Від хаосу до порядку

Перш ніж рухатися далі наведемо порядок з існуючою інформацією.
Інформація сама по собі не має значення до тих пір, поки ми не починаємо її використовувати. Але якщо не навести в ній порядок, то ми навряд чи зможемо її використовувати. Порядок – це коли кожна річ має своє місце.
Подивіться на свої книжкові полиці або загляньте в комп’ютер. Можна знайти потрібну книгу або хоча б зрозуміти принцип розташування книг на полиці.
Наш комп’ютер часто перетворюється в скарбничку незліченної кількості інформації, з якої незрозуміло, що робити. Тому, впорядкувати існуючі інформаційні завали.
Завдання: викинути все непотрібне і впорядкувати потрібне. Бажано не тільки навести порядок в існуючій інформації, але і в подальшому не набирати непотрібну.
Будемо дотримуватися принципу системності. Спираючись на принцип системності, вирішувати завдання набагато простіше.
Використовуємо послідовність з 4-х кроків:
1. Сортування або систематизація.
2. Чистка.
3. Вибір місця зберігання.
4. Контроль і підтримання порядку.
Важливо виконати кожен крок, і особливо важливо дотримуватися послідовність кроків. Не починайте відразу все викидати (етап чищення), поки не систематизуєте носії інформації по вибраному Вами принципом.
Отже, почнемо з першого кроку – Сортування або систематизація.
Розділіть всю наявну у Вас інформацію на категорії. Критерії повинні бути зручними і зрозумілими Вам особисто.
Інформація може також класифікуватися за видом носія: книги, файли, диски.
Різні категорії, які Ви введете можуть відображати сфери Ваших інтересів. Розглянемо приклад з книгами, але аналогічно чинимо і з файлами в комп’ютері. Спочатку введемо загальний класифікатор:
– художні,
– спеціальні по професії,
– спортивні,
– духовні,
– езотеричні,
– книги по здоров’ю,
– ітд
Усередині кожної категорії можуть бути підкатегорії, наприклад:
Категорія – Езотеричні:
– Фен-шуй
– Нумерологія
– Фізіогноміка
– ітд
Аналогічно всім іншим категоріям.
Вже цей аналіз покаже Вам різноманітність Ваших інтересів. Це корисно зробити, хоча б для того, щоб зрозуміти – звідки що взялося і з якою метою. А також вирішити, чи потрібно Вам це чи ні.
Оцінити структуру можна і кількісно. Для цього варто підрахувати кількість книг по кожній темі.
Другий крок – Чистка.
На цьому кроці ми приймаємо рішення – як надійти з наявною інформацією. Наскільки актуальна для Вас конкретна тема ? Пізнавати світ цікаво, з цим ніхто не сперечається, але не можна обійняти неосяжне.
Можна запропонувати наступний алгоритм:
1. Визначте найбільш важливі сфери свого життя: кар’єра, сім’я, фінанси, інтелектуальний, фізичний, духовний розвиток та ін.
2. Намітьте – бажані цілі в кожній сфері – короткострокові та довгострокові.
3. Визначте – яка інформація Вам потрібна.
4. Виходячи з цілей та інформації, можна проводити подальшу чистку.
Процес постановки цілей, звичайно, більш складний. Ми до нього ще повернемося в наступних статтях.
Закінчивши, таким чином, цілепокладання, проводимо Чистку.
Варіантів може бути кілька.
– залишити,
– віддати в бібліотеку, в дитячі будинки,
– подарувати друзям,
– віднести в Букініст, на книжковий ярмарок (запропонувати тим, хто продає старі книги),
– викинути.
Якщо рішення спірне, то можна відкласти книги на тимчасове зберігання. Це може бути спеціальне віддалене місце – наприклад, комора. І викинути шкода, і не знаєте – а може цим будете займатися. Нехай рішення відлежиться. Наступного разу, можливо, стане більш зрозуміло, що з цими книгами робити.
Третій крок: Визначити місце зберігання.
Бажано для кожної категорії знайти своє постійне місце зберігання. Для книг – це певні полиці у конкретному шафі. Кожна тематична категорія повинна знайти своє місце зберігання. Категорії близькі за тематикою краще зберігати поруч.
Четвертий крок – Підтримка порядку.
Регулярно перевіряйте стан встановленої Вами системи. За певний проміжок часу надходить нова інформація, купуються нові книги. Частина книг використовується і знімається з полиць. Якщо періодично, наприклад, в кінці місяця контролювати і приводити в порядок встановлену Вами систему, то можна гарантувати відсутність стану «інформаційного перевантаження».
Через більш тривалі періоди часу, наприклад, через півроку – рік, необхідно проводити «підстроювання» Вашої системи. З’явилися нові інтереси, якісь теми стали неактуальні. Приведіть у відповідність і Вашу систему систематизації і зберігання згідно з цими змінами.
Виконання розглянутих 4-х кроків дозволить позбутися хаосу, як у Вашому навколишньому просторі, так і в Вашій голові. І Вашу увагу, звільнившись від «інформаційних завалів», зосередиться на вирішенні важливих поточних завдань.
Медведєв Микола www.djinni.ru/wordpress/ – блог на тему: Інформаційний ККД