро ви побачите, наскільки цінні подібні дані, і почнете аналізувати кожну прожиту тиждень.
Читайте також
??
6 порад, як знайти вільний час
У чому різниця між продуктивністю і ефективністю і що важливіше
50 золотих порад для підвищення продуктивності