Как быстро выучить Microsoft Excel: 8 советов

Вам сложно пользоваться Microsoft Excel? Воспользуйтесь этими советами по добавлению формул и управлению данными, чтобы быстро освоить программу!

Такие читатели, как вы, помогают поддерживать MUO. Когда вы совершаете покупку по ссылкам на нашем сайте, мы можем получить партнерскую комиссию. Подробнее.

Microsoft Excel – программа, к которой многие относятся с опаской: это сложный программный продукт, под поверхностью которого скрывается множество функций. Легко понять, почему новичков может отпугнуть что-то настолько сложное, но эта мощная программа стоит затраченных усилий. Вот как быстро освоить Excel.

Трудно ли выучить Excel?

Ключ к быстрому изучению Excel – разбить процесс обучения на управляемые компоненты. Невозможно выучить Excel за день или неделю, но если вы настроитесь на понимание отдельных процессов один за другим, то вскоре обнаружите, что у вас есть рабочие знания программы.

Проделайте путь через эти приемы, и вскоре вы будете в совершенстве владеть основами Excel. После этого вы уже будете на пути к завершению обучения Microsoft Excel и станете настоящим мастером работы с электронными таблицами.

Основы

Вот некоторые из первых приемов, которые вам необходимо освоить, если вы хотите хорошо освоить Excel. В основном они довольно просты, но важно, чтобы вы ознакомились с ними, прежде чем приступать к выполнению более сложных задач.

1. Выполнение простых математических вычислений

Для начала начните с самых простых математических задач, которые вам когда-либо понадобится ввести в Excel. Первое, что нужно помнить о подобных методах, – это то, что Excel ожидает увидеть сначала знак равенства, когда вы даете ему задачу для решения.

Введите =10+10 в ячейку вашей электронной таблицы и нажмите Enter; в ячейке должно появиться число 20.

Сложение и вычитание не требуют пояснений, но вам нужно использовать звездочку (*) вместо знака умножения и прямую косую черту (/) вместо знака деления.

2. Использование AutoSum

If you’re just getting started with Excel, this is a great way to get up to speed with the basic use of Functions. First, enter any two numbers in cells that are next to one another—either side to side or above and below works fine. Next, select the cell directly to the right or below those cells and navigate to Home > Автосумма

Это автоматически заполнит выбранную ячейку формулой SUM, поэтому нажмите Enter, чтобы выполнить ее. Excel сложит два числа вместе и выдаст результат в указанную ячейку – с помощью раскрывающегося списка Автосумма можно выбрать и другие математические функции.

3. Применение форматов чисел

Когда ваши электронные таблицы начинают становиться немного сложнее, они могут содержать различные типы чисел: валюту, даты, проценты и многое другое. Чтобы быть уверенным, что вы сможете работать с этими данными, стоит отформатировать их.

Выберите числа, которые вы хотите отформатировать – вам придется делать это по очереди для каждого типа. Найдите раздел “Число” в верхней части экрана и найдите выпадающий список, который по умолчанию имеет значение “Общие”.

Отсюда вы можете выбрать один из большого списка различных форматов чисел. Если вы ищете больше возможностей

Представление данных в виде таблицы позволяет сделать гораздо больше с имеющейся информацией, и это легко настроить. Для начала выделите весь набор данных, который вы хотите преобразовать в таблицу, включая заголовки, и нажмите на ярлык быстрого анализа, который появится в левом нижнем углу вашего выбора.

Перейдите на вкладку Таблицы и выберите Таблица . Вы сразу заметите некоторые различия в том, как выглядят данные, а также некоторые изменения в том, как ими можно манипулировать.

Если ярлык быстрого анализа не появляется, просто выделите данные, перейдите на вкладку Вставка и выберите Таблица.

Используйте кнопки со стрелками в ячейках заголовка таблицы, чтобы отфильтровать определенные точки данных или отсортировать их тем или иным способом.

5. Создание диаграммы

Диаграмму или график можно создать точно так же, как и таблицу, но при этом необходимо заранее продумать, как вы хотите представить данные.

Excel может дать вам некоторые подсказки, но важно знать, чего вы хотите добиться от диаграммы. С учетом этого расположите данные и выделите все, как при создании таблицы.

Наведите курсор на один из вариантов, чтобы получить предварительный просмотр того, как он будет выглядеть, или выберите “Больше”, чтобы получить дополнительный контроль над готовым продуктом.

Если окно быстрого анализа не появилось, выделите данные и выберите Вставить . Затем перейдите в раздел Диаграммы и графики. Здесь вы сможете выбрать рекомендуемые графики или свои собственные.

Продвинутые техники

Рано или поздно вы наверняка захотите перейти на новый уровень использования Excel. Хорошая новость заключается в том, что многие аспекты функциональности программы так или иначе связаны между собой, а это значит, что освоение одной техники, скорее всего, принесет пользу в дальнейшем.

6. Использование функций вручную

Как только вы освоите базовые арифметические действия в Excel, стоит начать экспериментировать с функциями. Вы обнаружите огромное количество различных Функций для выполнения различных процедур, и все они немного отличаются друг от друга, однако работа с более простыми примерами поможет вам ознакомиться с основными методами, которые можно применять в дальнейшем.

Давайте начнем с использования одной из самых простых функций, входящих в состав Excel, – SUM. С ее помощью мы можем сложить ряд цифр, не прибегая к самостоятельной работе.

Как вы можете видеть выше, у меня есть пять чисел, которые я хотел бы сложить, поэтому я ввел свою функцию в ячейку непосредственно под списком – обратите внимание, что вы можете выполнить эту задачу в любом месте вашей электронной таблицы, так как вы укажете программе, какие именно ячейки она ищет.

Вы можете получить рабочий пример, введя =SUM(E1:E5), но есть и другие способы передачи этой команды.

Вы можете ввести слово SUM и раскрыть скобки, а затем выбрать ячейки вручную. Это можно сделать, удерживая нажатой клавишу Control и щелкая по отдельным ячейкам – перетаскивание по нескольким ячейкам также работает. Кроме того, можно ввести ссылки на отдельные ячейки, разделенные запятой, если они не являются последовательными.

Преимущество использования ссылок на ячейки в функциях, а не целых чисел заключается в том, что результаты будут обновляться в зависимости от содержимого этих ячеек. Когда ваши проекты по созданию электронных таблиц начнут усложняться, это обязательно пригодится.

Функции предлагают множество полезных возможностей, например, как объединить два столбца в Excel.

7. Интеграция условного форматирования

В последние годы Excel превратился в мощный инструмент для создания приборных панелей наравне с обычными электронными таблицами. Создание приборной панели в Excel может принести огромную пользу и потребовать много усилий, в зависимости от ваших потребностей.

Однако условное форматирование может добавить элемент приборной панели в стандартную электронную таблицу, и его легко внедрить.

Условное форматирование

For these purposes, we’ll use conditional formatting to help provide a visual shorthand for some data, so pick something that’s worth being able to assess at-a-glance if you’re going to try this one out. Select that data, and navigate to Home >Вы найдете огромное количество различных вариантов форматирования. Мы рассматриваем процентные показатели, поэтому имеет смысл использовать панель данных, однако в соответствующих обстоятельствах можно также эффективно использовать цветовые шкалы и наборы значков.

Помните, что вы можете контролировать некоторые аспекты этого процесса, нажав на “Дополнительные правила” в выпадающем меню. Если ваше форматирование не обеспечивает достаточной дифференциации, чтобы все сразу стало ясно, подумайте о том, чтобы немного подкорректировать правила.

8. Добавление линии тренда на диаграмму

Ключ к тому, чтобы стать экспертом Excel, – это знание всех многочисленных инструментов, которые предлагает программа, чтобы создать идеальный график для ваших нужд. Линия тренда – это один из многих компонентов, которые могут понадобиться для решения этой задачи.

Это дополнение, которое вы вносите в график после его построения, поэтому вы можете построить тестовый график или использовать уже созданный. Как только она будет создана, нужно щелкнуть на графике, а затем щелкнуть ярлык Элементы графика, изображенный значком со знаком плюс.

Вы можете быстро добавить линию тренда, установив флажок рядом с ней, или нажать на стрелку справа, чтобы получить доступ к более подробным опциям.

Важнейшим элементом здесь является понимание того, что вы хотите проиллюстрировать. Линия тренда не всегда добавляет ценность, поэтому тщательно продумайте данные, которые вы представляете. Кроме того, подумайте, вносит ли линия тренда существенный вклад в ваш график или просто загромождает его.

Развивайте свои навыки работы в Excel

Всегда можно узнать больше об Excel, но вот несколько хороших мест, с которых можно начать. На сайте Microsoft Office Support вы найдете множество наглядных учебников по Excel – от высокоуровневого использования до простейших задач, которые вам могут понадобиться.

Кроме того, сайт Excel Functions является отличным справочником, независимо от того, являетесь ли вы абсолютным новичком или опытным ветераном. Конечно, Excel поможет вам с помощью всплывающих подсказок, когда вы пытаетесь ввести функцию, но хорошо иметь под рукой такой исчерпывающий ресурс, если вы попадете в затруднительное положение.

Наконец, на MakeUseOf вы найдете множество замечательных учебников по Microsoft Excel. Начните с изучения основных формул Excel, а затем посмотрите, как транспонировать данные по горизонтали в Excel, и некоторые из лучших способов организации документов Excel. Просмотр учебных пособий и чтение материалов по Excel – самый простой способ быстро освоить Excel.