Основные навыки работы с Excel
Основные навыки работы с Excel
В наши дни любая работа требует базовых навыков работы в Excel. Эти базовые навыки Excel – знакомство с лентами и пользовательским интерфейсом Excel, умение вводить и форматировать данные, рассчитывать итоговые и суммарные показатели с помощью формул, выделять данные, соответствующие определенным условиям, создавать простые отчеты и диаграммы, понимать важность сочетаний клавиш и приемов повышения производительности. Исходя из моего опыта обучения более 5 000 студентов в различных программах онлайн и физического обучения, следующие 6 областей составляют основу базовых навыков Excel.
Начало работы
Excel – это огромное приложение с тысячами функций и сотнями команд ленты (меню). Открыв Excel, очень легко заблудиться. Поэтому одним из основных навыков выживания является понимание того, как ориентироваться в Excel и получать доступ к нужным функциям.
Когда вы открываете Excel, вот как он выглядит.
На экране есть 5 важных областей.
1. Панель инструментов быстрого доступа: Это место, где размещаются все важные инструменты. Когда вы запускаете Excel в первый раз, в нем есть только 3 значка (Сохранить, Отменить, Повторить). Но вы можете добавить любую функцию Excel на панель инструментов быстрого доступа, чтобы вы могли легко получить к ней доступ из любого места (отсюда и название).
2. Лента: Лента – это как расширенное меню. Она отображает все возможности Excel в понятной форме. Поскольку в Excel 1000 функций, они сгруппированы в несколько лент. Наиболее важные ленты – Главная, Вставка, Формулы, Разметка страницы и Данные.
3. Панель формул: Здесь отображаются все расчеты и формулы, которые вы пишете. Вы поймете ее важность, когда начнете создавать формулы.
4. Сетка электронной таблицы: Здесь будут размещаться все ваши цифры, данные, графики и рисунки. Каждый файл Excel может содержать несколько листов. Но сетка таблицы показывает несколько строк и столбцов активной таблицы. Чтобы увидеть больше строк или столбцов, можно воспользоваться полосами прокрутки слева или снизу. Если вы хотите перейти к другим листам, просто щелкните по названию листа (или используйте сочетание клавиш CTRL+Page Up или CTRL+Page Down).
5. Строка состояния: Здесь показано, что происходит с Excel в любой момент времени. Вы можете определить, занят ли Excel вычислением формулы, созданием разворотного отчета или записью макроса, просто взглянув на строку состояния. В строке состояния также отображаются быстрые сводки по выбранным ячейкам (подсчет, сумма, среднее, минимальное или максимальное значение). Это можно изменить, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав, какие сводки показывать.
Начало работы с Excel – 10-минутный видеоурок
Ввод и форма
Формулы делают Excel умным. Без формул Excel – это просто массивная сетка, в которой хранятся данные. С их помощью можно подсчитывать итоги, подводить итоги, отвечать на вопросы и делать выводы. Встроенные функции, такие как автосумма, позволяют легко составлять формулы для ваших нужд, не задумываясь и не изучая их.
Ресурсы для изучения формул Excel
Книги по изучению формул Excel
Курсы по изучению формул Excel
Условное форматирование
Условное форматирование – это мощная функция Excel, которая часто используется недостаточно. Используя условное форматирование, вы можете указать Excel выделить те части данных, которые соответствуют какому-либо условию. Например: выделение 10 лучших клиентов, сотрудников с производительностью ниже среднего и т.д. Хотя каждый может установить простые правила условного форматирования, опытный пользователь Excel может сделать гораздо больше. Они могут комбинировать формулы с условным форматированием, чтобы выделить данные, отвечающие практически любым условиям.
Ресурсы для изучения расширенного условного форматирования
Быстрое создание отчетов
Причина номер 1, по которой Excel используется в бизнесе, заключается в следующем – создание отчета или диаграммы. И именно с этим сталкиваются многие начинающие пользователи. Если ввод данных, подсчет итогов или форматирование таблиц – это просто, то создание отчета – это очень сложная задача, требующая нескольких дней обучения и часов работы. К счастью, все это не так уж сложно, если научиться этому правильно. Начните с приведенных ниже ссылок.
Ресурсы по отчетам и диаграммам
Продуктивное использование Excel
Недостаточно знать различные функции Excel. Начинающему пользователю важно знать, как использовать Excel продуктивно. Это включает в себя знание важных сочетаний клавиш, сочетаний клавиш мыши, обходных путей, настройки Excel и того, как сделать так, чтобы все выглядело эффектно.
Ресурсы для продуктивного использования Excel
За пределами основ – стать крутым в Excel
Как только вы освоите основы, скорее всего, вы захотите большего. Причина проста. Любой человек с хорошими навыками работы в Excel всегда востребован. Ваши начальники любят вас, потому что вы легко справляетесь с поставленными задачами. Ваши клиенты любят вас за то, что вы создаете впечатляющие вещи. Ваши коллеги завидуют вам, потому что ваши рабочие книги блестящи и просты в использовании. И вы хотите большего, потому что вы видели потрясающие результаты использования Excel.