Не змушуйте співробітників качати м’язи!

“Все повинно бути викладено так просто, як тільки можливо, але не простіше”
Альберт Ейнштейн
Введення
Ми живемо в інформаційний вік, і інформація тепер оточує нас всюди. Фахівці підрахували, що кожні півтора роки кількість інформації у світі подвоюється. Просто озирніться навколо – тепер у нас є телебачення, радіо, інтернет і стільниковий зв’язок. З часом стає все більше телевізійних каналів, радіостанцій, з’являються нові сайти та програми в інтернеті, стільникові телефони поступово перетворюються на кишенькові комп’ютери. І всі ці засоби несуть нам все більше і більше інформації.
Сучасні компанії, чим би вони не займалися, також відчувають на собі вплив зростаючого інформаційного потоку. У Вашу компанію весь час надходить інформація за телефонами, звичайною та електронною поштою, через інтернет-месенджери, від факсових повідомлень просто немає відбою. Все це – договори з Вашими клієнтами і постачальниками, консультації фахівців, переговори.
І якщо я приходжу в досить велику компанію і бачу, що співробітники використовують в якості блокнота Outlook або той же блокнот, або що гірше обклеюють весь монітор записками, то мене відвідує відчуття, що у цієї компанії немає майбутнього.
Інформаційні системи управління
Чим довше Ви спілкуєтеся зі своїм клієнтом або постачальником, тим більшим обсягом інформації Ви вже обмінялися. Крім того, із зростанням компанії збільшується кількість клієнтів та постачальників. У результаті кількість інформації катастрофічно наростає. Якщо всі ці дані не систематизувати, почнеться просто хаос.
Також не варто вважати, що всі Ваші працівники працюють як слід. Найчастіше необхідно контролювати якість і строки їх роботи. В умовах інформаційного хаосу це стає досить важким завданням. Підготовка різних звітів також стає все більш складним і займає все більше часу.
А що, якщо у Вас є філії в інших містах і навіть країнах? Як швидко віддавати їм розпорядження? Як контролювати їх роботу? Як об’єднати всю інформацію, якою Ви обмінювалися з філією, для зручного зберігання і пошуку в архіві?
Сьогодні для багатьох стає очевидним, що працювати по-старому вже не можна. Через неефективну зв’язку співробітників всередині компанії наростає бюрократія, знижується продуктивність роботи, зростають невиробничі витрати. Компанія перестає бути ефективною, і кожен співробітник починає витрачати все більше і більше часу на бюрократичні операції. В результаті кожен клієнт починає обходитися Вам дорожче, а кожен робочий час Вашого співробітника вносить менший внесок у загальну справу компанії.
Знайти вихід із ситуації все-таки можна. В останні кілька років з’явилися спеціалізовані інформаційні системи управління або просто GroupWare. Це – програмне забезпечення для організації ефективної взаємодії співробітників усередині компанії.
Аналогів таких систем велику кількість та завдання їх різні, так що зупинятися на цьому не будемо. Єдине хотілося б торкнутися трійку вітчизняних розробок, які на мою думку заслуговують на увагу.
Почну з найвідомішою – Terrasoft CRM
Terrasoft – найбільший в СНД постачальник комплексних рішень у сфері управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM) для компаній різних галузей і видів діяльності.
Флагманськими продуктами Terrasoft CRM є:
Terrasoft CRM X25 – комплексна CRM система, яка охоплює всі сфери управління взаємовідносинами з клієнтами та організації внутрішніх процесів компанії.
Terrasoft CRM X15 – це зручний та ефективний інструмент для управління взаєминами з клієнтами, надає базову CRM-функціональність.
Terrasoft Sales – рішення, яке покриває всі завдання відділу продажів і може стати відмінним стартом для оптимізації циклу продажів і збільшення кількості угод.
Основні переваги системи:
Висока швидкодія при великих обсягах даних (мільйони клієнтів, тисячі користувачів).
Простота налаштування: налаштувати можна все. Terrasoft CRM 3. X є конструктором з потужними можливостями налаштування. Можна створити рішення, ідеально відповідає вимогам замовника.
Крос-платформеність: підтримка MS SQL Server, Oracle, Firebird, а також може бути інтегрована з іншого СУБД.
Захист конфігурацій: вбудований механізм захисту індивідуальних користувацьких профілів.
Широкі можливості розмежування прав доступу
Висока масштабеирумость
Гнучкість налаштувань користувача
Широкі можливості інтеграції (з фінансовою системою, а також іншим програмним забезпеченням замовника, включаючи інтернет-додатки).
Висока інформаційна безпека
Зручний інтерфейс.
Повна функціональність CRM.
CRM система від відомої російської компанії 1С – 1С-Рарус.
Типове рішення «1С-Рарус:CRM Управління продажами» призначене для автоматизації процесів взаємин з клієнтами.
Допомагає організувати ефективну роботу відділів продажів, маркетингу, сервісного обслуговування на всіх етапах взаємодії з клієнтами.
Впровадження програми буде корисно організаціям сфери торгівлі, послуг, кількість клієнтів яких обчислюється сотнями.
Основні переваги системи:
Управління клієнтською базою, детальна характеристика кожного клієнта
Управління контактами з клієнтами, облік історії контактів з клієнтами, реєстрація потреби клієнтів, оперативна передача інформації між відділами
Управління подіями (діями), створення регламенту роботи з клієнтами і шаблонів типових дій
Планування і контроль дій, система нагадувань і видачі завдань
Управління продажами, створення технології продажу різних груп товарів, управління стадіями та етапами продажу, створення стандартних шаблонів дій
Інтеграція з фінансовими і обліковими програмами дозволяє створити єдиний інформаційний простір по роботі з клієнтами
Багатофакторний аналіз продажів, АВС-аналіз продажів, аналіз клієнтської бази та стану роботи з клієнтами, результатів діяльності працівників, ефективності реклами
Захист інформації, настройка для користувачів і прав доступу до інформації
Зручний інтерфейс перегляду інформації по клієнтам і дій користувачів «Профіль контрагента», «Профіль куратора», «Календар куратора»
Полегшення виконання рутинних операцій, інтеграція з електронною поштою.
Завершити хотілося б системою TeamWox GroupWare.
Веб-серверна програма, призначена для організації групової роботи в різних компаніях.
Зацікавить в першу чергу тих, кому потрібно ефективну взаємодію всередині компанії, а не тільки управління взаємовідносинами з клієнтами.
До складу TeamWox входять модулі завдань, документообігу, поштового сервісу, клієнтської бази, форуму, тих підтримки, розрахунків, продуктів, звітів та іншого.
Основні переваги системи:
Швидка установка – система встановлюється за 10 хвилин і не вимагає внедренцов
Висока швидкодія при великих обсягах даних.
Вибудовування ефективної роботи з документами
Управління клієнтською базою, детальна характеристика кожного клієнта
Управління продажами, створення технології продажу різних груп товарів, управління стадіями та етапами продажу, створення стандартних шаблонів дій
Управління контактами з клієнтами, облік історії контактів з клієнтами, реєстрація потреби клієнтів, оперативна передача інформації між відділами
Захист інформації, настройка для користувачів і прав доступу до інформації
Можливість інтеграції Online-консультанта на свій сайт
Зручний інтерфейс
Можливість розробки та інтеграції своїх модулів
Можливість протестувати у себе вдома або в компанії
Система поставляється безкоштовно, якщо користуватися нею будуть не більше 10 користувачів.
Перевага
Основною перевагою таких систем є створення єдиного інформаційного простору усередині компанії. Всі співробітники працюють через систему і спілкуються через неї. В результаті стає набагато простіше і швидше давати вказівки, а також контролювати їх виконання. Вся інформація по клієнтах і постачальниках автоматично систематизується.
Крім того, подібні системи здатні автоматично вести архів і швидко відшукувати необхідну інформацію чи документ. Створення звітів також автоматизовано. Це дозволяє миттєво дізнаватися, які продуктивність працівників і якість їх роботи, як виконуються плани продажів, і так далі.
Використання GroupWare і CRM дозволяє значно знизити «бюрократичні» проблеми, підняти продуктивність праці і знизити витрати. Це – можливість змусити Вашу компанію працювати ефективно і підвищити її конкурентоспроможність.
Сайт системи Terrasoft CRM
Сайт системи 1С – 1С-Рарус
Сайт системи TeamWox GroupWare