Як переїхати так, щоб потім не було болісно боляче для бізнесу?
Вам треба переїхати, але ви боїтеся провести кілька робочих днів без зв’язку і в бардаку? Читайте далі! Розповім про свій досвід з організації переїздів офісів, було їх на моїй практиці чимало.
Насамперед – підбір приміщення. До кризи підшукати приміщення з зручним розташуванням і під’їздом в хорошому районі Москви було проблемою для невеликого компанії без надприбутків. Орендні ставки в Москві були захмарними навіть за закордонними мірками, а ще й треба було платити комісійні агентствам нерухомості за пошук приміщення – до 2х місячних вартостей оренди, самостійно знайти приміщення було вкрай важко. Тепер все набагато легше – можна або з’їздити в потрібний район і подивитися вивіски на будівлях: «оренда, тел 8-хххх», зателефонувати або зайти туди. Можна зовсім просто – знайти в інтернеті агентство і звернеться туди, описати їм свої побажання і за вас безкоштовно пошукають потрібної приміщення.
Коли приміщення знайдено, треба спланувати, як розсадити співробітників. Порада – зверніться в меблеву компанію, там вам на плані вашого офісу проведуть розстановку меблів у тому числі і в 3D. Щоб за це не взяли грошей, зберіться замовити у них меблі, схожу за габаритами на вашу. Сильний жіночий колектив краще заздалегідь ознайомити з планом приміщення і узгодити з ними розстановку. Інакше може вийти так, що ще тиждень після переїзду чоловіча частина офісу буде зайнята меблевим переміщенням під командуванням дам.
Тепер про IT. Якщо ви у когось обслуговуєтесь, достатньо доручити їм. Краще це зробити завчасно, щоб вони оцінили і погодили всі питання з провайдером телекомунікаційних послуг у новому приміщенні. Місцевий провайдер може підключити свої послуги тільки по закінченні місяця після надання заявки! Якщо у вашого провайдера в новому приміщенні немає комунікацій, номер телефону необхідно буде змінити, для цього у нового провайдера треба з’ясувати ваш майбутній номер, і повідомити його партнерам. Також треба подбати про зміну номера на всіх рекламних майданчиках – сайт, таблички, візитки. Зі старим провайдером укласти на кілька місяців договір, згідно з яким на вашому старому номері працюватиме автовідповідач, який повідомляє ваші нові координати.
Виходячи з плану розташування меблів, необхідно зробити монтаж мереж і електрики. монтаж мереж здійснюється зазвичай за допомогою прокладки ЛВС в коробах, але, якщо ви робите всередині офісу перегородки з гіпс-картону, то заздалегідь обговоріть з будівельниками можливість закладки в них кабелів і монтажу мережевих розеток. Я б порадив планувати виходячи з наступної формули – на одне робоче місце мінімум 3 розетки RJ-45 і 4 розетки 220V, на робоче місце секретаря закладіть мінімум 6 розеток RJ-45 і 6 220V розеток. Там, куди передбачається поставити мережеве МФУ, варто завести 2 розетки RJ-45 і 2 по 220V. Також варто закласти розетки в області, в яких потенційно можуть розміститься нові співробітники при розширенні компанії, щоб потім в гарячці не протягувати туди соплі і не робити новий монтаж скс. Звичайно, при цьому ви трохи переплатите, але за це будете мати надійну і масштабовану мережу! Треба ЗАОЩАДИТИ? Можна! Робимо 2 розетки на одне робоче місце RJ-12, RJ-45, прокладаємо їх одним проводом, економимо! АЛЕ! Головні витрати – це короби, хороші короба від відомих компаній коштують від 250 р./метр. Тому економія буде, чесно кажучи, не дуже сильною. Можна використовувати дешеві матеріали. Вартість робіт трохи виросте, зовнішній вигляд постраждає – розетки доведеться кріпити на стіні, дешевий пластик горючий, формально до нього не можна укладати електрику, зате економія вийде суттєвою. Монтаж мереж – завдання непросте і краще всього звернутися до професіоналів, зробивши для них хороше ТЗ.
Ну і тепер, коли все готово – переїжджаємо! Краще це робити у другу половину п’ятниці або суботи. Напевно звичайно, перші півдня в понеділок нормальної роботи не вийде – провайдер буде підключати лінії, співробітники розсідатися на нових місцях.
От і все, що хотів розповісти. Удачі!
Джерело – компанія СКС 21 Ми робимо монтаж мереж, монтаж скс, монтаж систем відеоспостереження.