Секрети продуктивності від автора популярного сервісу управління завданнями Todoist

Автор Todoist Амір Салихефендик (Amir Salihefendic) розробив власну систему продуктивності, яка ось уже 9 років допомагає йому без стресу досягати поставлених цілей. Сьогодні Амір розповість про свою системи та її інтеграції з Todoist.
Більшість людей не прагнуть впорядкувати свій робочий процес, пускають все на самоплив і сподіваються на краще. Але якщо є система, можна маневрувати між безліччю завдань, розставляти пріоритети і не відчувати себе перевантаженим.
Свою систему продуктивності я назвав Systemist. Я вигадав її — а на її основі і Todoist — в 2007 році. У той час я жив у гуртожитку в Орхусі (Данія) і вивчав інформатику. У мене було дві підробітку і безліч особистих проектів. Я відчував себе перенапряженным та дезорганізованим. Все змінилося, коли в голову прийшла ідея Systemist.
Чого мені допомогла домогтися ця система?
Заснувати компанію Doist Ltd. розробити продукт, що дозволяє людям домагатися чудових результатів.
Успішно поєднувати обов’язки засновника і генерального директора. Я все встигаю і не відчуваю перенапруги. У компанії працюють 50 осіб, і навряд чи хтось з них бачив мене виснаженим.
Щодня виявляти пріоритетні аспекти робочого процесу і завжди пам’ятати про важливі листах, зустрічах і проектах.
Насолоджуватися життям поза роботи: проводити час з дружиною, подорожувати, займатися самоосвітою і спортом, стежити за здоров’ям.
Баланс між роботою та особистим життям — запорука особистої ефективності.
Systemist найкраще працює у зв’язці з Todoist. Але можна використовувати і будь-які інші програми і сервіси управління завданнями. Базові принципи системи набагато важливіше конкретних інструментів.
Завантажити
QR-Code
Todoist: список справ і завдань
Розробник:
Doist
Ціна:
Безкоштовно
Завантажити
QR-Code
Todoist: список справ, завдань і нагадування
Розробник:
Doist
Ціна:
Безкоштовно
6 принципів Systemist
1. Застосовувати скрізь
Система і система, щоб користуватися нею скрізь і всюди. У вас повинен бути доступ до планувальником з будь-якого пристрою, в будь-якому місці.
Ми витратили багато сил, щоб Todoist був доступний у всьому світі. Рекомендую встановити його (або інше подібне додаток) відразу на всі пристрою і платформи, які у вас є: телефон, планшет, ноутбук, в браузери і так далі.
2. Застосовувати у всьому
Система працює, якщо охоплює всі аспекти особистого і професійного життя. Це дасть вам свободу. Ви будете контролювати все важливе і не будете більше забувати про такі речі, як зустріч з клієнтом або купівля подарунок близькій людині.
Майже вся моя діяльність впорядкована. Зокрема, я систематизував:
Майбутні заходи (зустрічі всередині і поза компанії).
Складні проекти, роздроблені на безліч дрібних етапів.
Повторювані завдання для контролю над довгостроковими проектами.
Електронну пошту (якщо я не можу відповісти на лист відразу, перекладаю його в завдання з допомогою Todoist для Gmail).
Повідомлення про баги, якщо їх усунення зав’язано на мені.
Список релізів (загальний з колегами).
Список покупок (загальний з дружиною).
Веб-сторінки, дії на яких я не можу зробити відразу. Наприклад, сторінка якого-небудь товару з Amazon.com (ще не вирішив, купувати чи ні), сторінка фільму на IMDb, який хочу подивитися, чи стаття, яку хочу прочитати пізніше. Для всього цього я використовую Todoist для Chrome.
Завдання, пов’язані зі здоров’ям (щотижневе відвідування тренажерного залу і бігові тренування).
3. Розбивати великі завдання на здійсненні дрібні
Невелику завдання легше виконати. Тому завжди розбивайте великі проекти на дрібні підзадачі, які можна зробити протягом години (або менше). По-перше, це допоможе зрозуміти, скільки часу у вас іде на ту чи іншу справу. А по-друге, ви будете бачити прогрес.
Важливо, щоб завдання було здійсненною. Ви повинні бути в змозі реалізувати те, що вносите в список справ.
4. Розставляти пріоритети
Щодня я виконую від 15 до 25 завдань. Вони найбільш важливі в даний момент часу.
У Todoist розставляти пріоритети легко. Ось як роблю я:
Обов’язково встановлюю термін, до якого справа повинна бути завершено. Важливі завдання ставлю на сьогодні або завтра, неважливі виписую на майбутнє.
Визначаю рівні пріоритизації. У Todoist їх чотири. Сервіс автоматично сортує таски в залежності від важливості.
Щоб ще більше підкреслити важливість завдання, використовую мітки типу @high_impact. З ними зручно відстежувати, скільки важливих завдань зроблено за день.
5. Щодня спустошувати список справ
До того, як я почав користуватися правилом «0 входять», в моїй електронній пошті панував хаос. Я відчував себе жахливо щоразу, коли доводилося розбирати завали.
Для управління завданнями я використовую схоже правило — «0 завдань to-do-листі».
Якщо ви не встигли зробити за день все, що намітили, не переносите залишилися завдання на наступний день. Краще обнулите список справ і складіть новий план. Це дозволить вам підбити проміжні підсумки, зрозуміти, в який момент ви знаходитесь, і знову розставити пріоритети.
6. Завжди отримувати зворотний зв’язок
Більшість систем управління часом сфокусовані на тому, що треба зробити, а не на те, що вже зроблено. Але який у цьому сенс, якщо не бачиш свій прогрес і не розумієш, наскільки продуктивний?
Тому ми створили Todoist Karma. Вона дозволяє відстежувати, візуалізувати і покращувати особисту продуктивність.
Todoist Karma як міні-гра: виконуєш завдання, набираєш окуляри і бачиш, як ростуть кольорові графіки. Це дуже цікаво, особливо для новачків в тайм-менеджменті. Щоб було ще цікавіше, можна встановлювати не лише щоденні, але і щотижневі мети, а також ділитися результатами в соціальних мережах, підвищуючи тим самим рівень відповідальності.
Додаткові поради
Робота з електронною поштою
Перевіряйте електронну пошту двічі в день. Наприклад, вранці та після обіду.
Прагніть до порожньої папці «Вхідні».
Якщо можна, відповідайте на лист відразу. Якщо немає, переведіть його в завдання, обов’язково вказавши термін виконання та пріоритетність.
Вимкніть повідомлення на всіх пристроях. Це допоможе не відволікатися.
Робота з мессенджерами
Месенджери — вбивці продуктивності, вони смикають і відволікають. Дослідження показують, що середньостатистичний офісний працівник в середньому витрачає на відволікання і перерви понад дві години на день. Це означає, що трудова тиждень збільшується більш ніж на 10 годин, адже обсяг роботи не скорочується.
Поєднуйте листування в месенджерах з інтернет-серфінгом. Коли потрібно просто працювати (писати звіт, малювати макет і так далі), закривайте програми чатів.
Обробляйте повідомлення пакетами: відкрили месенджер, все прочитали, всім відповіли і знову закрили.
Вимкніть повідомлення месенджерів на мобільному телефоні.
За словами Салихефендика, дана система допомагає йому бути сфокусованим, розсудливим і здоровим.
Напишіть в коментарях, що ви думаєте з приводу Systemist, а також поділіться своїми секретами продуктивності.