Як піти від «текучки» і нарешті зайнятися стратегічними завданнями

«Хто, якщо не я?» — типова думка, яка затягує в рутину. Знайти час на дійсно важливі справи допоможе правильна підготовка.
Управління поточними подіями організації, або оперативний менеджмент, — це необхідна частина роботи над проектом. Сюди входить, наприклад, щоденне взаємодію з підлеглими або негайне реагування на всі вхідні завдання. Але це приносить реальну користь, тільки якщо робота побудована на основі продуманої і затвердженої стратегії, якої якраз і повинен займатися власник підприємства. В іншому випадку це нескінченний, поглинає всі ресурси, хаотичний процес.
У будь-якому підручнику з управлінської діяльності написано, як правильно вибудувати роботу: спроектувати, впровадити, а далі делегувати систему оперативного керівництва компанією топ-менеджменту. Але на практиці все виявляється набагато складніше. Перед впровадженням нової системи управління важливо створити необхідні умови.
Підготувати персонал
Для того, щоб піти від «текучки», завдання треба делегувати. Причому зробити це так, щоб постійно не відволікатися на контроль.
Щоб компанія процвітала, а власник міг зайнятися стратегічними завданнями, в колективі повинні бути ініціативні керівники і сумлінні виконавці.
Систем типологізації співробітників безліч, але всі вони так чи інакше зводяться до того, що компанії повинні працювати мотивовані та зацікавлені люди. Тому на даному етапі дуже важливо якісно провести оцінку персоналу. Найкраще для цього підійдуть способи, при яких основним критерієм є результативність, а не компетенції. Наприклад, можна скористатися методом «360 градусів» — це оцінка працівника його колегами, підлеглими, керівництвом, клієнтами і їм самим.
Що ж робити з тими, хто показав себе неефективним співробітником? Для початку спробуємо їх «полагодити», тобто мотивувати. Тут потрібно виявити тих, кого надихають досягнення: вони будуть працювати веселіше, якщо їм пообіцяють премію. А от від тих, кого мотивують покарання, і тих, хто взагалі ніяк не реагує на стимуляцію (це ще гірше), потрібно позбавлятися. Важливо зробити цей процес поетапним і неочевидним для команди. В іншому випадку у вас є всі шанси компанію розвалити.
До інших треба чітко донести думку, чого ви від них очікуєте, а точніше — за що видаєте зарплату. Співробітник повинен розуміти, що його дії завдають ось таку прибуток компанії, саме тому він отримує ось такий оклад і таку премію. Іншими словами, впровадьте прозору систему матеріальної мотивації, засновану на показниках ефективності — KPI (Key Performance Indicator).
Розібратися з фінансами
Отже, розібралися з командою. Переходимо до самої животрепетної теми для будь-якого бізнесмена — фінансів компанії.
Іноді, особливо під час бурхливого росту, власник і топ-менеджмент забувають про найголовніше — про економіку проекту. Щоб ви чітко розуміли, як приходять і йдуть гроші, потрібно провести ряд процедур.
Прорахувати юніт-економіку проекту — прибутковість або збитковість однієї одиниці товару або послуги в розрахунку на одного клієнта. Це дозволить зрозуміти, які продукти потрібно посилити, а від яких відмовитися, щоб бізнес в цілому залишався рентабельним.
Виявити і просувати самий маржинальний продукт. Керуйтеся принципом: посилювати сильне, щоб розвивати слабке. Якщо немає прибутку, ресурсів на нові напрями у вас просто не буде.
Перевірити фонд оплати праці (ФОП) на доцільність. Ви здивуєтеся, але при правильному розрахунку економіки проекту може виявитися, що вам цілком вистачить «двох з половиною землекопів». Іноді замість того, щоб тримати трьох співробітників, краще розподілити (за доплату) додаткову частину завдань між двома працівниками — це значно заощадить ФОП.
Все це необхідно зробити для того, щоб підготувати середовище для передачі відбудованих процесів топ-менеджменту компанії.
Провести стандартизацію процесів
Переходимо до тактичним діям. Ви коли-небудь замислювалися, чому співробітники в ресторанах фастфуду так швидко працюють? Тому що у них чітко прописані процеси: вони знають, в якій послідовності складати бургери, як переміщатися по кухні, щоб не зачепити колегу, скільки грамів соусу додати в конкретне блюдо. Те ж саме потрібно зробити з будь-яким процесом у вашій компанії.
Можна почати з того ж персоналу: складіть посадові інструкції. Тільки не завантажуйте з інтернету, а напишіть саме те, що повинен робити конкретний працівник у вашій компанії. Також розрахуйте систему KPI — ми вже говорили вище про необхідність використання даної методики. Краще, якщо вона буде затверджена для всіх співробітників.
У продажу обов’язково додайте систему CRM (Customer Relationship Management — керування взаєминами з клієнтами), щоб не упустити жодного клієнта і не вести роботу в обхід стандартів і чек-листів.
Потрібно регламентувати всі процеси: від простих завдань до складних управлінських рішень. Звичайно, іноді правила можна порушувати, але завдяки чіткій системі координат ви зможете не турбуватися про те, що зараз відбувається на тому чи іншому рівні компанії.
Впровадити автоматизацію
Під час процесу стандартизації ви виявите ті зони, які можна і треба автоматизувати, тобто виключити необхідність повторення однотипних дій. Наприклад, при отриманні входить заявки менеджер вносить дані про клієнта в CRM-систему, далі копіює інформацію для спеціаліста по роботі з клієнтами в Excel, а для маркетингу переносить інформацію у Google Таблиці». Всіх цих маніпуляцій можна уникнути і тим самим значно підвищити ефективність роботи співробітників і виробничого процесу в цілому.
Ви здивуєтеся, скільки сил і часу можна заощадити, якщо не використовувати працю менеджера для стандартних розрахунків, а один раз витратитися на розумне операційне рішення. Такі системи зараз є і для CRM в продажах, і для бухгалтерських задач, і навіть для рекрутингу.
Автоматизуйте все, що тільки зможете. Так ви уникнете нескінченних помилок через людського фактора, оптимізуєте процеси і, можливо, заощадите на фонді оплати праці.
Налагодити оперативне управління
Отже, ви оточені мотивованими працівниками, які знають, що їм треба робити, щоб отримати гідний результат. У вас зрозуміла фінансова модель, і ви уявляєте, куди треба рухатися, щоб постійно збільшувати прибуток. Процеси всередині компанії стандартизовані і автоматизовані.
Тепер потрібно делегувати операційне управління. Важливо: не зав’язуйте процеси на одній людині, щоб не поставити себе в положення, коли ваш бізнес повністю залежить від найманого менеджера. Прибравши від себе оперативне управління, не створюйте ще один полюс, а постарайтеся розділити завдання на кілька різних напрямків: скажімо, всі грошові питання доручити фінансовому відділу, а роботу з клієнтами — сервісного.
Тепер зі спокійною душею ви можете займатися стратегічним управлінням. Але обов’язково мінімум раз в квартал звіряйте, збігається чи тактична частина управління проектом з впроваджуваної вами стратегією. Адже розумний контроль — запорука стабільної роботи компанії.
Читайте також
??
18 фільмів, які навчать вас вести бізнес
6 ключових навичок керівника
Що таке помилка планування і як правильно оцінювати терміни