Чому потрібно підраховувати побутові витрати, навіть якщо у вас маленький бізнес
Ваша фірма в рік витрачає на дрібниці стільки грошей, що їх вистачило б на покупку автомобіля.
Дрібні витрати і нерегулярні витрати дуже часто не враховують, а в сумі за рік вони сумірні з постійними витратами. Постійні витрати фірми — податки, зарплата, оренда. Ці суми закладають в бюджет в першу чергу.
Візьмемо для прикладу фірму з п’яти чоловік у Великому Новгороді.
Офіс площею 30 м? з вартістю оренди 400 рублів за м? — 12 000 рублів на місяць.
Якщо комунальні витрати не включені в оренду, то додасться ще близько 2 000 рублів на воду та електрику.
Інтернет і телефонія — по тисячі рублів на кожен пункт.
В офісних центрах в кабінетах встановлена сигналізація, тому додатково охорону ми не закладає в розрахунки, але якщо вам буде потрібно, пультова охорона коштує близько 3 000 рублів на місяць.
П’ять співробітників з зарплатою Росстат: середня зарплата в Новгородській області – 30800 рублів 30 000 рублів. В сумі 195 300 рублів: 150 000 рублів + 30,2% (або 45 300 рублів) відрахувань:
22% — у Пенсійний фонд;
2,9% — у Фонд соціального страхування;
5,1% — до Фонду обов’язкового медичного страхування;
0,2–8,5% — внески по травматизму (чим вище клас ризику, тим більша ставка; веб-студія, наприклад, заплатить мінімум).
Припустимо, оборот фірми — 500 000 рублів на місяць. Тоді за спрощеною системою податок у розмірі 6% від доходу — 30 000 рублів.
Всього отримуємо 241 300 рублів постійних витрат за місяць.
У деяких компаній ще закладений щомісячний бюджет на маркетинг, але в маленькому бізнесі ця стаття витрат часто носить випадковий характер. Про інших витратах зазвичай і зовсім забувають, з-за чого до кінця місяця грошей просто може не вистачити. Розберемося, скільки грошей йде на побутові потреби компанії і чому їх варто планувати.
Що відноситься до побутових витрат
1. Канцелярські товари
Часто витрат на дрібні письмові приналежності не помічають, купуючи їх «між справою».
Папір — 500 рублів в місяць.
Блокноти — 1 000 рублів на квартал (~333 рубля в місяць).
Ручки — 2 000 рублів в рік (~166 рублів на місяць).
Дошки (магнітні, коркові) — 3 000 рублів на рік (250 рублів на місяць).
Маркери — 200 рублів на місяць.
Разом: близько 1 450 рублів на місяць, 17 400 рублів в рік.
2. Айдентика, сувеніри
Витрати на їх виготовлення варто відносити до маркетингових витрат, якщо вони виділені в бюджеті. Якщо ні — теж можна віднести до побутових.
Візитки — 1 000 примірників, 1 000 рублів в рік.
Буклети, флаєри 1 000 примірників, 3 000 рублів на рік.
Кружки, футболки — 10 комплектів, 2 000 рублів в рік.
Календарі, значки, магніти, брелоки — 100 штук на вибір, 1 000 рублів в рік.
Загальна: ~580 рублів в місяць, 7 000 рублів в рік.
3. Перекуси
Мова не про повноцінної їжі, бізнес-ланчі найчастіше кожен оплачує сам. Але якщо у вас корпоративний обід включений у соціальний пакет, врахуйте і його, зрозуміло.
Вода — 10 бутлів (18,9 л) на місяць по 150 рублів, всього 1 500 рублів.
Вершки або молоко — 1 000 рублів на місяць (одна упаковка за 100 рублів на три дні).
Кава і чай — 3 000 рублів на місяць.
Печиво — 1 000 рублів (1 кг на три дні).
Фрукти (яблука, банани, груші) — 3 000 рублів на місяць (1 кг на день).
Разом: 9 500 рублів на місяць, 114 000 рублів в рік.
4. Ремонт і обслуговування
Ремонт комп’ютерів, приміщення, меблів, обслуговування оргтехніки. Це потрібно не занадто часто виходить не дуже дорого, але все ж.
Заправити принтер раз в місяць — 300 рублів.
Ремонт сантехніки раз на півроку — 2 000 рублів.
Ремонт (або чищення, або невелике поліпшення) комп’ютерів раз в рік — 2 000 рублів на кожен комп’ютер. Припустимо, що їх у фірмі п’ять.
Ремонт (або покупка, якщо ремонт нераціональний) меблів — 3 000 рублів на рік.
Загальна: ~1 700 рублів на місяць, 20 600 рублів в рік.
5. Транспорт
Якщо персонал добирається на роботу самостійно, до витрат підприємства відносити це, звичайно, не потрібно. Але ви або колеги їздите на зустрічі та інші заходи, в магазини чи склади. Фіксуйте витрати на бензин (а також на мийку і склоочисник, якщо далека поїздка) і таксі.
Поїздки по місту — 15 в місяць, одна поїздка — 200 рублів, всього 3 000 рублів на місяць.
Поїздки в інше місто раз в місяць — 1 000 рублів.
Разом: 4 000 рублів на місяць, 48 000 рублів в рік.
6. Логістика
Сюди включаємо різного роду доставку.
Доставка договорів по місту п’ять разів на місяць по 150 рублів, всього 750 рублів в місяць.
Доставка договорів в інше місто два рази в місяць за 250 рублів, всього 500 рублів в місяць.
Доставка сувенірів партнерам чотири рази на рік за 2 000 рублів, всього 8 000 рублів в рік.
Доставка меблів в офіс або інші кур’єрські послуги — 600 рублів в рік.
Загальна: ~2 000 рублів на місяць, 23 600 рублів в рік.
7. Навчання
Курси підвищення кваліфікації за 3 000 рублів для кожного працівника раз в рік — 15 000 рублів в рік.
Вебінари один раз у півроку для всіх — 2 000 рублів в рік.
Література для офісної бібліотеки — одна книга за 300 рублів раз в три місяці, 1 200 рублів в рік.
Загальна: ~1 500 рублів на місяць, 18 200 рублів в рік.
8. Програмне забезпечення
Навіть якщо ви в основному користуєтеся безкоштовним ПЗ, спеціалізовані комерційні програми все одно іноді необхідні. Це теж стаття витрат вашої компанії, не потрібно виділяти гроші на необхідний софт з кишені керівника.
Припустимо, що на комп’ютерах Linux, а замість Microsoft Office OpenOffice, тобто за звичний офісний софт компанія не платить. Швидше за все, буде потрібно хоча б одна програма для дизайнера, або SEO-спеціаліста, або бухгалтера, або видеомонтажера, або маркетолога. Вона може коштувати від 1 000 рублів у рік до 5 000 рублів на місяць. Візьмемо середню суму — 2 500 рублів на місяць, 30 000 рублів в рік.
9. Заходи
Ви можете організувати захід самі: майстер-клас, семінар, конференцію, дегустацію, презентацію (частину витрат окупиться партнерськими внесками). Або взяти участь у чужому подію — концерті, квизе, міський святі, на виставці чи ярмарку. Тисяч десять одноразово виділити доведеться.
Навіть якщо на вашому заході всі спікери погодяться виступити безкоштовно, а в якості ведучих і модераторів виступлять ваші співробітники, вам потрібно:
орендувати зал — 15 000 рублів;
організувати каву-брейк — 5 000 рублів;
випустити роздаткові матеріали — 3 000 рублів;
оформити приміщення — 4 000 рублів;
заплатити за рекламу події — 10 000 рублів.
Загальна: 37 000 рублів за захід разів на рік. Партнери та спонсори можуть частково покрити вартість, тому припустимо, що витрати нашої фірми склали 15 000 рублів.
Зведемо суми за всіма пунктами в місяць і рік.
Стаття видатків
Сума в місяць, рублів
Сума на рік, рублів
Канцелярія
1 450
17 400
Сувеніри
580
7 000
Перекуси
9 500
114 000
Ремонт
1 700
20 600
Транспорт
4 000
48 000
Доставка
2 000
23 600
Навчання
1 500
18 200
Програмне забезпечення
2 500
30 000
Заходи
1 250
15 000
Разом
24 480
293 800
Майже 25 000 рублів на місяць — це приблизно як утримувати на півставки одного штатного працівника (з урахуванням відрахувань «штатник» на фултайме обходиться в 39 000 рублів), а 300 000 в рік — це як старий седан. Такі витрати варто регламентувати. Розпишіть ваші витрати за запропонованими позиціях. Переміщати потрібні суми з однієї статті витрат на іншу можна, а загальний бюджет, закладений в місяць на побутові потреби, перевищувати не слід. Місяця через три знайдете закономірності і зможете планувати точніше.
Що допоможе заощадити
1. Уважний аналіз витрат
Це перший спосіб економити. Розуміючи, на що йдуть гроші, їх набагато легше контролювати.
Заведіть таблицю, куди будете заносити витрати. Введіть рубрики («Канцелярія», «Їжа», «Навчання» та інше) і маркіруйте витрати.
Призначте відповідального, щоб розпоряджався грошима одна людина. З ним інші будуть погоджувати всі витрати (або навіть брати у нього підзвітні гроші).
Збирайте і зберігайте всі чеки. Так ви зможете перевірити суму або уточнити статтю витрат.
Заведіть корпоративну картку і оплачуйте все, що можна, картою чи за договором на рахунок — так можна уникнути плутанини з готівкою і чеками.
2. Нормування
Не варто боятися витрат на дрібні витрати, головне — розуміти, що вони є. Ведіть облік і закладайте їх у бюджет, тоді в потрібний момент гроші будуть.
Порахуйте середні витрати за місяць і надалі обмежте витрати цією сумою, якщо вона вас влаштовує. Якщо очевидна розтрата і перевитрата, уріжте.
3. Вибір закуповуваних ресурсів і постачальників
Подивіться, що можна купувати дешевше без втрати якості (канцелярське приладдя, продукти, які довго зберігаються, і домовтеся про знижку як постійному покупцеві. Або навіть купите все потрібне оптом.
Сувеніри та роздаткові матеріали бувають різного рівня. Приблизно вдвічі можна зменшити витрати, якщо вибрати продумані, а не «шикарні» варіанти: візитки зі звичайного картону зі стильним дизайном замість розкішного крафтового матеріалу з тисненням, наприклад.
Економити на їжі, чи ні — питання політики фірми. Можна обмежитися мінімумом запасів: вода, чай, каву та печиво для гостей.
Читайте також
??
Як правильно порахувати прибуток бізнесу
Як перевірити свій бізнес: 14 речей, які потрібно контролювати
На що йдуть гроші вашій компанії