Как подготовить отчет о прибылях и убытках: Это легко с нашим бесплатным шаблоном
Как подготовить отчет о прибылях и убытках: Это легко с нашим бесплатным шаблоном
Очень немногие владельцы малого бизнеса интересуются бухгалтерским учетом.
Но, как выясняется, понимание основ бухгалтерского учета может стать разницей между успехом и неудачей вашей компании.
Есть три конкретных финансовых отчета, которые должны понимать все владельцы малого бизнеса: балансовые отчеты, отчеты о движении денежных средств и отчеты о прибылях и убытках (P&L).
На первый взгляд все они кажутся довольно раздражающими и сложными, но если разложить их по отдельности, то все окажется довольно просто.
Эта заметка посвящена отчетам о прибылях и убытках.
К концу этой заметки вы будете знать 99% всего, что вам когда-либо понадобится знать об отчетах о прибылях и убытках. И вы сможете скачать наш бесплатный шаблон отчета о прибылях и убытках.
Что такое отчет о прибылях и убытках (P&L)?
Отчет о прибылях и убытках, также называемый отчетом о прибылях и убытках, отражает доходы (прибыль или продажи) и расходы вашего предприятия за определенный период времени.
Другими словами, отчет о прибылях и убытках говорит о том, приносит ли ваш бизнес прибыль или нет. Владельцы малого бизнеса могут использовать отчет о прибылях и убытках для оценки эффективности бизнеса, выявления возможностей для улучшения и разработки новых стратегий роста.
По мнению Администрации малого бизнеса США, это “лучший инструмент для того, чтобы понять, прибылен ли ваш бизнес”.
Как правило, отчет о прибылях и убытках оценивается за следующие общие периоды времени:
Некоторые отчеты о прибылях и убытках очень просты для создания и понимания, поскольку состоят всего из нескольких строк.
Другие могут занимать несколько страниц.
Это зависит от размера вашего бизнеса и его сложности.
Малый бизнес, имеющий всего несколько источников доходов и расходов, будет иметь короткий отчет о прибылях и убытках, в то время как крупный бизнес с многочисленными потоками доходов будет иметь более длинный отчет.
Наконец, как выглядит “отчет”? Отчет о прибылях и убытках – это, по сути, просто таблица, обычно создаваемая в любой электронной таблице (Excel, Google Sheets и т.д.).
Какова цель отчета о прибылях и убытках?
В конечном счете, цель отчета о прибылях и убытках – рассчитать чистую операционную прибыль или убыток.
Если вы получаете прибыль – отлично! Вы можете реинвестировать ее, сохранить или принять ряд других решений. Если в итоге вы получаете убыток, это явный сигнал о том, что ваш бизнес находится на неустойчивой траектории, и вам нужно найти способ изменить ситуацию.
Но помимо этого, P&L можно использовать для принятия обоснованных решений, таких как:
- Можете ли вы позволить себе нанять новых сотрудников?
- Можете ли вы позволить себе переехать в более просторный офис?
- Как вы будете планировать свои налоги?
- Эффективна ли ваша текущая стратегия роста?
Отчет о прибылях и убытках может также иметь дополнительные функции в зависимости от того, кто его рассматривает.
Инвесторы и кредиторы
Например, инвесторы будут смотреть на ваши отчеты о прибылях и убытках несколько раз в год.
Последнее важное замечание об отчетах о прибылях и убытках заключается в том, что они сами по себе не отражают финансового состояния вашего бизнеса. В некоторых случаях они могут отражать его, но они могут быть искажены (или введены в заблуждение) практикой выставления счетов или мошеннической отчетностью по операциям (намеренно или нет).
Вот почему важно понимать все три основных финансовых отчета, о которых я говорил в самом начале.
Понимание отчета о прибылях и убытках
Если вы впервые копаетесь в отчетах о прибылях и убытках, разбор этих видов финансовой отчетности может оказаться сложной задачей. Там могут быть термины, которые вы никогда раньше не встречали, поэтому полезно получить представление о том, что вы найдете в отчете о прибылях и убытках.
К счастью, существуют общие статьи, которые обычно включаются в большинство отчетов о прибылях и убытках. Понимание этих понятий поможет вам составлять и анализировать отчеты о прибылях и убытках.
Давайте пройдемся по этим понятиям по очереди.
1. Выручка
Все отчеты о прибылях и убытках начинаются с суммарной информации о выручке от продаж, произошедших за данный период времени.
Обычно это подробно описывается в отдельной таблице, а итоговая сумма вносится в отчет о прибылях и убытках.
2. Расходы
Существуют различные виды расходов. Посмотрите нашу таблицу в качестве примера. Обычно в более подробных отчетах о прибылях и убытках детализируются виды расходов.
Существует множество видов расходов, которые могут быть включены в отчет, но для каждого отдельного предприятия они будут сильно различаться.
3. Прямые затраты/стоимость проданных товаров
Прямые затраты (также называемые себестоимостью проданных товаров) относятся к затратам, которые можно отнести исключительно к производству или продаже продукта или услуги.
Сюда входят затраты на материалы, используемые при производстве продукта, и любой труд, непосредственно участвующий в этом процессе. Если вы не производите продукт, который продаете, ваши прямые затраты будут включать стоимость его приобретения у поставщика.
Прямые затраты исключают все остальные трудовые и косвенные расходы, такие как маркетинг, бухгалтерия, интернет-сервис, обучение, аренда и страхование.
4. Валовая прибыль (и валовая маржа)
Для определения валовой прибыли можно вычесть прямые затраты из выручки.
Выручка – Прямые затраты = Валовая прибыль
Валовая маржа обычно изображается в процентах.
Используйте эту формулу, чтобы определить процент валовой маржи (также называемый “маржа валовой прибыли”):
Валовая маржа / Выручка = Валовая маржа %
Валовая маржа является ключевым показателем финансового здоровья вашего бизнеса и надежности вашей бизнес-модели. Чем выше процент, тем лучше.
Потенциальные инвесторы быстро сориентируются по этому показателю. Это число также передает информацию о том, насколько конкурентоспособным является ваш бизнес или может стать в ближайшем будущем.
5. Операционные расходы (OPEX)
Операционные расходы (OPEX) – это затраты на нормальное ведение бизнеса.
Операционные расходы могут включать в себя:
Заработная плата
- Страхование
- Коммунальные услуги, такие как телефон и интернет
- Административные расходы
- Реклама (и другой маркетинг)
- Аренда
- Офисные принадлежности
- 6. Амортизация
Амортизация – это снижение стоимости любого из активов вашего бизнеса, например, машин или оборудования.
Обратите внимание, что чаще всего амортизация является косвенным расходом, но в зависимости от контекста она может быть и прямым расходом.
7. EBIT (прибыль до вычета процентов и налогов)
EBIT означает прибыль до вычета процентов и налогов. Обычно это одно из последних чисел в вашем отчете. Существуют различные формулы EBIT: простой расчет заключается в вычитании операционных расходов и себестоимости продукции (COG) из выручки.
8. EBT (Прибыль до налогообложения)
Прибыль до налогообложения может многое рассказать о результатах вашей деятельности. Вычтите COG, OPEX и амортизацию из общей выручки, чтобы найти EBT.
9. Чистый доход: Прибыль или убыток
Наконец, вы рассчитываете чистый доход, вычитая косвенные расходы из валовой прибыли.
Это и есть ваша чистая прибыль – или убыток – и знаменитая “нижняя строка” отчета P&L.
С его помощью вы можете определить, является ли ваш бизнес прибыльным или нет, и на сколько.
Это показывает прибыль или убыток вашего бизнеса. Если у вас убыток, это означает, что вы потратили больше, чем заработали. Если вы показываете прибыль, это означает, что вы заработали больше, чем потратили.
Как анализировать отчет о прибылях и убытках
Трудно не испугаться отчета о прибылях и убытках. Даже если вы знаете термины, как собрать воедино все данные, чтобы сделать какие-либо важные заявления о ходе бизнеса?
Однако анализ отчета о прибылях и убытках крайне важен.
Детальный анализ отчета о прибылях и убытках позволяет понять эффективность вашего бизнеса, выявить сильные и слабые стороны. Кроме того, вы можете использовать отчет о прибылях и убытках для сравнения вашей компании с аналогичными предприятиями и создания отраслевых эталонов.
Более того, Администрация малого бизнеса США рекомендует регулярно распечатывать отчет о прибылях и убытках для мониторинга эффективности бизнеса.
Проведение анализа отчета о прибылях и убытках
Мы собрали несколько наиболее эффективных способов проведения анализа отчета о прибылях и убытках:
Сравнение за год. Внимательно изучите резкие изменения, например, падение продаж.
- Изучение тенденций. Какова траектория развития вашего бизнеса? Окупаются ли ваши стратегии? Сравнение годовых показателей поможет вам определить, например, растут ли доходы быстрее, чем расходы.
- Прогнозы. Рассмотрите возможность использования отчета о прибылях и убытках для прогнозирования будущих денежных потоков.
- Оценка маржи, например, маржи валовой прибыли
- Продажи: изучите свои выдающиеся месяцы. Есть ли какие-то особые факторы успеха? Например, удвоили ли вы маркетинг, что привело к резкому росту продаж?
- Расходы. Есть ли способы сократить расходы? Каковы самые большие расходы? Имеет ли это смысл для вашего бизнеса?
- Доходы. Являются ли ваши источники дохода устойчивыми?
- Изучение этих цифр может дать вам хорошее представление о финансовом здоровье вашего бизнеса.
Как подготовить отчет о прибылях и убытках?
Возможно, вы уже готовы к составлению собственного отчета о прибылях и убытках. Если вы не чувствуете себя готовым к этому самостоятельно, мы настоятельно рекомендуем обратить внимание на онлайновые бухгалтерские решения, такие как Quickbooks или Sage Business Cloud Accounting. Они могут упростить процесс и провести вас через шаги, которые мы рассмотрим ниже.
Чтобы составить свой собственный отчет о прибылях и убытках, вы сосредоточитесь на двух счетах: доходах и расходах. Мы собрали общие данные о доходах и расходах в бизнесе, предоставленные Налоговой службой.
Вот некоторые примеры источников доходов и расходов, которые входят в эти категории:
Доход
| Расходы | Продажи |
|---|---|
| Стоимость проданных товаров | Выручка |
| Заработная плата | Процентный доход |
| I | Коммунальные услуги, такие как телефон и интернет |
| Давайте рассмотрим основные советы по составлению отчета о прибылях и убытках: | Выберите временные рамки. Вы будете оценивать успехи бизнеса ежемесячно, ежеквартально или ежегодно? Имейте в виду, что короткие временные рамки, вероятно, не дадут никаких значимых данных, например, все, что меньше месяца. С другой стороны, вы не хотите перегружать себя, копаясь в данных за годы и годы. |
| Перечислите доходы вашего бизнеса за указанный период времени, разбив итоговые показатели по месяцам. Укажите источники дохода с разбивкой по месяцам. | Офисные принадлежности |
| Определите валовую прибыль путем вычитания прямых расходов из выручки. |
Определите, зарабатываете ли вы деньги. Вычтите ваши общие расходы из валовой прибыли. Если вы получите положительное число, ваш бизнес находится на правильном пути. Если нет, то вы определили самые большие проблемы, сдерживающие развитие вашего малого бизнеса. Используйте это понимание, чтобы поставить свой бизнес на путь прибыльности.
Загружаемый шаблон отчета о прибылях и убытках
Перед вами рабочий шаблон расчета прибылей и убытков со встроенным расчетом валовой маржи. Просто добавьте свои собственные цифры в таблицу.
Примеры отчета о прибылях и убытках
- Вот, собственно, и все, в завершение давайте рассмотрим несколько основных примеров.
- Самый простой пример отчета о прибылях и убытках
- Если вы ведете одиночный бизнес с небольшим разнообразием доходов и расходов, ваш отчет о прибылях и убытках может быть таким же простым, как этот:
- Название предприятия Отчет о прибылях и убытках – 2020 год
- Выручка
$1,000,000
Прямые расходы
$600,000
Валовая прибыль
$400,000
Косвенные расходы
| $300,000 | |
| Заработная плата | $100,000 |
| Себестоимость проданных товаров была вычтена из выручки, чтобы получить валовую прибыль в размере $400 000. | Косвенные расходы были вычтены из валовой прибыли, чтобы получить чистый доход (или прибыль) в размере $100 000. |
| Более типичный пример отчета о прибылях и убытках в реальной жизни | Большинство малых предприятий немного сложнее. |
| Вот как может выглядеть более реалистичный отчет о прибылях и убытках: | Я использовал тот же набор гипотетических данных, что и в простом примере, чтобы было легко увидеть, как они сопоставляются. |
| Все пять основных итоговых показателей выделены жирным шрифтом, но доходы, себестоимость проданных товаров и расходы разбиты на несколько статей. | В примере есть еще одна терминология, на которую я хотел бы обратить внимание. Обратите внимание, что в разделе “Доходы” есть статья “Минус: Возврат”. |
Вы, вероятно, увидите слово “меньше”, если посмотрите другие примеры.
Вы можете добавлять “меньше” к статьям, которые вычитаются из исходного значения в разделе для ясности.
Часто задаваемые вопросы об отчетах о прибылях и убытках
Хотите верьте, хотите нет, но это действительно все, что касается отчетов о прибылях и убытках.
Но даже если вы поняли основные концепции, у вас может остаться несколько конкретных вопросов. Ниже я ответил на наиболее распространенные вопросы об отчетах о прибылях и убытках.
Куда включаются зарплата и заработная плата?
Зарплата и заработная плата – самая запутанная часть отчета о прибылях и убытках. Зарплата людей на административных должностях не связана напрямую с выручкой, поэтому она включается в состав постоянных расходов.
Когда речь идет о производственных должностях, все становится сложнее. Труд, используемый для непосредственного производства продукции, включается в раздел себестоимости проданных товаров после того, как продукция продана.
Включаются ли затраты на оплату труда на непроданные запасы?
Труд, затраченный на непроданные запасы, не включен в раздел себестоимости проданных товаров. И, тем не менее, они также не являются постоянными расходами, так что труд, затраченный на непроданные товары, вообще не включается в ваш текущий отчет о прибылях и убытках.
Вместо этого вы включите его в себестоимость проданных товаров, когда эти запасы будут фактически проданы, а до этого он будет отслеживаться в балансе.
В чем разница между отчетом о прибылях и убытках и отчетом о доходах?
Между этими терминами нет никакой разницы. Другие синонимы отчета о прибылях и убытках включают: отчет о доходах, отчет о выручке, операционный отчет и отчет о финансовых результатах. Все они относятся к одному и тому же отчету, который мы рассматривали в этой статье.
В чем разница между отчетом о прибылях и убытках и балансовым отчетом?
В отчете о прибылях и убытках рассматривается вопрос о том, является ли ваш бизнес прибыльным.
С другой стороны, бухгалтерский баланс – это еще один важный финансовый отчет, отражающий активы, обязательства и собственный капитал компании. Сочетание балансового отчета с отчетом о прибылях и убытках дает хороший общий снимок финансового состояния компании.
Что такое отчет о прибылях и убытках за год?
Поскольку все отчеты о прибылях и убытках должны составляться за определенный период времени, отчет о прибылях и убытках “за год” охватывает текущий год, вплоть до момента составления отчета. Отчеты о прибылях и убытках за год часто требуются при подаче налоговой декларации.
За какой период времени лучше всего составлять отчеты о прибылях и убытках?
Разные люди (вы, инвесторы, кредиторы) по-разному используют ваш отчет о прибылях и убытках.
Как владельцу бизнеса, вам не обязательно составлять отчет о прибылях и убытках каждый месяц (но вы можете это делать). Самое главное, чтобы вы хотя бы раз в месяц проверяли, находитесь ли вы на пути к достижению прибыльности.
Что такое анализ безубыточности и как он используется?
Анализ безубыточности может быть проведен с помощью отчетов о прибылях и убытках, работая в обратном направлении, чтобы определить, сколько вам нужно продать, чтобы стать прибыльным в данный период. Поскольку ваши косвенные расходы являются постоянными, а себестоимость реализованной продукции является переменной в зависимости от того, сколько вы продаете.
Должны ли вы включать проценты, выплачиваемые ежегодно, в ежемесячный отчет о прибылях и убытках?
Да. Многие кредиты имеют процентные ставки на годовой основе, поэтому вы должны разбить сумму выплаченных процентов на части, чтобы добавить ее в ежемесячный P&L.
Например, если у вас есть кредит на сумму $100 000 с годовой процентной ставкой 12%, вы заплатите $12 000 процентов в течение года. Таким образом, вы добавите $1 000 к ежемесячному отчету о прибылях и убытках.
Куда вы включаете крупные закупки или товарно-материальные запасы в P&L?
Товарно-материальные запасы не включаются в ваш P&L. Вместо этого они учитываются в балансовом отчете как актив.
Что может быть включено в P&L, так это амортизация запасов или крупные закупки, которые, в зависимости от контекста, могут быть включены в раздел косвенных расходов или прямых затрат.
Резюме
Если все это имеет смысл, то вы знаете практически все, что вам нужно знать об отчетах о прибылях и убытках для малого бизнеса.