10 функцій Microsoft Outlook, які полегшують роботу з поштою

Ці хитрощі допоможуть впоратися з будь-яким обсягом листів.
Outlook — це потужний інструмент для роботи з електронною поштою, який перемагає веб-версію Gmail. Ось кілька неочевидних можливостей цього монстра, які можуть вам стати в нагоді.
1. Попередній перегляд листів
В списку повідомлень доступний попередній перегляд кожного листа. Ви бачите адресу відправника, тему і перший рядок основного тексту. Останній параметр можна налаштувати. Для цього відкрийте вкладку «Вид», знайдіть кнопку «Перегляд повідомлення» і виберіть потрібну кількість рядків. Можете при бажанні і зовсім відключити перегляд, щоб заощадити місце. Outlook також запитає, чи хочете ви застосувати налаштування тільки до цієї папки або до всіх поштових скриньок.
2. Основний поштову скриньку
Якщо у вас є декілька облікових записів в Outlook, можна вибрати одну в якості основної, щоб відповідна папка відкривалася при запуску пошти. Для цього натисніть «Файл» > «Параметри» та в вікні, що з’явилося, виберіть на панелі зліва вкладку «Додатково».
В розділі «Початок і завершення роботи з Outlook клацніть на кнопку «Огляд». У діалоговому вікні «Вибір папки» знайдіть потрібний обліковий запис і виберіть «Вхідні» або іншу необхідну папку. Тепер вона буде відкриватися, коли ви починаєте роботу з Outlook.
3. Папки пошуку
Якщо ви шукаєте часто листи, вбиваючи в рядок пошуку одні і ті ж слова і виразу, можна спростити собі завдання. Outlook підтримує папки пошуку, або смарт-папки. Налаштуйте їх, і зможете забути про ручне сортування кореспонденції.
Перейдіть на вкладку «Папка» > «Створити папку пошуку». У вікні можна вибрати папку пошуку з шаблонів, що надаються Outlook, або створити власну самостійно. Наприклад, папка пошуку «Непрочитані листи» буде показувати всі повідомлення, які ви не відкривали, незалежно від того, де вони знаходяться та яких облікових записів вони належать. Листи не будуть нікуди переміщатися: в пошукових папках відображаються лише посилання на них.
Якщо шаблони Outlook вас не влаштовують, виберіть «Створення папки пошуків» у нижній частині списку. Натисніть «Вибрати». Потім введіть назву папки, натисніть «Умови» і вкажіть, за якими критеріями треба відбирати в неї повідомлення.
4. Очищення папок
Ця функція видаляє зайві повідомлення у вибраній папці. Під надлишковими розуміються цитовані копії ваших листів. Щоб перевірити в дії, клацніть правою кнопкою миші на папці, в якій скупчилися повтори та копії повідомлень, і виберіть «Очистити папку».
Ви можете вказати, які повідомлення вважати надмірними. Для цього виберіть «Файл» > «Параметри» > «Пошта» > «Очищення бесіди». Тут можна налаштувати очищення так, щоб вона не порушувала важливі або зазначені вами повідомлення, а також вибрати, в яку папку переміщати непотрібні листи. За замовчуванням вони пересилаються в папку «Видалені» облікового запису, до якої належать.
5. Відкладена доставка
Ця функція дозволяє написати лист зараз, а відправити його пізніше. Просто вказуєте час відправлення і забуваєте про лист — вона дійде без вашої участі. Такою можливістю пишається Gmail зі своїм новим інтерфейсом, але вона є і в Outlook.
Напишіть новий лист, вкажіть адресата і тему, як зазвичай. Потім натисніть кнопку «Параметри» у вікні повідомлення і виберіть «Затримка доставки». У вікні, встановіть прапорець «Не доставляти до» вкажіть дату і час. Можна встановити інші параметри. Наприклад, позначити повідомлення як важливе або переслати його копію за іншою адресою.
Outlook зберігає заплановані до відправлення повідомлення в папці «Вихідні», поки вони не будуть відправлені. Потім листи перемістяться в папку «Відправлено».
Якщо вам потрібно скасувати затримку чи змінити дату і час відправлення, відкрийте папку «Вихідні» і знайдіть там своє повідомлення. Натисніть «Затримка доставки» на вкладці «Параметри» і зміните дату і час у полі «Не доставляти до». Або зніміть прапорець, щоб відключити затримку доставки.
6. Швидкі дії
В умілих руках це неймовірно потужний інструмент, який допоможе впоратися з великими об’ємами кореспонденції. Функції «Швидкі дії» дозволяє автоматизувати будь-яку послідовність дій і виконувати їх одним клацанням.
На вкладці «Головна» знайдіть кнопку «Швидкі дії». Тут представлено кілька шаблонів, але ви можете зробити й власні. Для цього натисніть кнопку «Створити нове» в розділі «Швидкі дії» та задайте ім’я. Потім, натискаючи на кнопку «Дії», виберіть ті операції, які потрібно виконати, крок за кроком. Швидке дію можна буде зберегти на панелі інструментів або призначити йому комбінацію гарячих клавіш.
Наприклад, можна створити швидке дію, щоб перемістити вибрані повідомлення в певну папку і позначити їх як прочитані. Або масово відповісти своїх співрозмовників, створивши в календарі нагадування про зустрічі з ними. Включіть фантазію.
7. Вікна Outlook
Ви можете одночасно відкрити декілька вікон Outlook. Це дозволить переглядати електронну пошту, календар і завдання на великому моніторі, не використовуючи кнопки навігації для перемикання між поштою і календарем.
Зробити це дуже просто. Клацніть правою кнопкою миші по значку відкритого поштового клієнта в панелі завдань і виберіть у меню Outlook. Відкриється друге вікно. Коли будете закривати поштовий клієнт, виберіть «Файл» > «Вихід» в будь-якому з відкритих вікон, не натискаючи кнопку закриття вікна у верхньому правому куті. При наступному запуску програми відкриється з тією ж кількістю вікон.
8. Правила
Ця функція дозволяє автоматично здійснювати певні дії з новою поштою. Натисніть «Правила» на вкладці «Головна» і виберіть «Керування правилами і оповіщеннями». Тут ви зможете створювати, змінювати і вручну запускати їх.
Клацніть «Створити правило», а потім встановити свої параметри у вікні. Можна вказати додатком, щоб воно подавало певний звуковий сигнал, відображало оповіщення і переносило в потрібну папку листи, відповідні тим чи іншим критеріям.
9. Імена облікових записів
За замовчуванням ім’я облікового запису в Outlook використовується ваш email, але ім’я акаунту можна і змінити. При цьому на сервері вашого провайдера електронної пошти він залишиться колишнім, тому можна називати свої поштові скриньки за їх змістом: «Робота», «Будинок» і так далі.
Щоб змінити ім’я акаунта, клікніть правою кнопкою миші на обліковий запис (панель ліворуч) і виберіть «Параметри облікового запису». Або перейдіть до «Файл» > «Відомості». Потім відкрийте «Налаштування облікового запису», виберіть учетку, ім’я якої ви хочете змінити, і виберіть «Змінити». Введіть нове ім’я та натисніть «Далі» і «Готово».
10. Командний рядок
Гиковские штучки, які допоможуть ефективніше використовувати Outlook, підійдуть тим, хто звик працювати з клавіатурою, мишею. Натисніть Win + R, щоб відкрити командний рядок, і вводите команди:
outlook.exe /nopreview — відкрити Outlook без вікна попереднього перегляду листів.
outlook.exe /select ім’я_папки — відкрити Outlook з конкретної папки електронної пошти замість тієї, що у вас призначена основний. Якщо замість ввести ім’я папки outlook:calendar, відкриється календар.
outlook.exe /restore — відкрити Outlook, відновивши всі вікна, якщо програма була закрита в результаті системної помилки.
outlook.exe /finder — відкрити потужний пошуковий інструмент Outlook.
Якщо ви знаєте ще якісь круті фішки Outlook, поділіться в коментарях.
Читайте також
Як автоматизувати роботу з поштою і не страждати від сотень вхідних >
9 сервісів тимчасової електронної пошти >
Самий швидкий і безпечний спосіб відписатися від розсилки >