Как разработать и проанализировать отчет о прибылях и убытках

Чтобы быть в курсе финансовых дел вашей компании, требуются целенаправленные усилия и множество цифр. К счастью, большая часть данных может быть обработана автоматизированными процессами. Однако эти цифры все равно бесполезны, если вы не знаете, как их анализировать и затем реагировать.

Например, знаете ли вы, как анализировать отчет о прибылях и убытках?

Если нет, не волнуйтесь. Читайте дальше, чтобы узнать все, что вам нужно знать.

Что такое отчет о прибылях и убытках?

Отчет о прибылях и убытках, также называемый отчетом о доходах, – это финансовый отчет, в котором обобщаются доходы и расходы вашего предприятия за определенный период времени. Он описывает, откуда поступают ресурсы вашей компании и куда они расходуются в течение определенного времени. Для большей наглядности он часто разбивается на финансовые кварталы или даже месячные периоды.

Отчет о прибылях и убытках – это один из трех финансовых отчетов, которые каждая публичная компания обязана публиковать как на ежеквартальной, так и на ежегодной основе, наряду с балансом и отчетом о движении денежных средств. Он позволяет легко оценить эффективность деятельности компании на основе чистой прибыли и убытков, полученных компанией.

По данным Forbes, компании полагаются на комплексные отчеты о доходах и расходах для отслеживания своей общей деятельности:

“[Отчеты о прибылях и убытках] определяют, является ли компания прибыльной, и если да, то на сколько. Знание того, насколько прибыльной является их деятельность, в свою очередь, помогает компаниям определить свои налоговые обязательства. Они также могут отслеживать темпы роста или снижения продаж, позволяя руководству заметить трудности с продуктом или его рынком”.

Чтобы проанализировать свой P&L, вам сначала нужно определить, какой метод учета вы используете – кассовый или метод начисления:

• Кассовый метод – Доходы и расходы обозначаются движением денежных средств. Так, если вы договорились заплатить поставщику услуг $1,000 в следующем месяце, эти $1,000 не будут учтены, пока не покинут ваш банк.

• Метод начисления – доходы и расходы учитываются в момент их получения и понесения, а не тогда, когда они уходят или поступают в банк.

Если вы используете кассовый метод, вам придется учитывать неучтенные статьи при подготовке отчета о прибылях и убытках. Обозначение скорого возникновения кредиторской и дебиторской задолженности позволяет получить более точное представление о вашем финансовом положении на данный квартал или год.

Как составляется отчет о прибылях и убытках?

В наши дни большинство компаний используют автоматизированное программное обеспечение для управления финансами для составления отчета о прибылях и убытках. Но если у вас нет такого программного обеспечения или вы просто хотите выполнить этот процесс вручную, вы можете выполнить следующие шаги:

1. Соберите всю финансовую информацию и документацию

Большая часть информации в отчете о прибылях и убытках может быть взята из вашего отчета о движении денежных средств и сметных расчетов по амортизации. Ваше внимание будет в основном сосредоточено на доходах и расходах. При этом вам понадобятся три вещи:

• Все операции по расчетному счету вашего предприятия и все покупки, сделанные по вашим бизнес-картам
• Все мелкие операции с наличными или другие операции с наличными, на которые у вас есть квитанции
• источники ваших доходов, включая платежи по кредитным картам, чеки, наличные платежи – все это можно найти в выписке с банковского счета.

2. Выберите отчетный период

В отчете о прибылях и убытках подробно описываются общие доходы, расходы, прибыли или убытки компании за определенный период времени. Эти временные ограничения помогают получить более действенные выводы. Обычно отчет о доходах и расходах оценивается за месяц, квартал или год.

3. Найдите выручку вашей компании

Перечислите продажи вашей компании за указанный период. Если вы составляете годовой отчет о доходах, полезно разбить чистые продажи по кварталам или месяцам. Включите источники дохода, также разбитые на более мелкие части.

4. Вычтите себестоимость проданных товаров (COGS), чтобы найти валовую прибыль.

COGS – это прямые затраты на производство товаров или услуг, продаваемых компанией. Вычитая себестоимость проданных товаров из выручки, вы можете определить свою валовую прибыль.

5. Перечислите операционные расходы

Они могут быть разбиты на конкретные категории, такие как продажи и маркетинг (S&M), исследования и разработки (R&D) и общие и административные расходы (G&A). Сложив их, вы сможете определить общие операционные расходы. Примечание: Вы также можете разделить расходы, связанные с выплатой заработной платы, и расходы, не связанные с выплатой заработной платы.

6. Вычтите общие операционные расходы из валовой прибыли

В результате вычисления вы получаете операционный доход.

7. Перечислите неоперационные доходы

Сюда могут входить проценты, доходы и прибыль от продажи инвестиций. После добавления этих данных к операционной прибыли общая сумма равна прибыли до вычета процентов, налогов, износа и амортизации, также известной как EBITDA. EBITDA = операционная прибыль + (процентный доход + полученные дивиденды).

8. Рассчитайте проценты, налоги, износ и амортизацию

Следующим шагом будет расчет процентных платежей, налогов, износа и амортизации.

9. Вычтите проценты, налоги, износ и амортизацию из EBITDA.

В результате вы получите чистый доход и рост верхней линии.

На что следует обратить внимание в отчете о прибылях и убытках?

В отчете о прибылях и убытках содержится множество финансовых показателей. Сначала их анализ может показаться непосильным, но чтобы облегчить задачу, полезно разбить их по категориям:

Продажи

Ваши продажи – это доход, полученный от продажи продукта или услуги. Это первая метрика, на которую вы должны обратить внимание, поскольку увеличение продаж – это самый простой способ увеличить прибыль вашего бизнеса. Если какой-то месяц выделяется, вы должны найти время, чтобы задать вопросы типа “что было сделано правильно?” и “какие факторы способствовали росту продаж, и как мы можем повторить это в будущем?”.

Себестоимость проданных товаров (COGS)

Себестоимость проданных товаров – это расходы, которые непосредственно связаны с производством ваших товаров или услуг. Как и следовало ожидать, они увеличиваются в зависимости от выручки. Хотя это может быть непросто, поиск путей снижения себестоимости проданных товаров может также помочь увеличить чистую прибыль вашей компании.

Например, вы можете закупать товары оптом, использовать автоматизацию или заменять материалы с более низкой стоимостью, где это возможно. Однако если экономия снижает качество продаваемой продукции, сокращение может оказаться нецелесообразным.

Прибыль до налогообложения (EBT) и EBITDA

EBT показывает, сколько операционной прибыли получил бизнес до учета налогового сезона. Этот показатель облегчает сравнение доходности компаний в разных штатах с разными налоговыми ставками.

Прибыль до уплаты процентов, налогов, износа и амортизации (EBITDA) дает краткосрочное представление о вашей операционной эффективности. Многие инвесторы считают этот показатель более важным показателем прибыльности, поскольку он учитывает неоперационные факторы.

Показатели рентабельности

Чистый доход, выраженный в процентах от объема продаж, – это ваша итоговая цифра. Чтобы рассчитать маржу прибыли, просто разделите чистый доход на чистую выручку, а затем умножьте на 100, чтобы перевести в проценты. Сделав это, вы сможете понять, растет ли ваша маржа, снижается или является безубыточной.

Что означает ответственность за P&L?

Если вы владелец или руководитель компании, моделирование прибыли и убытков – одна из ваших самых важных функций. По своей сути, ответственность за прибыли и убытки – это учет рентабельности инвестиций и поиск путей ее максимизации.

Руководители, на которых возложена эта ответственность, должны искать новые пути получения прибыли, сокращать бюджетные расходы и следить за тем, чтобы каждая программа в компании генерировала положительный ROI. В результате, они часто отвечают за управление P&L и являются решающим фактором при утверждении новых проектов или инвестиций. По данным компании Blue Steps:

“Ответственность за P&L подразумевает контроль чистого дохода после расходов отдела или организации и влияние на то, как распределяются ресурсы компании. Лица, ответственные за P&L, часто дают окончательное разрешение на новые проекты, находят способы сокращения бюджетных расходов и следят за тем, чтобы каждая программа приносила положительный возврат инвестиций”.

Итак, как вы можете убедиться, что ваша компания принимает этот образ мышления?

Все начинается с самого верха – лидеры должны подавать пример, объясняя важность осознанного отношения к расходам компании.

• Будьте готовы идти на просчитанный риск – Ошибки или выход в минус – это не обязательно плохо, особенно если они поправимы или принесут больший доход в будущем. Важно, чтобы при возникновении проблемы она была рассмотрена и затем исправлена. Это гарантирует, что ваши сотрудники работают в среде, которая побуждает их расширять границы и внедрять инновации.

• Слушайте других и поощряйте сотрудничество – Хорошая идея может прийти от любого человека, будь то руководитель высокого уровня или временный работник. Если вы хотите развивать свой бизнес и находить новые источники дохода, все уровни организации должны активно участвовать в обсуждении. Поощряя участие, вы активно обеспечиваете, чтобы ответственность компании за прибыли и убытки была на первом месте.

Рампа: Привитие ответственности за отчеты о прибылях и убытках

Отчеты о прибылях и убытках – это один из трех важнейших финансовых документов, которые вам регулярно придется составлять и затем отчитываться по ним. Они дают представление о финансовых показателях вашей компании и измеряют рост или убытки за определенный отчетный период.

Если вы хотите добиться долгосрочного успеха, просто составление отчетов о прибылях и убытках не поможет. Вы также должны привить этику ответственности за отчеты о прибылях и убытках с самого верха. К счастью, Ramp может помочь в этом.

Ramp может предоставить вашей команде возможность в режиме реального времени видеть и контролировать расходы вашего бизнеса. Независимо от того, нужен ли вам высокоуровневый взгляд на расходы компании или вы хотите увеличить масштаб по конкретному каналу, с Ramp вы получите лучшее управление привычками расходования средств и более точное прогнозирование расходов.

Зарегистрируйтесь сегодня, чтобы узнать, как Ramp может повысить ответственность вашей компании за P&L.