Forrester: SharePoint Server 2010 окупиться за 10 місяців!

Вхідні дані
У дослідженні Forrester брали участь 11 великих організацій. На основі даних цих підприємств Forrester склав збірний портрет «типової компанії», для якої проводилися розрахунки витрат і економії на впровадження SharePoint 2010. Це консалтингова компанія з наступними характеристиками:
$ 1 млрд. прибутку;
7 000 офісних працівників, 5 000 з них використовують SharePoint;
25 офісів по всій Північній Америці і 15 відділень у Європі, Південній Америці та Азії; велика частина роботи виконується віддалено маленькими командами на всіх сайтах.
Основні результати
Таблиця 1. Загальний повернення інвестицій компанії, з поправкою на ризики.
Таблиця ілюструє загальний фінансовий потік віртуальної компанії, на основі даних і характеристик, отриманих в ході інтерв’ю з керівниками реально існуючих організацій. При дослідженнях робиться поправка на ризики, т. к. в оцінці витрат і переваг від впровадження тієї чи іншої технології завжди присутня деяка частка невизначеності. Основні результати досліджень:
Повернення інвестицій (ROI). Як видно з Таблиці 1 повернення інвестицій з поправкою на ризик для організації становить 108% (не рахуючи вигоди від підвищення продуктивності, про це далі), з терміном окупності менше 12 місяців з дня впровадження.
Прибуток. Вигоди, одержувані організацією, яка впровадила SharePoint Server 2010, становлять приблизно $ 3.1 млн. ( з поправкою на ризики). Ці фінансові вигоди включають в себе витрати, пов’язані з економією на заміні або модернізації існуючої системи управління документів та її платформи.
Витрати. Витрати на впровадження та супровід SharePoint Server 2010, за результатами дослідження, становлять близько $ 1.5 млн. Ці витрати включають витрати на впровадження, додаткові витрати на обладнання, ліцензії і т. д.
На чому ж економить SharePoint Server 2010?
В інтерв’ю з клієнтами Microsoft, Forrester визначили наступні ключові переваги інвестиції в Microsoft SharePoint Server 2010:
Пустити кошти, використовувані для постійного оновлення апаратного та програмного забезпечення, на розвиток компанії.
Уникнути витрат на заміну діючої системи документообігу в результаті реалізації можливостей SharePoint 2010 по управлінню документами.
Заощадити кошти в результаті використання функціональності порталу SharePoint 2010.
Скоротити витрати на людські ресурси, необхідні для ІТ-адміністрування і розробки додатків.
В цілому, клієнти очікують, що новий SharePoint Server поліпшить процес спільної роботи, підвищить продуктивність праці працівників, і зробить процес управління компанією більш ефективним.
Таблиця 2. Загальна економія з SharePoint Server 2010 (без поправки на ризики)
Оновлення платформи для спільної роботи
Якщо організація не готова поки до впровадження SharePoint Server 2010 у поточному році, їй все одно знадобляться кошти на оновлення існуючої внутрішньокорпоративної системи в подальшому. Це потягне за собою витрати на оновлення існуючої версії SharePoint (2003 або 2007) на версію SharePoint 2010.
Управління документами
Ще однією перевагою SharePoint Server 2010 можна вважати економію на заміну існуючої системи документообігу в компанії з допомогою посилених в цьому напрямку можливостей SharePoint Server 2010, який дозволить безболісно перевести систему управління документами на нову платформу.
Оновлення та супровід портальної платформи
Портальна платформа, яку організація використовує зараз для роботи своїх внутрішніх і зовнішніх Web-сайтів, старіє і вимагає все більше коштів на супровід. Перехід на нову платформу може бути частиною плану розвитку організації в майбутньому, але все одно зажадає витрат часу на перенесення сайту. Перехід на SharePoint 2010 буде менш витратним. Міграція на SharePoint 2010 сьогодні заощадить кошти для розвитку компанії завтра.
Автоматизація бізнес-процесів, перерозподіл ІТ-ресурсів
«Завдяки модульності SharePoint і його системі безпеки ми можемо делегувати обов’язки по управлінню SharePoint самої організації,» – пояснює один з опитаних ІТ-директорів. – «Організації зможуть заощадити кошти за рахунок самостійного управління системою на SharePoint, зберігаючи при цьому її 100% доступність і стабільність». ІТ-менеджери очікують, що можливості SharePoint 2010 по управлінню особистими сайтами дозволять співробітникам самим створювати та супроводжувати свої сайти, тоді як ІТ-ресурси будуть спрямовані на інші потреби бізнесу.
Економія за рахунок підвищення продуктивності
«Найголовнішою перевагою SharePoint є те, що він дозволяє кільком користувачам одночасно працювати над одним документом,» – розповідає один з менеджерів компанії, яка брала участь у дослідженнях. – «Тепер, завдяки SharePoint, нам не потрібно постійно відправляти email з потрібними документами один одному. Тепер я впевнений, що важливі документи з маркетинговими кампаніями і матеріалами, наприклад, містять найактуальніші дані і завжди доступні через SharePoint».
Навчання користувачів
Навчання користувачів професійно нерідко вимагає відряджень в інші міста (наприклад, семінари), витрат на проживання та переїзди, і відриву від робочого процесу на кілька днів. Скорочуючи час і витрати на навчання під керівництвом інструктора в класах, і замінюючи це самонавчанням з індивідуальним змістом курсу і гнучким графіком навчання, компанія може досягти необхідного рівня кваліфікації персоналу при більш низьких фактичних витратах. Багато опитані компанії розповіли про свої плани використання e-Learning підходу до навчання персоналу: передачу знань та кращих практик через вебінари, відео матеріали, електронні книги і навчальні приклади, а також підтримку спільного спілкування співробітників через wiki, блоги і форуми. Звичайно, ці інструменти не замінять навчання під керівництвом інструктора, але швидше доповнять його.
У таблиці 3 показані розрахунки по скороченню витрат на навчання працівників, які припускають, що 20% працівників компанії будуть змушені виїхати на 5 днів для навчання. Якщо час їх відсутності скоротити на 50% ( за умови, що буде досягнутий той же результат, тільки за рахунок онлайн-навчання), то компанія може заощадити близько $ 2.5 млн.
Таблиця 3. Скорочення витрат на навчання персоналу
Підвищення ефективності роботи HR відділу
Співробітники HR-відділу у багатьох компаніях витрачають велику частину свого робочого часу на відповіді на одні й ті ж питання співробітників – по email, телефоном, один-на-один або проводячи групові презентації. Ця проблема може бути вирішена завдяки стандартним інструментам SharePoint, наприклад, окремий блог HR відділу, який буде містити відповіді на часті запитання. В результаті отримуємо менше тимчасових витрат на дублювання відповідей і більше працівників, обізнаних з тих чи інших питань, які їх цікавлять. Співробітники HR відділу, в свою чергу, стануть більш доступні для керівництва і більше займатися своїми прямими обов’язками.
Приміром, 75 співробітників HR відділу будуть економити 30 хвилин в день в результаті змін. Це дозволить компанії за 3 роки заощадити $ 900,000 на більш ефективній роботі HR-відділу. (Таблиця 4).
Таблиця 4. Підвищення ефективності роботи HR відділу
Підвищення ефективності роботи відділу по роботі з клієнтами
Роль менеджера по роботі з клієнтами і партнерами включає в себе розуміння вимог і побажань клієнта і відповідає за взаємодію між клієнтом і компанією, побудова нових відносин з новими клієнтами і партнерами, і, в кінцевому рахунку, укладення нових угод.
Використання нових інструментів для вирішення питань з існуючими та потенційними клієнтами, прискорення реагування на виникаючі проблеми або нові пропозиції по співпраці, може значно підвищити авторитет компанії в очах клієнтів і партнерів. Спілкування з існуючими та потенційними клієнтами буде більше спрямована на специфіку їх бізнесу, ви будете говорити з ними їхньою мовою. Наскільки важливий своєчасний аналіз інформації про клієнта замість наступних постійних запитань? В таблиці 5 показані розрахунки цієї різниці в роботі.
Таблиця 5. Підвищення ефективності роботи відділу по роботі з клієнтами
Висновки
Результати цього дослідження показали, що стандартизація та централізація роботи компанії з допомогою інструментів SharePoint Server 2010 має потенціал для забезпечення стабільного прибутку компанії протягом багатьох років її існування. Повернення інвестицій з урахуванням ризиків у розмірі 108% разом із швидким терміном окупності (до 12 місяців) дає впевненість в успішності і правильності прийнятого рішення.
Катерина Овеченко
Анна Кравець
Джерело – Блог Ганни Кравець
менеджера по маркетингу компанії ANROM, лідера українського ринку в галузі впровадження та розробки корпоративних порталів.
Follow me on Twitter!