Лебедина пісня: як перенести шок від скасування великого заходу в готелі

Слово скасування не обіцяє нічого приємного. Тільки не в моєму світі. Це похмуре, шкідливе, лихе слівце, яке не хочеться говорити занадто голосно. На жаль, сьогоднішні складні часи в економіці, повинен визнати, що це слово вимовляється все частіше і частіше.
Я виписав кілька зразкових, нічого не гарантують рад, деякі з них будуть корисні вам у цих болючих випадках, коли доводиться скасовувати якесь велике захід. Але перш, повинен звернути увагу на ті жахливі збитки, які може принести скасування заходу. Вони в змозі дійсно збанкрутувати вас. Скасування заходу може коштувати людям роботи. Навіть якщо готелі посчастливица здати місця і номери, найчастіше це трапляється з пожежної ціною, що виливається в значно більш низьку прибутковість, ніж спочатку прогнозувалося. Навіть штрафні санкції отримані за скасування заходу, зазвичай прописані в контрактах, не в змозі повною мірою нівелювати понесені фінансові збитки. Очевидно, якщо ви змушені скасувати конференцію, то у Вас і без цього навалом складнощів з якими доводиться возитися.. Але якщо є хоча б мінімальний шанс піти далі з її реалізацією – трохи видозмінити таким чином, що вона все ж зможе відбутися – це все ж краще ніж остаточне скасування. Все таки якщо скасування вирішена, нижче викладено ряд пропозицій, які допоможуть мінімізувати збиток організаторам корпоративних заходів.
Відкласти vs Скасувати.
Варіант як уникнути величезних санкцій за скасування та великої кількості неприємностей – це просто вибрати дату у майбутньому для перенесення вашого заходу. Навіть якщо це станеться через півроку, перенесення дати, ніж перманентна скасування – дійсно найкращі рішення.
До того як піти на важкий телефонний дзвінок у готель, добре підготуйтеся. Чи може пропозиція нової дати чи якихось інших можливих чисел бути розглянута. Багато готелів дозволяють заміну чисел без яких-небудь санкцій, якщо ви підготовлені і знаєте що до чого. Відповідальний за планування, який заявляє, що дата проведення форуму зміниться з 1 Березня до 7 Вересня знайде більше розуміння, ніж той працівник, який пробормочет, що вважає напевно, якщо можливо, дуже хочеться пересунути дату з весни на зиму.
Зробіть мені пропозицію.
Напевно – перенесення запланованого заходу стоїть готель грошей. Напевно були різні пропозиції якими не скористалися, було витрачено час на переговори і укладення контракту, буде потрібно додатковий час на пошук заміни і повторний букінг, навіть якщо не брати в розрахунок знижені ціни, щоб стимулювати інтерес до цих дат. (Час від часу, якщо ви готуєте зустріч, пошукайте гарячі пропозиції від готелів, може так вийти, що ви знайдете відмінні пропозиції від готелів, в яких відбулося скасування заходів}. Я б запропонував вам докладно переглянути угоду, щоб точно з’ясувати ті грошові збитки, які вам загрожують.
По секрету, але: Фінансова служба в готелях часто сильно перевантажена. І останнє, яким вони раді були б займатися, це обчислювати неоплачений рахунок за скасування або залучати колекторські підприємства (які заберуть собі 40% від боргу) і час і витрати, потрібні на подібні дії, зазвичай не вигідні (якщо звичайно не йдеться про грандіозних масштабах). Усвідомлюючи все це ви можете спробувати домовитися.
Наприклад: Скажімо, ваші пені за скасування складе 14 тис. доларів. Ви можете зробити пропозицію на суму 4 тисяч з оплатою сьогодні. Якщо це справедливе пропозицію, деякі готелі приймуть це, ніж підуть щодо обтяжливого і непростому шляху збору боргів. Час – тут центральний фактор. Затія не пройде, якщо ви запропонуєте переказ грошей протягом півроку. Це повинно виглядати привабливо.
В залік майбутніх заходів.
Вкрай важко уявити, що готель відмовиться від пені зовсім.. але що вам варто запитати про це. Якщо ви частий клієнт або ваша компанія представляє відмінний джерело грошей – вам можуть дозволити піти безкарно. Припустимо – ні, ви маєте можливість спробувати домовитися, що оплачений вами штраф буде вважатися передоплатою за майбутнє захід. Вам навряд чи обов’язково знати, що це за захід (хоча це було б корисно), більшість готелів дадуть вам цілий півроку на обдумування цього. Таким чином готель все ж отримає від вас завдаток на майбутнє виконання договірних зобов’язань, але все таки ви не остаточно втратити надію не так безглуздо розлучитися з тяжко заробленими грошима. Деякі готелі можуть вказати, що в рахунок депозиту зарахується лише частка штрафу, але тим не менш це краще ніж втратити все повністю.
Зателефонуйте одному.
В цьому тісному світі завжди що то організовується. Всі знають всіх (принаймні хто-небудь може бути знайомим з потрібними людьми). Але до пори до часу ніхто крім вас не знає що ви маєте намір скасувати захід над яким мучилися останні 3 тижні. Може комусь знадобиться ваше приміщення. Спробуйте запропонувати це. Неважливо хто це буде. Спробуйте переглянути телефонні довідники підприємств, обдзвонити асоціації по проведенню семінарів і т. п. Твій друг одружується? Гімназії вашого нащадка потрібна майданчик для виступу? Все що ви зможете придумати може спрацювати.
Вперед у майбутнє
Життя було б набагато простіше, якби ви могли зазирнути в майбутнє. По мірі прогресу, я впевнений, що незабаром це буде можливо. Але до тих пір, все що ми можемо використовувати – власне {думку і знання. Бути проактивним допоможе уникнути зайвого головного болю. Вивчайте свій договір, уявляйте, що підписуєте і на що даєте своє добро. Якщо ви не впевнені напевно що захід пройде – не укладайте договір. Якщо вам здається занадто високою величина штрафу – обговоріть її зниження. Є у події історія або воно проходить вперше? Чи є які-небудь ознаки, що захід може зірватися? Медикаменти ніколи не запустять у виробництво, до тих пір, поки препарат не схвалений міністерством охорони здоров’я. Є шанс що директор фірми не захоче продовжувати або накаже вибрати інше місце?
Я щиро рекомендую діяти відкрито, у взаєминах з партнерськими готелями. Якщо є хоча б крихітний ризик скасування заходу, повідомте зацікавлені сторони до моменту підписання договору. Після підписання вже нічого не повернеш.
Автори:
Арт-Фестиваль: організація корпоративних заходів. Fashioner: Каталог підприємств Росії