7 правил ділового спілкування в месенджерах

Як вести себе в чатах, щоб не вдарити в бруд обличчям перед замовником і не підставити колег.
1. Не використовуйте месенджер як єдиний канал комунікації
Чат — це для оперативності. В ньому зручно швидко прояснити ті робочі моменти, які не можуть чекати. Однак не варто перекладати всю робочу листування в месенджер: ключові повідомлення у ньому губляться (а іноді їх видаляють), а до обговорення питання часто підключаються люди, в компетенцію яких входить прийняття рішень. Це лише ускладнює комунікацію.
2. Не приймайте серйозні рішення в листуванні
Незважаючи на повальне використання месенджерів як у невеликих, так і в міжнародних компаніях, діловий етикет поки не відносить цей канал до офіційного. Так, при виникненні спірної ситуації правда буде за тим, хто закріпив домовленість email-листом.
Використовуйте робочу пошту, щоб зафіксувати угоди, досягнуті в WhatsApp або Telegram, і координувати подальші дії.
Ще один аргумент на користь цієї рекомендації — в пошті документи зберігаються більш надійно, при необхідності ви швидко знайдете потрібну інформацію. Тоді як з чату вас можуть виключити, а сам месенджер і зовсім може бути завтра заблокований.
3. Пишіть коротко і по справі
Користувачі месенджерів не люблять довгі повідомлення, які потрібно нескінченно скролл.
Формулюйте свої думки чітко і однозначно і дотримуйтесь правила «одна думка — одне повідомлення». Будьте лаконічні, не висловлюйтесь образно і уникайте слів-паразитів. Це засмічує листування. Замість того, щоб довго щось описувати, відправте приклад — посилання або картинку. Так у вашого співрозмовника відразу стане зрозуміло, про що йдеться.
4. Слідкуйте за стилем повідомлень
Робоча переписка в месенджері не передбачає такого неофіційного спілкування, яке можна дозволити собі з найкращою подругою або мамою. Після створення чату або діалогу не варто відправляти купу смайлів і використовувати слова, які можуть бути невідомі вашим співрозмовникам (наприклад, ASAP або «форварднуть»).
Щоб зручніше перемикатися з особистої комунікації на робочу, розподіліть листування з месенджерів. Так, Telegram можна використовувати для робочого спілкування, а WhatsApp — для особистого.
5. Будьте уважніше зі смайликами
Смайлики в діловому листуванні вже давно стали предметом жвавих суперечок. Але якщо говорити про загальні правила, тут все досить просто.
Якщо ви тільки познайомилися з людиною і не бачили його особисто, не шліть йому смайлики: він може не оцінити, і ваше подальше спілкування складеться не кращим чином.
Коли ви переписуєтесь з колегою або замовником, якого давно знаєте і розумієте, як він реагує на повідомлення, смайлики будуть доречні. Проте тут все одно краще обійтися стандартним набором, а стікери з Єгором Лєтовим і шаржами на відомих політиків краще залишити для друзів.
6. Не бійтеся часто використовувати знак питання
Головне завдання листування в месенджері — швидко отримати відповіді на поточні питання. При цьому багато досить часто докладно описують суть питання, але не пояснюють, що хочуть отримати від колег або замовника.
Задавайте питання, використовуйте питальні знаки. Це приверне увагу співрозмовника до повідомлення і спонукає його відповісти вам як можна швидше.
7. Перевіряйте Т9
Автозаміна дозволяє уникнути грубих орфографічних помилок, але іноді працює проти вас. Якщо замість слова «продуктолог» ви відправите «проктолог», одержувачі не відразу зрозуміють сенс. А ті, у кого з почуттям гумору не дуже, і зовсім образяться.
По можливості використовуйте десктопні версії месенджерів. Перед відправкою повідомлення можна швидко перевірити на помилки і виправити їх при необхідності.
Читайте також
13 речей в діловому листуванні, які просто бісять >
Секрети ділової email-переписки >
«Ввічливість — це не слова». Чому в діловому листуванні так багато лицемірства і як від цього позбавитися >