Ведення бухгалтерського обліку в Excel, частина друга
На основі журналу операцій, описаного в попередній частині статті, можна побудувати практично будь бухгалтерський звіт. Розглянемо, як можна автоматизувати побудову деяких звітів в Excel. Побудуємо шахматку, скориставшись для цього засобом створення зведених таблиць в Excel. Спочатку слід додати кілька допоміжних проводок, у дебеті і кредиті яких вказаний один і той же рахунок. Дата проводок може бути довільною, а поле суми не слід заповнювати. Необхідно таким способом описати всі використовувані вами рахунки, після чого можна приступати до побудови звіту.
Клацніть мишею на будь-якій комірці у списку операцій, після чого виберіть пункт меню Дані – Зведена таблиця. Буде запущено майстер побудови зведених таблиць, і на екрані з’явиться його перший діалог. Слід зазначити, що в різних версіях Excel діалоги при побудові зведеної таблиці можуть трохи відрізнятися. За допомогою перемикачів виберіть створення зведеної таблиці у списку Microsoft Excel і натисніть кнопку Далі, щоб перейти до другого кроку майстра. У ньому необхідно вказати діапазон, що містить вихідні дані, тобто ваш журнал операцій. Програма автоматично визначила межі введених даних, але краще вказати межі списку із запасом, щоб ви змогли додати в журнал додаткові записи. Введіть в полі значення $A$2:$G$10000. Побудований нами список починається у клітинці A2, а закінчується в стовпці G. Ми зарезервували 10000 рядків для опису операцій. Ви можете ввести інше значення для кількості рядків у журналі операцій, після чого натисніть кнопку Далі, щоб продовжити роботу майстра. У ньому з допомогою перемикача слід зазначити, що таблиця буде побудована на новому аркуші, а також налаштувати додаткові параметри. Натисніть кнопку Макет, і буде відкрито діалог формування стовпців і рядків зведеної таблиці. Якщо ви працюєте з версією Excel 97, потрібний діалог з’являється при натисканні кнопки Далі.
За допомогою миші ви повинні перетягнути поля з назвами стовпців, розташовані праворуч, в потрібне місце макету таблиці. Перетягніть поле Дебет в ліве поле макету, з написом Рядок. Далі перетягніть поле Дєб. Субрах. також у поле Рядок, щоб він розташувався нижче поля Дебет. Аналогічно, перетягніть поля Кредит і Кред. Субрах. у верхнє поле макету, з назвою Стовпець. Під кінець перетягніть поле Сума в центральне поле макета з назвою Дані. У зведеній таблиці можна обчислювати максимум, мінімум, добуток і тому подібні обчислення. Нам же потрібно розрахувати суму. Для цього двічі клацніть мишею на полі Кількість по полю Сума, яке з’явилося всередині поля Дані, і буде відкрито діалог вибору методу обчислення. Виберіть у списку Операція елемент Сума, після чого натисніть кнопку ОК для закриття діалогу. У полі тепер розташоване поле Сума по полю Сума. Макет таблиці готовий, натисніть кнопку OK, щоб повернутися до майстра побудови зведеної таблиці. При роботі в Excel 97 ви продовжували працювати з майстром, так що кнопки OK немає, а значить і натискати її не треба. Натисніть кнопку Далі, щоб перейти до наступного кроку. У діалозі, що з’явився, з допомогою перемикача виберіть побудова діаграми на новому аркуші. Вся потрібна інформація введена, так що вам слід натиснути кнопку Готово, і зведена таблиця побудована на новому аркуші.
У такому вигляді працювати з таблицею не дуже зручно. Краще приховати інформацію за субрахунками, залишивши тільки дані по всіх рахунках. Клацніть правою кнопкою миші на заголовку Дєб. Суб.Рах. і в контекстному допоміжному меню виберіть пункт Группа и структура – Приховати деталі. Після цього клацніть правою кнопкою миші на заголовку Кред. Суб.Рах. і точно так само виберіть команду меню Група і структура – Приховати деталі. Тепер зведена таблиця стала схожа на шахматку. На перетині стовпчиків розраховані суми оборотів, в останньому стовпці виведені дебетові обороти, а в останньому рядку – кредитові обороти. Можете перейменувати аркуш зі зведеною таблицею, назвавши його Шахматка.
Для практичних цілей значно корисніше не шахматка, а оборотна відомість, і в наступній частині статті буде розглянуто особливості її побудови.