Як навести порядок у думках і справах

Коли в голові рояться тисячі ідей, хапаєшся то за одну, то за іншу. В результаті нічого не встигаєш. Розрізнену інформацію потрібно структурувати і перетворювати в списки справ, а рутинні завдання — делегувати. Хороша новина: для цього не потрібно встановлювати купу додатків. Розкласти все по поличках допоможе сервіс Goalton.com.
Що таке продуктивність від Goalton
Каталог статей вже докладно писав про це чудовому сервісі рік тому, і за цей час багато чого змінилося, причому в кращу сторону. Сервіс обріс безліччю корисних функцій і став ще зручніше.
У Goalton все по-своєму гарно і просто: тільки ти і аркуш паперу. Але не простий, а у вигляді одного з семи шаблонів, який відповідає типу розв’язуваної в даний момент завдання.
Якщо говорити коротко, то Goalton.com дозволяє організувати всі: проекти, ідеї, клієнтів. Цей хмарний сервіс допомагає істотно підвищувати як особисту продуктивність окремої людини, так і продуктивність цілої команди за рахунок використання декількох простих, але в той же час супер інструментів.
Ментальні карти
Перший інструмент — це ментальні карти. Складання майндмэпов може здорово розвантажити ваш мозок і перенести розрізнені і вічно скачуть думки на папір. Суть режиму ментальної карти полягає в тому, що ви ставите центральну проблему (або мету) і далі в хаотичному порядку пишете все, що приходить вам в голову і відноситься до даної теми.
На цьому етапі не треба намагатися надати якусь структуру вашим думкам — хай стрибають. Ви просто записуєте всі ідеї, проблеми або завдання і там, де це необхідно, деталізуєте їх.
У міру того як ви будете перекладати на папір свої думки, вони почнуть набувати деяку структуру. Електронні майндмэпы зручні тим, що, дивлячись на підсумкову схему, ви знаходите більш ясне розуміння картини в цілому. Ви завжди можете просто взяти потрібний елемент мишкою і перетягнути його в правильне місце, компонуючи завдання з тим логічним ознаками, які потрібні саме вам.
Що особливо зручно в Goalton.com можливість використовувати режим фокусування. Якщо ваша схема стає занадто громіздкою, ви завжди можете перейти на роботу з окремим її шматочком, тимчасово приховати інші гілки. Щоб перейти в фокус, просто натисніть на трикутник на початку завдання.
Ієрархічне дерево завдань
У Goalton можна одним кліком змінити спосіб подання даних. Іншими словами, ви можете перетворити свою ментальну схему чіткий вкладений список завдань, і навпаки, трансформувати свій чек-лист у схему.
Подібне рішення можна сміливо назвати унікальним, оскільки такого ми не зустрічали ще ні в одному сервісі, а адже це дійсно надзвичайно зручно. У кожного з нас свій індивідуальний тип мислення: для одного наочніше виглядає схема, для іншого — таблична форма.
У режимі класичного аутлайнера (Outline mode) ви можете призначити для кожної задачі відповідального, дедлайн, вказати поточний статус завдання. Режим списку буде особливо корисний тим, хто вирішує бізнес-завдання.
У цьому випадку ви можете декомпозировать будь-який елемент, тобто розбивати його на складові підзадачі стільки разів, скільки буде необхідно. Робіть це до тих пір, поки ваші завдання не стануть настільки простими, що їх неможливо буде виконати. На щастя, в Goalton немає обмеження на кількість вкладених рівнів. І так, не забувайте користуватися режимом фокуса: це дійсно здорово допомагає сконцентруватися і знайти швидке рішення.
Якщо частина інформації категорично не хоче вбудовуватися в систему, ви можете занести її в нотатки поточного проекту. Це уявлення ви можете використовувати для швидкого запису своїх спонтанних думок. Сюди зручно копіювати посилання на сайти, вставляти шматки тексту і навіть приєднувати до них картинки для наочності. Надалі ви також зможете побачити ці записи в папці Notes, звідки їх можна перетягувати в інші розділи, перетворюючи думки в конкретні завдання.
Щоденник
Мабуть, Goalton не був би настільки популярний, якби не його знаменитий режим планінга. В режимі щоденника ви побачите всі свої завдання, що мають конкретний термін, а також зможете створювати нові. Перетягуючи картки з завданнями мишею, ви можете навести повний порядок в своєму календарі і взяти під контроль свої завдання, так і завдання, доручені вами членам своєї команди.
У щоденнику зручно реалізована система фільтрації завдань: ви завжди можете відзначити для показу тільки завдання з потрібного вам проекту. Наприклад, таким чином ви можете одним клацанням миші приховати службові завдання і залишити тільки особисті, або навпаки. Можна подивитися завдання, доручені вам або вами. Якщо до задачі прикріплений контакт з адресної книги, то прямо тут вам буде доступна його картка з вбудованою CRM-системи.
Ну а для любителів класичних to-do-списків Goalton.com реалізований режим, при якому можна бачити прострочені справи, справи на сьогодні, завтра або на наступний тиждень. Загалом, досить просто і зручно.
Канбан-дошка
Дивно, але хлопці з Goalton.com змогли реалізувати на базі своєї платформи і такий складний інструмент, як канбан. Фактично канбан являє собою аналог дошки для кріплення карток із завданнями, які рухаються зліва направо, проходячи заздалегідь певні етапи.
В даному сервісі ви можете створити необмежену кількість проектів, для кожного з яких можна налаштувати свої власні етапи: для роботи агентства — одні, для погодження договорів — інші, для Scrum — треті. Кількість етапів в Goalton необмежено.
Що особливо зручно, ви можете вказати для кожного з етапів свій ліміт на кількість завдань, що знаходяться на цьому етапі (Work in progress Limit). Наприклад, ви можете визначити, що на етапі розробки може перебувати лише три завдання. В цьому випадку система сигналізує вам про те, що ви намагаєтеся перевантажити даного співробітника, ставлячи йому четверту задачу.
Також можна задати максимальний час перебування завдання на етапі. Наприклад, для етапу «тестування» або «узгодження» ви можете встановити період, рівний двом дням, і система буде виділяти червоним кольором картки тих завдань, які просрочились і вимагають вашої уваги.
Угоди і міні-CRM
Оскільки Goalton в першу чергу розрахований на вирішення бізнес-завдань, сервіс не обійшов стороною і тих, хто працює в стартапах або невеликих компаніях, одним словом, всіх, хто веде облік своїх операцій.
Не секрет, що при спробі продати свій товар комерсант повинен слідкувати, на якому етапі знаходиться та чи інша угода, особливо у випадку довгих циклів. В Goalton.com можна створювати угоди і поміщати їх на канбан-дошку по повній аналогічно простим завданням.
Різниця полягає лише в тому, що, оскільки угод є сума і дата можливого закриття, то у користувача з’явиться можливість отримувати звіти за конкретний часовий проміжок, а на самій канбан-дошці додасться автокалькуляция сум.
Виходить, що в режимі угод канбан перетворюється в повноцінний і наочний канал продажів. Це надзвичайно зручно, оскільки дозволяє, кинувши побіжний погляд на дошку, відразу визначити, де зібралася вся потенційна прибуток. Таким чином ви можете організувати контроль над каналами продажів або вести аналіз ефективності роботи конкретних менеджерів.
Система дозволяє закривати угоди класичним способом «виграв — програв», а також автоматично реєструє всю інформацію по роботі з клієнтом у вбудованій CRM-системі.
Резюме
Goalton зібрав в собі всі найбільш ефективні інструменти таск-менеджменту і з’єднав їх у вигляді зручної екосистеми. Звичайно, ми бачили реалізацію тих чи інших аспектів і в інших сервісах, але ще нікому не вдавалося об’єднати їх разом і зробити можливою легку трансформацію даних з одного представлення в інше.
Якщо вам потрібен повноцінний мультитул, щоб впоратися з потоком ваших думок і завдань, то Goalton.com стане вашим найкращим помічником. Реєстрація в сервісі безкоштовно, а за 1 долар в місяць можна отримати доступ практично до всіх функцій.
Підвищити продуктивність з Goalton