Чому чек-лист просто необхідний вам на роботі
Чек-лист здається дуже старомодним способом організувати робочий процес, адже існує так багато сучасних методик. Але ми готові переконати вас, використавши один науковий експеримент, думка доктора наук і досвід вокаліста групи Van Halen в якості аргументів.
У сучасному світі нам забезпечений безпрецедентний доступ до інформації. Багато чого ми можемо дізнатися, просто поставивши правильний пошуковий запит або відкривши онлайн-енциклопедії. Тим не менше з цим шквалом інформації ми отримуємо і масу складнощів.
Тепер ми знаємо більше, ніж коли-небудь раніше, але є проблема з тим, щоб перетворити теорію в практику, надати їй цінність і користь.
У багатьох відносинах інформаційний вік зробив нас набагато менш практичними і мудрими. Нехай ми знаємо багато, але легко втрачаємо концентрацію, відволікаємося від головного, дозволяємо увазі розсіюватися. Більше того, ми легко помічаємо основи, необхідну базову інформацію і робимо помилки, будучи сповненими почуттям власної компетентності.
На думку хірурга і дослідника в області суспільної охорони здоров’я, доктора медичних наук Атула Гаванде (Atul Gawande), люди повинні використовувати свої знання по максимуму.
Ми можемо пробачити невдачі з-за неуцтва. Якщо людина не знав, як потрібно було вчинити в даній ситуації, ми радіємо з того, що він доклав максимум зусиль до розв’язання проблеми. Але якщо він знав, як варто діяти, але не застосував цю інформацію вірним чином, важко не прийти в сказ.
Атул Гаванде
Помилки, зроблені з-за твердої віри в те, що «я краще знаю, як треба поступити», часто стають найбільш болючими. Ви не старалися з усіх сил і зазнали поразки, а навмисне пішли на поводу у самовпевненості і зазнали невдачі. Атул Гаванде вважає: це схоже на те, як проста помилка, зроблена досвідченим хірургом, призводить до смерті пацієнта.
Як нам справитися з цим океаном інформації? Як використовувати знання найкращим чином і залишити місце для дива? За словами доктора Гаванде, ви можете відчути власну міць і компетентність, використовуючи чек-лист.
Доктор Гаванде ретельно вивчав вплив чек-листів на хірургів, а точніше — на кількість випадків інфікування пацієнтів під час операції. Незважаючи на те, що в експерименті брали участь поважні й компетентні хірурги, всі вони так чи інакше були схильні до ризику зробити помилку під час операції.
Чек-лист, запропонований хірургів, був коротким і простим. В ньому значилося:
Помийте руки з милом.
Протріть шкіру пацієнта антисептиком.
Розмістіть стерильні пов’язки на тілі пацієнта.
Надягнути головний убір, маску, стерильний халат і рукавички.
Ці кроки студенти медичних університетів вивчають напам’ять, вони очевидні, прості й необхідні. Але людина не машина, і він може забути про одну з дій. Якщо ігнорувати хоча б один крок, це може призвести до інфікування, а значить, додаткового лікування, фінансових витрат і в гіршому випадку смерті пацієнта.
Дивно, але як тільки перед очима лікарів з’явився цей чек-лист, вони стали робити менше помилок. Кількість випадків інфікування знизився на 66%. Це заощадило багато грошей, але, що важливіше — врятувало більше тисячі життів.
Oliver Tacke/Flickr.com
Безумовно, чек-лист як спосіб структурувати думки, впорядкувати дії і запам’ятати необхідну інформацію корисний не тільки для лікарів, але й для кожного з нас.
Можливо, складати чек-лист для того, щоб нічого не забути, здасться вам образливим. Адже ви досить розумні й можете сподіватися на власну пам’ять. Але головною метою чек-листа є дисципліна, яка допоможе слідувати наміченим шляхом і уникнути помилок.
Навіщо складати чек-лист
Чек-лист допомагає переконатися в тому, що ви не забуваєте базову і просту інформацію. Доктор Гаванде вважає, що чек-лист створює таку собі «когнітивну мережа», яка захищає нас від власних недоліків — кордонів пам’яті та уваги. Чек-лист гарантує, що ви не забули про прописні істини в той момент, коли наступають втома або лінь.
Чек-лист звільняє ваш розум, дає йому можливість працювати над дійсно складними завданнями. Після того, як ви перестали переживати про простих і банальних речах, ви отримуєте шанс сконцентруватися на непростому виборі. Особливо добре це працює в тих випадках, коли постійно виникають непередбачені або незаплановані ситуації і тримати себе в руках досить складно.
Чек-лист допомагає бути дисциплінованим. Це важливо, якщо справа стосується рутинних завдань. Коли ми звикаємо робити що-те день у день, то легко втрачаємо ентузіазм і увагу, допускаємо помилки і прорахунки. Якщо вам дуже комфортно на робочому місці, ви розслабляєтеся і вашу увагу розсіюється, чек-лист допоможе залишатися пильним кожну хвилину.
Чек-лист економить час. Вам більше не потрібно обдумувати кожен свій крок: ви вже описали все на аркуші паперу. Якщо рішення потрібно приймати прямо зараз, є найціннішим ресурсом. А чек-лист допоможе виграти заповітні секунди.
Так, чек-лист не самий оригінальний спосіб контролювати свій робочий процес. Але в той же час цей простий інструмент виявляється неймовірно цінним для тих, хто хоче знизити кількість помилок і підвищити якість своєї роботи.
Як створити ефективний чек-лист
Існують хороші чек-листи і погані чек-листи. Так як же створити такий перелік, який допоможе в роботі?
Фокусуйтеся тільки на простих речах. Метою хорошого чек-листа є передача необхідної інформації. Ніяких деталей. Чек-лист не гід, не екскурсія по вашому робочому процесу. Це схема, яка допомагає пригадати найважливіше. В хорошому чек-листі повинно бути від п’яти до десяти пунктів.
Чек-лист повинен бути простим і практичним. Використовуйте зрозумілі слова, які точно описують завдання. Якщо вам потрібно додатковий час, щоб згадати, що саме означає кожен пункт, ваш чек-лист поганий.
Визначтеся, коли потрібно зробити паузу. Коли ви будете використовувати свій чек-лист? Коли ви перейдете до наступного пункту? Як ви перевірите, що пункт виконаний? Виберіть час, коли ви пробіжитеся з чек-листом і переконайтеся, що все виконано і можна переходити до наступного завдання.
Дайте визначення типу вашого чек-листа. Наприклад, якщо це рецепт, то ви будете читати кожен крок і слідувати інструкціям. Це тип «прочитав — зробив». А якщо у вашому чек-листі записані робочі завдання на сьогодні і ви просто викреслюють з нього виконані завдання, то це тип «зробив — підтвердив». Такий крок допоможе упорядкувати роботу з вашим чек-листом і контролювати себе краще.
Будьте готові переглядати та оновлювати свій чек-лист. Не соромтеся коректувати його і вносити нові завдання або правки. Вам потрібно експериментувати для того, щоб ваш чек-лист був по-справжньому ефективним.
Останній крок особливо важливий. Ваш чек-лист не висічений на камені, він сприйнятливий до мінливих обставин.
Жодних коричневих M&m’s!
Цікава звичка є у Девіда Лі Рота (David Lee Roth), вокаліста групи Van Halen. Райдер рокера виглядає адекватним: у ньому перераховані технічні вимоги до обладнання. Але один з пунктів регулярно валить співробітників концертних залів, стадіонів і музичних клубів в шок: десь посередині списку значиться миска M&m’s, в якій не повинно бути жодної коричневою цукерки.
Подібні райдери працюють як чек-листи: співробітники рухаються від пункту до пункту, виконуючи вимоги музиканта. Коли Девід Лі Рот приймає роботу, його передусім цікавить миска з цукерками. Здогадаєтесь чому?
Neil Conway/Flickr.com
Хоча прохання прибрати всі коричневі M&m’s виглядає шалено, Девід Лі Рот може її пояснити. Якщо працівники стадіону залишать коричневі цукерки в мисці, це означає, що вони відносяться до райдеру недостатньо уважно. Коли Девіду трапляється таке драже, він відправляється перевіряти все інше: добре чи підключені інструменти, правильно виставлена апаратура, враховані його вимоги до приміщення та обладнання. А якщо коричневих цукерок немає і працівники майданчики поставилися з повагою навіть до такого дивного побажанням, музикант може бути впевнений: все інше теж було виконано.
Як бачите, чек-листи здатні дисциплінувати і підвищити якість вашої роботи. А ви використовуєте такі списки?