Як заощадити на онлайн-касі і не порушити 54-ФЗ
Разом з експертами МТС ми всі за вас порахували.
У підприємців залишилося менше місяця, щоб обзавестися онлайн-касою — так ухвалив закон 54-ФЗ. В першу чергу він стосується власників малого бізнесу, а їм особливо важливо не витрачати зайві гроші на термінал та його обслуговування. Ми розібралися в питанні разом з експертами з МТС — більше року тому компанія об’єдналася зі стартапом «Лайтбокс» і почала випускати свої онлайн-каси. Прочитайте і виберіть вигідний для себе варіант, перш ніж наспіх щось купувати.
Скільки коштує онлайн-каса
Для прикладу ми взяли смарт-термінал — сучасний, функціональний і зручний в обігу пристрій. Це один з трьох основних видів кас, дозволених до використання, поряд з автономними касами та фіскальними реєстраторами.
Автономні каси дешевше — вони коштують від 5 000 до 8 000 рублів. Але це не так вигідно, як здається: закони регулярно оновлюються й уточнюються, все більше товарів отримують обов’язкову маркіровку, все більше реквізитів з’являється в чеках. Автономна каса рано чи пізно не зможе виконувати необхідні функції, і вам доведеться викладати гроші за нове обладнання.
В розрахунках ми враховували вартість фіскального накопичувача на 36 місяців. Такий варіант закон наказує Федеральний закон від 22.05.2003 № 54-ФЗ «ПРО застосування контрольно-касової техніки при здійсненні розрахунків у Російської Федерації» використовувати підприємцям на патенті і ЕНВД — це більшість тих, хто в 2019 році переходить на онлайн-каси.
Обов’язкові витрати
Смарт-термінал: середня ціна на ринку — від 11 000 рублів.
Фіскальний накопичувач: 10 000 рублів.
Кваліфікований електронний підпис: від 1 500 рублів на один рік. Підпис потрібна, щоб укласти договір з оператором фіскальних даних і зареєструвати фіскальний накопичувач в податковій. Якщо ви не будете реєструвати касу за новою адресою або купувати новий фіскальний накопичувач, в наступний раз підпис знадобиться тільки через три роки.
Договір з оператором фіскальних даних: на один рік в середньому 3 000 рублів. ОФД — це посередник, який передає дані онлайн-каси в податкову. Працювати з ним зобов’язує Федеральний закон від 22.05.2003 № 54-ФЗ «ПРО застосування контрольно-касової техніки при здійсненні розрахунків у Російської Федерації» закон.
Підключення до каси ОФД, реєстрація в податковій і настроювання: від 2 000 до 3 500 рублів, в середньому — 2 750 рублів. Можете підключити касу самі, але тільки якщо впевнені, що впораєтеся без помилок. При реєстрації треба вводити серійні номери каси і накопичувача, при налаштуванні — реєстраційний номер та ІПН. Помилитеся в одній цифрі — доведеться купувати новий фіскальний накопичувач.
Вартість мінімального набору обладнання: 28 250 рублів. Сюди входять каса з фіскальним накопичувачем, електронний підпис, договір з ОФД, налаштування і підключення каси.
Деяким категоріям бізнесу потрібно вибрати, купити і налаштувати онлайн-касу до 1 липня 2019 року.
Що ще може знадобитися
Оновлення програмного забезпечення. Вимоги до торгівлі періодично змінюються. Наприклад, нещодавно ПДВ підвищили з 18% до 20%, а онлайн-каси перевели на формат фіскальних даних 1.05. Щоб працювати у відповідності з законодавством, потрібно регулярно оновлювати програми для кас. У багатьох виробників кас ця послуга платна — від 1 000 до 2 000 рублів в рік, для розрахунків візьмемо середнє значення — 1 500 рублів. МТС оновлює програмне забезпечення автоматично і безкоштовно.
Консультації техпідтримки. Самостійно розібратися з роботою онлайн-каси може бути складно. Добре, якщо на зв’язку є фахівець, який допоможе вирішити виникаючі питання. Умови технічної підтримки виробників кас розрізняються: вона буває платною або безкоштовною, працювати цілодобово або лише у певний час. У МТС цілодобова підтримка і безкоштовно.
Сервісне обслуговування. Можна обійтися і без нього, але своєчасна заміна деталей продовжить термін життя каси. Для обслуговування потрібні фахівці на місцях, зазвичай цим займаються регіональні партнери виробників кас. Сервісне обслуговування коштує в середньому 800 рублів на місяць, за рік набігає 9 600 рублів.
Товароучетная система. Хоч закон і не наказує використовувати її, підключити таку систему все ж варто. Вона потрібна для правильного обліку товарів, автоматизації торгових процесів, оптимізації асортименту та спрощення контролю за роботою магазину і продавців. Система допомагає стежити за залишками в магазині і вчасно робити закупівлі, вона формує звіт про продаж і показує, які купують товари краще або гірше. На думку експертів МТС, робота з товароучетной системою дозволяє збільшити прибуток на 10-15%. У МТС така система коштує 500 рублів на місяць через рік вийде 6 000 рублів (за ліцензію).
Додаткові послуги: 17 100 рублів.
Підсумкова вартість каси з урахуванням річних додаткових вкладень: 45 350 рублів.
Скільки коштує онлайн-каса, якщо брати її в оренду
Касу можна не купувати, а взяти напрокат. Ви отримуєте техніку, набір програмного забезпечення і додаткові послуги: налаштування і підключення каси, сервісне обслуговування і допомогу техпідтримки.
Часто таку послугу пропонують банки, які хочуть, щоб підприємці відкрили у них рахунок і підключили еквайринг — оплату за допомогою карток. Приміром, у «МТС Банку» можна орендувати касу за 1 250 рублів на місяць, якщо ви перейдете на розрахунково-касове обслуговування банку і підключіть торговий еквайринг.
Якщо прив’язуватися до банку ви не хочете, візьміть касу в оренду у виробника. МТС пропонує в оренду різні смарт-термінали. Наприклад, «МТС Каса 5?» вміє сканувати штрих-коди і друкувати чеки, здатна добу працювати без підзарядки і підходить для стаціонарного та мобільного торгівлі.
МТС пропонує два тарифи: «Економ» і «Бізнес». На тариф «Економ» ви отримуєте в оренду онлайн-касу і фіскальний накопичувач, програмне забезпечення для роботи каси і товарно-облікову систему. У вартість входить договір з оператором фіскальних даних на один рік, консультаційно-технічна підтримка і швидка заміна в разі поломки.
Абонентська плата — 1 700 рублів на місяць, за рік вийде 20 400 рублів. До цієї суми доведеться додати вартість електронного підпису, реєстрації і настройки каси — ще приблизно 4 250 рублів.
Тариф «Бізнес» включає повне обслуговування каси: її установлять, налаштують, підключать товарно-облікову систему, а якщо пристрій зламається, швидко його замінять. Крім того, в тариф входить консультаційно-технічна підтримка, сервісне обслуговування, заміна ФН та перереєстрація. Вам потрібно буде оформити кваліфікований електронний підпис, решта фахівці з МТС зроблять під ключ. Оренда за цим тарифом коштує 2 300 рублів на місяць.
Що входить в тариф «Бізнес»
Ви отримуєте повний набір обладнання, програмного забезпечення і послуг, щоб працювати згідно з законом:
онлайн-каса;
фіскальний накопичувач;
договір з ОФД на 1 рік;
швидка заміна каси, якщо вона вийде з ладу;
програмне забезпечення для каси;
товароучетная система;
технічна підтримка;
щорічна заміна фіскального накопичувача;
реєстрація каси в податковій і в оператора фіскальних даних;
щорічна перереєстрація каси, в тому числі і в разі поломки;
підключення терміналу для оплати картками;
установка і настройка каси;
інструктаж персоналу по роботі з касою;
сервісне обслуговування;
консультація по роботі з програмними продуктами «МТС Каса».
Абонентська плата за рік — 27 600 рублів.
Одноразові витрати (КЕП) — 1 500 рублів.
Підсумкова вартість: 29 100 рублів.
Взяти касу в оренду
Що в підсумку
Вам варто купити онлайн-касу, якщо:
Ви готові вкласти велику суму в закупівлю і налаштування обладнання. Хороша новина: великі витрати будуть потрібні тільки на першому етапі, далі платити доведеться менше.
Ви точно знаєте, яка каса вам потрібна. Можливо, ви вже вивчили ринок і вибрали відповідну модель.
Вам варто взяти онлайн-касу в оренду, якщо:
Прямо зараз немає вільного часу або грошей на вибір і покупку каси. З орендою ви можете не витрачатися на першу-ліпшу або найдешевшу касу, а протестувати кілька моделей і зрозуміти, яка ж все-таки вам потрібна.
Ви не хочете зупиняти бізнес через поломки каси. Без каси торгувати не можна. Якщо орендована каса вийде з ладу, новий пристрій вам привезуть протягом одного-двох днів.
Ви хочете присвячувати час тільки бізнесу і не відволікатися на обслуговування каси. З орендованим пристроєм ви можете покластися на виробника: він бере на себе активацію, реєстрацію та ремонт каси, а з усіма питаннями про роботу апарату допоможе техпідтримка.
У вас сезонний бізнес. Немає сенсу переплачувати, якщо каса потрібна лише кілька місяців у році. Оренда допоможе вирішити питання з зберіганням каси і її перепідключенням.
Ви тільки починаєте бізнес. Якщо раптом він не злетить, вам не доведеться шкодувати про гроші, витрачені на купівлю каси.
Вартість мінімального набору обладнання, яке потрібно, щоб працювати за законом, порівнянна з річної абонентської плати за орендовану каси з повним сервісним обслуговуванням. У МТС за ті ж гроші ви отримуєте сучасний і зручний смарт-термінал з сервісним обслуговуванням і повною версією системи товарного обліку, яка підтримує маркування товару, роботу з ЄДАІС і ФГИС «Меркурій».
З орендою простіше планувати витрати: ви знаєте, що кожен місяць треба платити 2 300 рублів, і більше ні про що не турбувався. Якщо каса у вас у власності, можуть бути сюрпризи: коли пам’ять фіскального накопичувача закінчилася раніше, ніж термін його служби, доведеться віддавати 10 000 рублів за новий, знову отримувати електронну підпис і підключати його, зрозуміло, теж за гроші.
Ремонт купленої каси займе мінімум пару тижнів — все це час бізнес буде простоювати. До того ж вартість ремонту непередбачувана: наприклад, заміна екрану може обійтися в 70% ціни каси. З обслуговуванням орендованій каси проблем не буде: якщо вона зламається, її швидко замінять на нову, щоб бізнес працював без перерв.
Вибрати онлайн-касу