«GTD працює навіть в космосі». Інтерв’ю Каталог з батьком продуктивності Девідом Алленом
Девід Аллен, автор книги «Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу», названої журналом Time кращою бізнес-книгою десятиліття, розповів Каталог статейу про те, що таке GTD і кому потрібна ця система, як написати книгу і не спитися, а також про те, як складні структури завдань можуть спростити ваше життя.
Тридцять чотири роки тому Девід Аллен зрозумів, що можна давати поради людям і непогано на цьому заробляти — він відкрив свою консалтингову компанію і розробив систему Getting Things Done, яка дозволяє лавірувати між справами і вивільняти час на те, що вам дійсно приносить задоволення. З тих пір серед його клієнтів були і космонавти на МКС, і рок-музиканти, і CEO найбільших компаній, а Forbes включив його в топ-5 кращих бізнес-тренерів США.
GTD — це досить проста методика підвищення власної ефективності, потребує на початковому етапі досить серйозною дисципліни. Відповідно до GTD, для того щоб успішно робити одну справу, необхідно звільнити голову від всіх інших завдань і фокусуватися саме на ньому. Тобто замість того, щоб займати розум запам’ятовуванням всіх майбутніх справ, завдання фіксуються у відповідності з певною системою.
— Девід, розкажіть про вашу аудиторію. Кому варто дотримуватися ваших порад і жити по системі GTD?
— GTD однаково актуальна для всіх, але ті, хто її дійсно застосовує, об’єднані не за соціальною, віковою чи географічним принципом — це люди з певним складом розуму. Всі, хто проявляє інтерес до GTD, через 18 місяців помічають, як їх життя змінюється в кращу сторону. За фактом система може однаково ефективно працювати як для тінейджера, так і для CEO великої компаній, або ж може бути для них однаково марною.
— Ви застосовуєте все, що рекомендуєте?
— Так, інакше я просто не зможу — у мене все вийде з-під контролю. Мені на думку спадає образ серфера на дошці, на великій хвилі. Ви, напевно, звертали увагу на те, що вони прив’язані до дошки спеціальним ремінцем. Навіщо? Щоб мати можливість оперативно повернутися назад на дошку після падіння. Те, чому вчить GTD, — це бути на хвилі, бути креативним і продуктивним. Але навіть найефективніші люди дозволяють собі виходити з-під контролю. Якщо ви періодично не падаєте з дошки, значить, ви вибираєте занадто прості хвилі. GTD дозволяє усвідомити, що ви випали з продуктивного стану, і швидко повернутися в нього.
Коли ви беретеся за якусь нову справу, підписуєтеся під незвичайну завдання — вас легко може змити з дошки. В цьому немає нічого поганого, але завдяки структурному підходу ви знаєте, за що братися і як вийти сухим з води.
— З якими проблемами найчастіше приходять, на що скаржаться?
— В основному люди звертаються з-за стресу, загального стану занепокоєння через перевантаженість мозку. Занадто мало часу і дуже багато справ. Але насправді проблема не в часі, а в тому, що люди хочуть більше ментального простору, хочуть бути більш креативними і робити те, що заманеться.
— Самі незвичайні кейси?
— Ми робили коучинг для астронавтів, коли вони були на космічній станції. Серед них була Кетрін Коулман (Catherine Coleman), одна з перших жінок-астронавтів. Це були цікаві сесії, так як нам доводилося перериватися, коли вона виявлялася на іншій стороні планети, і потім повертатися до розмови, коли вона знову виходила на зв’язок.
— Чим ви найбільше пишаєтеся?
— Створення моєї першої книги «Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу» вимагало від мене неймовірних зусиль і зайняло величезну кількість часу. Я практично став алкоголіком, поки писав книгу про те, як жити без стресу. Але тоді я працював повний робочий день і окремого часу на підготовку книги не міг собі дозволити. Головне, я не був упевнений, чи я зможу передати накопичені за 25 років знання таким чином, щоб вони дійсно допомогли людям. Ми регулярно досі отримуємо листи вдячних читачів, але є одна проблема: деякі люди після прочитання виявляються перевантаженими інформацією, тому що я включив у книгу все, що могло знадобитися людству в разі, якщо б мене збив автобус.
— Яка різниця між GTD і стандартними списками справ на день? Практично кожен з нас пише такі списки кожен день, і трапляється, що складання списку займає більше часу, ніж вилучення.
— Найчастіше люди фіксують тільки найважливіші речі, а сотні справ, які не так важливі, взагалі не враховуються. Люди вважають, що якщо справа не важливе, то його можна і не записувати, але саме такі маленькі завдання, прокручуючи в голові, використовують значну частину ресурсів головного мозку.
Для того, щоб бути вільним і мати можливість фокусуватися на найбільш важливих питаннях, необхідно позбутися від усього, що не так важливо.
— Так, але речі бувають настільки незначні, що записати їх довше, ніж зробити.
— Але, якщо ви не робите їх відразу, вони будуть турбувати вас, і ви будете неодноразово до них повертатись. Скільки разів ви хочете нагадувати собі про те, що вам треба купити їжу для кішечки? Або що вам треба подзвонити сестрі? Кожен раз, коли вам в голову приходить якась незначна завдання, треба дістати блокнот і записати її, якщо тільки ви не плануєте виконати цю задачу прямо зараз.
— Скільки у вас таких категорій списків?
— Якщо чесно, то я не пам’ятаю — давайте подивимося. Всього близько 20, але безпосередніх нагадувань до дії близько восьми.
У мене є категорія «Проекти», «Розмови» — тут зберігаються задачі, по яким наступним кроком було б обговорення якоїсь теми з ким би то не було.
Далі йдуть «Дзвінки», за ними — «Речі, які мені потрібно зробити на комп’ютері» і, зверніть увагу, ті, які не вимагають інтернету. У мене багато перельотів, і не на всіх літаках є Wi-Fi, і, відповідно, це єдиний список, з яким я зможу працювати.
Наступна категорія — «Робота на комп’ютері з підключенням». Ну тут все зрозуміло. Ще у мене є список «Написання текстів», це теж робота на комп’ютері, але вона вимагає зовсім іншого стану, в певному настрої і контексті.
«Плинність» — питання, які можна вирішити на ходу. «Дім» — дії, які я повинен зробити, перебуваючи вдома.
Є у мене і такий список, я назвав його «Серфінг». Це всякі забавні або пізнавальні ролики, наприклад, котики, які грають на фортепіано, загалом, відео, які мені надсилали або з якими я стикався. Я майже ніколи туди не заглядаю, але, в принципі, коли у мене є підключення, час і бажання, я можу до них повернутися.
А ось список «Питання, по яких я чекаю інформацію або дій інших людей». Ну і звичайно, календар — це основний кістяк або ландшафт моєму житті. Уявіть, ви запишете всі ці справи в один список — буде справжня плутанина. Тому я створив більш складну структуру, щоб спростити її. Якщо у мене сьогодні буде всього декілька вільних хвилин, я, мабуть, забуду про креативних текстах, які мені треба писати. Якщо я не вдома, то мені немає сенсу дивитися список «Будинок». Я відсортував так, щоб нічого не забути і не витрачати свій розумовий простір на запам’ятовування, при цьому маючи можливість швидко звернутися до завдань, на які у мене є час.
— Ви віддаєте перевагу паперові носії, електронні програми? Які ви можете порадити?
— Для того, щоб щось не забути, я завжди ношу з собою маленький блокнотик, де все і фіксую. Після цього я вношу всі завдання в комп’ютер. В цілому будь-який менеджер завдань підійде. Люди намагаються використовувати свою голову в якості офісу, та все лайфхаки, по суті, це версії зовнішнього мозку. Як мені зробити відповідні напоминалки для того, щоб бачити те, що мені потрібно зробити в той момент, коли мені потрібно це зробити.
Вам вирішувати, чи підходить для вас такий образ життя, а GTD — це насправді не система технік, а саме спосіб життя, в якому, з одного боку, все чітко регламентовано, а з іншого, є можливість з головою іти в те, що дійсно подобається, і не забивати голову тим, що може зберігати папір.
Детальніше про GTD можна прочитати в останньому виданні «Як привести справи в порядок: мистецтво продуктивності без стресу», яке вийде в Росії у вересні 2015 року.
Редакція дякує компанії «Активний світ» за можливість поставити запитання спікеру.