Криза. Рецепти виживання. Знижуємо витрати на закупівлі!

Економічна криза, яка все активніше виявляється в реальному секторі економіки, змусив вітчизняні компанії всерйоз задуматися якщо не про скорочення витрат, то вже хоча б про жорсткому контролі над основними статтями витрат своїх підприємств.
Перший удар прийняли на себе інвестиційні проекти, розпочаті або задумані, і витрати на персонал. Скорочувати персонал або знижувати зарплати ставати сьогодні навіть модним. У запалі битви за економію деякі компанії починають «різати» найпомітніша і доходять до скорочення високооплачуваних працівників, забуваючи часом про те, що це ті самі «курки, які несуть золоті яйця» навіть в умовах кризи. Більш далекоглядні компанії, розуміючи, що криза приходить і йде, а бізнес залишається, намагаються як можуть зберегти колектив, або, принаймні, його кістяк.
У цій вибухнула кампанії по скороченню персоналу та інвестиційних проектів до цих пір залишається в тіні така важлива стаття витрат як закупівлі. В умовах економічного зростання було просто не до неї. Економія на закупівлі мало що могла протиставити зростання прибутку за рахунок розширення бізнесу і зростання продажів. «Краще заробляти, ніж заощаджувати» – в цьому є своя правда періодів росту. Однак змінюється час, змінюються звичаї. Багато керівників, в умовах можливого падіння попиту і посилення конкурентного тиску на ціни продажу, придивившись до організації закупівель на своєму підприємстві, з подивом виявляють величезні резерви збереження рентабельності. У порівнянні з економією на зарплатах звільненого персоналу закупівлі стають для підприємств тим самим «слоном», якого вони і не помітили.
Можна для інтересу співставити економію від звільнення 2-3-х топ менеджерів у Вашій компанії і економію від навіть 5-ти відсотків зниження закупівельного бюджету. Результат вас напевно здивує. А куди йдуть іноді ці п’ять і більше відсотків закупівлі багато керівників якщо і не знають, то вже напевно здогадуються.
В результаті нескладних розрахунків приходить розуміння того, що в умовах кризи економія від правильно організованої закупівельної діяльності цілком порівнянна з розміром прибутку підприємства потребує відповідно особливого до себе ставлення.
З чого почати?
Кращий варіант вирішення завдання зниження витрат на закупівлі – створення всередині підприємства закупівельних бізнес-технологій.
Зафіксувавши ці технології у відповідному регламенті закупівель, та строго дотримуючись розробленими методиками, ви забезпечите собі отримання стабільного результату за підтримання мінімального рівня закупівельних цін при необхідній якості та умов постачання.
Спробуйте почати з очевидного:
1. Класифікуйте, якщо цього ще не зроблено, закуповувані товарів за ступенем впливу на витрати. Регламентируйте, що і яким способом купувати з впровадженням для найбільш значущих закупівель конкурсних технологій (запити котирувань, електронні аукціони, відкриті конкурси та аукціони на закупівлю тощо).
2. Проаналізуйте способи отримання постачальниками інформації про ринок товарів, що закуповуються, і організуйте безперервний незалежний потік актуальної інформації про ціни та постачальників. У цьому допоможе реклама закупівель вашого підприємства на спеціалізованих інтернет-ресурсах або друкованих виданнях. Існують також спеціалізовані ресурси для постачальників, що надають послуги по підтримці в актуальному стані прайс-листів не тільки ваших постійних постачальників, але і їх конкурентів. Ви отримаєте об’єктивну і незалежну картину обґрунтованості ваших закупівельних цін. А прозорість і доступність інформації забезпечить економію за рахунок усунення особистих переваг співробітників постачання при виборі постачальників.
3. Попрацюйте над системою створення і підтримання високого рівня конкуренції серед ваших постачальників. Забезпечте всім рівні умови для конкуренції і можливості зробити більш вигідну пропозицію. Використовуйте для цього свій сайт, розмістивши на ньому закупівельну сторінку з функцією отримання електронних комерційних пропозицій від постачальників, або скористайтесь послугами спеціалізованих Інтернет-ресурсів.
4. Формуйте імідж своєї компанії як надійного, постійного і платоспроможного замовника. При невеликих обсягах закупівель вдавайтеся до технологій створення «закупівельних спілок» з партнерами або навіть конкурентами.
5. Проведіть ревізію існуючого порядку взаємодії підрозділів, (планування закупівель, термінів формування, узгодження, затвердження і виконання заявок) і оптимізуйте ці процеси, прибравши можливі «люфти» і «тертя».
6. Ще раз перерахуйте норми резервування товару на складі і величину нормативних залишків і страхового запасу. Це дозволить скоротити товарні запаси і вивільнити додаткові оборотні кошти до незвичайної радості фінансових директорів.
7. Розробіть з урахуванням всієї виконаної вами роботи процедури і правила (технологію) роботи менеджерів по закупівлях.
Безумовно, для будь-якої технології потрібен професійний інструмент. Буває простіше розробити ефективні бізнес – процеси, ніж змусити співробітників строго дотримуватися цих процедур і правил. Кращого результату на цьому шляху досягають ті, хто наважується «зашити» розроблений регламент закупівель в програмний продукт і використовувати його в якості автоматизованих робочих місць з постачання. Слідуючи логіці програмного продукту, співробітники вільно чи мимоволі змушені будуть проходити всі етапи прийнятого регламенту, забезпечуючи тим самим отримання заданого економічного результату.
Проте існуючі можливості доступних за ціною облікових і бухгалтерських програм явно недостатні для ефективної «прошивки» регламенту закупівель в організації, а інвестувати серйозні суми в дорогі програмні продукти, навіть орієнтовані на завдання зниження витрат, вирішиться зараз не кожен керівник. Віддати гроші, щоб заощадити – це все-таки вимагає певного перевороту в свідомості.
У цій ситуації можуть виручити коробкові варіанти програмних продуктів по автоматизації постачання, якщо такі зустрічаються у вашому регіоні. Якщо у такого програмного продукту існує ще й сервіс по підтримці в актуальному стані прайс-листів вакансій, що вас постачальників з майданчиком для організації електронних торгів, то вважайте, що вам крупно повезло. На жаль, кількість таких компаній, що надають цей комплекс послуг поки невелика.
Якщо ж вам все-таки вдалося укласти договір з такою компанією, то у вас є всі шанси перетворити свої закупівлі в усвідомлений, прозорий і керований бізнес-процес.
А коли витрати на закупівлі прозорі і керовані, значить утримати їх в необхідних рамках стає вже справою техніки.
Бажаємо удачі!
Джерело: Російський діловий проект