Як організувати робочий простір і час в офісі

Вся робота в офісі починається з власного робочого простору, але часто люди не приділяють належної уваги цього моменту. Робочий простір — це не тільки меблі і комп’ютер, але і планування, документообіг, додаткові інструменти. У цій статті — прості поради про те, як правильно організувати своє робоче місце.
Все починається з робочого місця.
Д. Карнегі
Робота починається з робочого місця та його організації. Є, звичайно, винятки у вигляді творчих і унікальних особистостей, для яких це питання не так вже важливий. Але навіть у них є своя система творчого безладу, нехай вони цього не визнають. Більшість же людей працює за звичайними столами в звичайних офісних приміщеннях, для них і призначаються наступні поради.
Робочий стіл
Правильна робоча обстановка налаштовує свідомість на потрібний ритм. Ви ж не тримайте свій будинок в безладді і точно знаєте, де і що знаходиться. Так само і на робочому місці: все має бути на своїх місцях, і нічого зайвого, що могло б відволікати від головних завдань.
З чого все починається, коли приходиш на роботу? З робочого столу. А там зазвичай стоси паперів, розкидані канцтовари, гуртки, яка-то марна сувенірка і пил на комп’ютері. І яке буде внутрішній стан за таким робочим місцем? Незбиране. Ви, звичайно, не будете вважати, але підсвідомість вже все вирішив. Яка навколо реальність, такий і ви. А свідомість цю думку підхопив, і ваш настрій вже ніякої.
Luke Chapman/Flickr.com
Постійно тримайте свій робочий стіл в порядку. Почніть день з протирання пилу, налаштуйте освітлення, запишіть корисну інформацію на стікери, помийте свою чашку для кави, заповніть свій календар — налаштуйте себе на робочий лад. Ці прості дії дадуть енергію для подальшої роботи.
Ідеальне робоче місце — це інструмент для роботи, комфортне освітлення, необхідні канцтовари і проста меблі для працівника.
Як працювати: стоячи або сидячи? Вирішувати вам. Я вважаю, що сидячи краще, але обов’язково потрібно робити перерви: пройтись, зробити невелику розминку, подихати свіжим повітрям, піднятися на 2-3 поверхи вгору по сходах. Мій режим роботи: 45 хвилин — завдання без переривань, 15-хвилинну перерву, далі 1 годину безперервної роботи і 15 хвилин відпочинку. Так збудований робочий день.
Не забувайте про власний шафці або архіві, так як у кожного співробітника завжди скупчується своя особиста картотека або паперовий архів. Також в шафці можна зберігати особисті речі, які не хотілося б виставляти напоказ. Кожна полиця шафка повинні виконувати свою функцію і не перетинатися з іншими елементами. Так буде зручніше працювати з документами та іншими приналежностями.
Електронний документообіг
Робіть резервні копії своїх напрацювань, документів, проектів, службової інформації, що зберігається на робочому комп’ютері, і відправляйте їх на сервер компанії або в хмарне сховище.
Скільки сил і нервів люди витрачають через втраченої інформації! Комп’ютер зламався, завис, хтось випадково видалив важливі дані. Не повторюйте їх помилку і робіть бекапи. Не допускайте, щоб обставини контролювали вас і вашу роботу.
Не встановлюйте зайвих додатків, більшість необхідних операції виконуються в стандартних пакетах програм. Якщо ви досконало володієте певним інструментом для роботи, попросіть керівництво або IT-відділ про його встановлення, аргументуючи своєю ефективною роботою в ньому.
Ще один простий порада: намагайтеся в своєму електронному просторі дотримуватися чогось одного. Якщо ви любите сервіси «Яндекса», вибирайте їх, якщо сервіси Google — працюйте з ними. Ви будете знати всі слабкі і сильні сторони інструментів, а також зможете швидко налаштувати свою систему на новому місці. Не завжди гонка за свіжими програмами виправдана.
На робочій станції створіть свою особисту просту електронну ієрархію. Ви повинні в найкоротший час знаходити будь свій старий документ. Особливо це важливо, коли від вас вимагають терміново щось вирішити, а ви забули, де ця інформація зберігається.
Всі найважливіші документи скануйте. Чимало робочих конфліктів між підрозділами виникало через який-небудь згубилася важливою папери.
Планування
Ви помічали, що робота іноді перетворюється в кашу: купа завдань, розмов, зустрічей, перевірка паперів. І ви в цьому крутіться без кінця. Начебто працюєте, але роботою це назвати складно. За цим всім не видно загальної картини того, що відбувається, і це одна з проблем сучасної продуктивності: дії є, результати теж є, але вони не дуже помітні в рутині.
Щоб такого не було, необхідно складати план завдань та заходів на день, тиждень і навіть місяць.
tec_estromberg/Flickr.com
Більшість користується блокнотами або ежедневниками. Так, це добре, але папір — «оперативна пам’ять», в ній зберігається вся буденність, а основна інформація губиться у великій кількості сторінок. Блокнот або щоденник — це вже архаїчний спосіб планування. У щоденнику ви не бачите всієї картини подій, не зрозумієте, коли краще робити одне, а коли інше, а також зможете пропустити якесь важлива подія. Немає можливості витягти необхідні дані і провести всебічний аналіз. Уявіть, скільки треба сторінок перегорнути, щоб зіставити необхідну інформацію.
Зараз існує багато програм і онлайн-сервісів для організації свого робочого часу. Повірте, цим треба займатися, якщо ви хочете продуктивно працювати незалежно від ситуації і настрою. To-do-лист сьогодні — це все для ефективного управління завданнями і часом.
Я використовую систему контекстного планування в середовищі Outlook Гліба Архангельського. Що мені в ній подобається: простота і ефективність інструменту, добре знайоме додаток, суміщення календаря, завдань та пошти в одному інформаційному просторі, інтеграція з офісними додатками. Даній системі планування можна навчити будь-якого співробітника за невеликий час.
Ось кілька порад щодо організації робочого часу:
Плануйте гнучко, в контексті, а не з жорсткою прив’язкою до часу.
Навчіться розуміти, що головне, а що ні.
Легко розлучатися з незначними справами.
Цінуєте якість проведеного часу, а не саме витрачений час.
Говорите собі та іншим «ні», коли це необхідно.
Починайте день з важких і неприємних завдань.
Коли плануєте на роботі завдання і проекти, ставте їм терміни виконання.
Потужний психологічний прийом — викреслювати виконану задачу або ставити галочку навпроти неї. Це дасть вам додаткову внутрішню енергію для досягнення великих результатів. Ви побачите, що все не марно.
Робота з поштою
Як організувати роботу з поштою?
По-перше, треба встановити час роботи з нею, щоб зменшити кількість переривань. Найкраще це робити в ранковий час, коли завдання починають формуватися, і після обіду, коли треба перевірити, як ідуть справи.
По-друге, на неоднозначні листи не варто відповідати відразу. Треба все обдумати: звернення, побудова відповіді, додаткову інформацію. Намагайтеся робити так, щоб суб’єктивізму було як можна менше. Забудьте про швидких відповідях, як всі звикли робити в соціальних мережах.
По-третє, не перевантажувати текст листа інформацією, яка зрозуміла тільки самому відправнику. Намагайтеся відповідати коротко і ємко, зваживши кожне слово. У наш цифровий вік це дуже важливо: нікому не цікаво пробиратися крізь унікальні умовиводи.
І нарешті, не варто забувати про мережевий етикет: звернення до одержувача, стилі листа, інформації по справі, контактних даних. Вчіться складання листа, аналізу того, що написали, і правилам поводження.
Додатковий інструмент
Що ще допомагає зробити роботу ефективніше, так це маркерна дошка. Незамінний інструмент, особливо коли у відділі йде мозковий штурм або рішення серйозною завдання з проміжними етапами.
midnightcomm/Flickr.com
У моїй професійній діяльності дошка була неодмінним атрибутом робочої обстановки. Вона корисна і з точки зору економії паперу. Ви не повірите, скільки витрачається листів на пояснення своїх ідей і рішень.
Завдяки візуального мислення (воно є у всіх) люди можуть спільно малювати на дошці, пояснювати свої думки і пропонувати кращі рішення задачі. Всім все видно і зрозуміло.
Від себе додам, що мені в роботі допомагає музика. Вона позитивно впливає на мою продуктивність, особливо коли треба працювати з одноманітними завданнями на комп’ютері або оформляти великий пакет документів. І взагалі добре починати ранок з позитивної музики. Але не варто включати її для всіх, пам’ятайте: ви працюєте не один, кому-то музика буде тільки заважати.
А які додаткові робочі інструменти застосовуєте ви у вашій діяльності?