Як встигати робити все найважливіше і не витрачати час даремно
У більшості з нас кожен день заповнений терміновими, але порожніми справами. Наприкінці тижня ми відчуваємо, що вибилися з сил, а нічого важливого так і не зробили.
Цю статтю можна не тільки прочитати, але і послухати. Якщо вам так зручніше — вмикайте подкаст.
Важливі справи — це наші довгострокові проекти і цілі. Наприклад, книга, яку ми хочемо написати, або компанія, яку мріємо заснувати. Від цього нас постійно відволікають справи термінові: дзвінки, наради, зустрічі, електронна пошта — все, на що треба реагувати негайно. Як же перестати витрачати весь свій час тільки на такі справи?
Визначте, що для вас важливо
Важливе рідко буває терміновим, а термінове рідко буває важливим.
Дуайт Ейзенхауер, 34-й президент США
Щоб визначити найважливіші для себе справи, скористайтесь матрицю Ейзенхауера. Цей метод ділить ваші завдання на чотири категорії.
Верхній лівий сектор — важливе і термінове. Сюди потрапляють різні проблеми, непередбачені ситуації і крайні терміни.
Правий верхній сектор — важливе, але не термінове. Сюди можуть входити відносини, планування довгострокових проектів і відпочинок.
Нижній лівий сектор — неважливо, але термінове. Це наради, дзвінки та інша подібна діяльність.
Нижній правий сектор — поганий і не термінове. До цієї категорії можна віднести марні справи, віднімають час, розваги та інші дрібні справи.
Зрозуміло, що спочатку потрібно розібратися з важливими терміновими справами. Потім — скоротити кількість несуттєвих і нетермінових справ. Складнощі виникають, коли ми намагаємося розподілити справи з двох категорій.
Більшість людей завжди намагається спочатку звільнитися від термінового. Але якщо ми постійно зайняті тільки їм, ми так і не добираємося до дійсно важливого.
Лао-цзи колись зауважив: «Сказати „У мене немає часу“ — те ж саме, що сказати „Я не хочу це робити“». А Пікассо радив «відкладати на завтра тільки те, що ви не хочете завершити до кінця життя».
Перетворіть важливі справи термінові
Встановіть крайній термін
Саме вони роблять термінові справи терміновими. Якщо у важливої справи немає терміну виконання, ви завжди будете відкладати його на потім. Тому постарайтеся розбити свою важливу справу на невеликі кроки і встановіть для кожного крайній термін.
Визначте наслідки
Але одного крайнього терміну недостатньо. Адже якщо ви пообіцяєте собі на цьому тижні обов’язково сходити в спортзал, але не дотримаєте обіцянки, нічого страшного не станеться і ви просто ввести термін на наступний тиждень. Зрив строків повинен мати якісь серйозні наслідки, щоб у вас дійсно з’явилася мотивація.
Ось кілька способів, які допоможуть сприймати поставлені терміни більш серйозно.
1. Повідомте про свій намір
Так ви точно не зможете просто відмахнутися від своєї обіцянки. Але тільки ставте дійсно реалістичні терміни.
2. Введіть заохочення і покарання
Заздалегідь продумайте систему заохочень і покарань. Тільки врахуйте, що заохочувати або карати себе в кінці терміну повинні не ви самі, краще попросіть когось із друзів.
3. Залиште собі нагадування
Про терміни легко можна забути, якщо ніщо не нагадує. Тому подбайте про це завчасно. Занесіть дату у свій календар, наклейте стікери на робочий стіл, можете навіть повісити один у ванній або на кухні.
Термінові справи завжди знайдуться, їх вистачить на цілий день, тиждень, рік, а то і на ціле життя. Але набагато важливіше витрачати час і сили на дійсно важливі справи, щоб потім не шкодувати про те, що ви так і не встигли зробити.