16 советов по работе с Microsoft Word, которые нужно выучить прямо сейчас

Думаете, вы знаете все о Microsoft Word? Вот несколько скрытых трюков и экономии времени, которые необходимо знать о текстовом редакторе из Редмонда.

Microsoft Word – самая распространенная программа для работы с текстом на рынке; она интуитивно понятна даже самым технологически неграмотным пользователям компьютера и поддерживается мощным пакетом Microsoft Office.

Подталкиваемый облачными программами, такими как Google Docs, Word с годами эволюционировал: появились онлайн-подписки, обеспечивающие доступ на нескольких устройствах, а также бесплатная облачная версия Word. Но, несмотря на конкуренцию, программное обеспечение Microsoft остается основным инструментом для создания важных документов. А почему бы и нет? Оно надежно, настраиваемо и имеет множество встроенных функций, которые вы, возможно, еще не пробовали. Читайте далее о некоторых полускрытых возможностях, о которых знают только опытные пользователи.

1. Определите статистику читабельности

Word способен оценить не только грамматику и орфографию, но и сложность вашего текста. Например, соответствует ли ваш текст уровню понимания человека, получающего высшее образование, или того, кто все еще изучает формы и цвета?

Word использует лингвистические тесты, такие как тест Flesch Reading Ease (Открывается в новом окне), который рассчитывает оценку по 100-балльной шкале. Чем выше число, тем легче понять текст. В документации Office указано, что нужно набрать от 60 до 70 баллов.

Кроме того, Word проводит аналогичный лингвистический тест, тест Flesch-Kincaid Grade Level, который позволяет определить, для какого уровня знаний в США написан текст; по мнению Microsoft, большинство документов должны соответствовать уровню от 7,0 до 8,0.

In order to use this feature, you will first have to turn it on by navigating to File > Options > Проверка Затем выберите Показать статистику читабельности в разделе Орфография и грамматика. Теперь, когда вы попросите Word выполнить проверку орфографии, он также выведет статистику читабельности вашего документа.

2. Выделить квадратное поле текста

Эта функция может быть использована только в очень специфических случаях. Если вы будете удерживать клавишу Alt в Windows или Option на Mac, одновременно щелкая и перетаскивая мышь, вы сможете нарисовать в документе квадрат, который будет выделять все символы в этом квадрате. Если вы когда-нибудь захотите создать идеальный квадрат фиолетового текста в середине куска текста, то именно так вы и поступите.

3. Генерировать случайный текст

Если вам нужно добавить Lorem Ipsum в документ в качестве заполнителя, Word поможет вам в этом. Просто введите: =lorem(p,l) и замените “p” на нужное вам количество абзацев, а “l” – на нужное вам количество предложений. Вы также можете просто заключить одно число в круглые скобки, и тогда будет создано столько абзацев. Когда все будет готово, поместите курсор в конец уравнения и нажмите Enter, чтобы создать текст.

В качестве исходного материала для заполнения места можно также использовать произвольную документацию Office. Вместо этого используйте уравнение =rand(p,l).

4. Добавьте Калькулятор в Word

Word has a built-in calculator that can help you solve equations right in your document. First, add it to the Word menu by navigating to File > Options > Найдите панель инструментов быстрого доступа и выберите в раскрывающемся меню пункт Все команды. Найдите Калькулятор и нажмите Добавить, чтобы переместить его в колонку Панель инструментов быстрого доступа. Нажмите OK, чтобы вернуться в документ.

Вы заметите, что в верхней части вашего документа Word появился маленький серый кружок. Теперь вы можете вводить математические уравнения, и если вы их выделите, этот значок изменит цвет. Нажмите на значок, и Word вычислит ответ.

5. Выделение предложения одним щелчком

Чтобы быстро выделить целое предложение, удерживайте клавишу Ctrl в Windows или Command на Mac и щелкните по началу предложения. Word позаботится обо всем остальном.

6. Перемещайтесь по горячим точкам редактирования

Нажав Shift-F5, вы сможете просмотреть все части документа, которые вы недавно редактировали. После повторного открытия документа этот трюк даже запомнит, где вы редактировали последний раз.

7. Пишите текст в любом месте

Вы можете использовать Word как своеобразную доску и легко размещать текст в любом месте страницы. Просто дважды щелкните на любом месте страницы, и Word позволит вам начать вводить текст. Word автоматически вставляет жесткие возвраты и табуляции, чтобы вы могли вводить текст. Поэты-авангардисты, эта функция для вас.

8. Автообновление даты и времени

Иногда у вас есть документ, который вы используете снова и снова, обновляя лишь несколько ключевых деталей. Если это такой документ, как письмо, в котором указаны дата и/или время, можно воспользоваться одной маленькой хитростью – позволить Word автоматически обновлять дату.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Дата и время, после чего появится всплывающее окно. Выберите нужный вам формат даты, а затем не забудьте установить флажок “обновлять автоматически” в правом нижнем углу. Теперь дата будет автоматически обновляться при каждом открытии (или печати) документа.

9. Преобразование в PDF и HTML-документ

Word позволяет легко преобразовать ваш документ в PDF или HTML файл. Когда вы “сохраните как” файл, вы увидите выпадающее меню “Сохранить как тип”, которое предлагает множество вариантов, включая PDF и Web Page.

Обратите внимание, что функция Web Page может содержать много дополнительного кода. Это не обязательно повлияет на страницу, но может сделать ее немного беспорядочной, если вам понадобится что-то изменить. Другой вариант – использовать бесплатный сайт преобразования, например Word to Clean HTML (Открывается в новом окне), который, как следует из названия, создает HTML-код из текста, скопированного и вставленного непосредственно из документа Word.

10. Изменение заглавных букв простым способом

Вы можете легко изменить капитализацию любого текста одним нажатием кнопки. Выделите выделение и нажмите на выпадающее меню “Aa”, чтобы изменить текст между регистром предложения, прописными или строчными буквами. Вы также можете сделать так, чтобы каждое слово начиналось с заглавной буквы и переключаться между регистрами.

11. Показать скрытые символы

Если вы работаете над сложным документом с различными стилями, колонками и форматами, редактирование может быстро превратиться в утомительное занятие. Лучший способ увидеть, что происходит с форматированием документа, – сделать видимыми все невидимые знаки (жесткие возвраты, мягкие возвраты, табуляции, пробелы). Нажмите Ctrl-Shift-8 в Windows или Command-8 на Mac.

12. Замена невидимых символов и форматирования

Инструмент “Найти и заменить” в Microsoft Word – это просто спасение. С его помощью можно быстро и легко вносить массовые изменения без необходимости искать и выискивать каждый экземпляр того, что вам нужно изменить. Но вы также можете выполнить поиск и замену скрытых символов в документе.

Нажмите кнопку Найти и заменить в Word, затем нажмите кнопку Еще в диалоговом окне. Нажмите на Формат для поиска форматирования в документе – выпадающее меню включает поля, шрифт, стили и межстрочный интервал. Например, вы можете найти и заменить зеленый шрифт на фиолетовый. Нажмите кнопку Специальный для поиска специальных символов (тире, пробел и т.д.).

Вы также можете вставлять команды в текстовое поле для прямого поиска форматирования и символов. Используйте ^p^p для поиска/замены двойных пробелов и замените их на ^p для одинарных пробелов. Также можно использовать ^t для поиска табуляции, ^# для поиска цифр, ^$ для букв и ^w для любых пробелов.

13. Вставка объектов в Word

If you ever feel like your document could use a little something added to the body copy, Word allows you to insert objects directly onto the page. Click Insert > Объект открывает диалоговое окно, в котором показано, что можно добавить. Так можно добавить в документ диаграмму, но можно также вставить PDF или таблицу Excel.

14. Вставка уравнений

You can add complex math equations into Word by click Insert > Уравнение , а затем выберите уравнение, которое вы хотите добавить. После вставки в документ вы можете изменить форматирование или заменить буквы цифрами.

15. Защитить документ

Word has a fair amount of built-in protection that will encrypt your writing. Click File > Информация для управления разрешениями на просмотр и редактирование, включения шифрования паролем и создания пароля для документа.

16. Окно поиска – ваш друг

Не знаете, где что находится? В последних версиях Microsoft Word вы можете ввести искомое в поле поиска для быстрого доступа.

Понравилось то, что вы читаете?

Подпишитесь на рассылку Tips & Tricks, чтобы получать советы экспертов, позволяющие получить максимальную отдачу от ваших технологий.

Эта рассылка может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на рассылку означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Вы можете отказаться от рассылки в любое время.