Навіщо потрібен бухгалтерський облік?

Всі організації, за винятком тих, хто застосовує УСН, зобов’язані вести бухгалтерський облік. Це закріплено в Законі від 21.11.1996 № 129-ФЗ «ПРО бухгалтерський облік» (далі — Закон № 129-ФЗ). За порушення Закону № 129-ФЗ передбачена адміністративна відповідальність для посадових осіб організації (директора або головного бухгалтера) у вигляді штрафу в розмірі від двох до трьох тисяч рублів.
У реальності цей аргумент діє не завжди і часто у маленьких компаніях відсутній бухгалтер та бухгалтерський облік. Але потрібно розуміти, що бухгалтерський облік – це не лише проводки, тобто запис «дебет — кредит», це упорядкована система збору, реєстрації та узагальнення інформації в грошовому вираженні про майно і зобов’язання організації. Ця система здатна реєструвати все, що відбувається на підприємстві. І давати відповіді на такі питання як: чи приносить бізнес прибуток, треба відкривати нову виробничу лінію, достатні обсяги продажів і ін
Бухгалтерський облік ведеться на підставі первинних облікових документів, якими оформлюються усі господарські операції, проведені організацією. Такі документи приймаються до обліку, якщо вони складені за типовою формою (затвердженою Росстатом) або за формою, розробленою організацією самостійно і затвердженої облікової політикою, із зазначенням обов’язкових реквізитів. Первинний документ складається в момент здійснення операції, а якщо це неможливо — безпосередньо після її закінчення.
Одна з основних задач при створенні бухобліку в організації – це забезпечити своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передачу їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, а також достовірність містяться в них даних. Ці обов’язки повинні бути покладені на осіб, які складають і підписують ці документи.
Відсутність первинних документів – це також грубе порушення Закону № 129-ФЗ. За це передбачено покарання, аналогічне тому, яке наступає за неведення бухобліку. Більш того, якщо первинних документів немає, то організація не зможе підтвердити свої витрати для цілей оподаткування. А це призведе до донарахування податку на прибуток та відмову в вирахування з ПДВ. Тобто, в кінцевому підсумку, фірмі доведеться заплатити податків більше, ніж при нормальній організації системи обліку.
Хто повинен вести бухгалтерський облік?
Закон № 129-ФЗ дає керівнику право вести бухгалтерський облік особисто; заснувати бухгалтерську службу, очолювану головним бухгалтером; ввести в штат посаду бухгалтера; передати ведення бухобліку сторонньої спеціалізованої організації. Безумовно, вирішення цього питання залежить від розміру компанії та обсягу роботи.
Але в кожному випадку існує ряд нюансів. Наприклад, якщо директор вирішив вести бухгалтерський облік особисто, це повинно знайти відображення в обліковій політиці. Також потрібно видати наказ про покладення на себе обов’язків головбуха. І більш того, при такому варіанті в штатному розписі посади головбуха бути не повинно. Ці роз’яснення дав Роструд в листі від 28.12.2006 № 2263-6-1.
Якщо в штатному розписі є посада головного бухгалтера, то нести відповідальність за ведення бухгалтерського обліку буде прийнятий на роботу головбух. Крім того, всі грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов’язання організації будуть недійсні без підпису і не повинні прийматися до виконання (п. 3 ст. 7 Закону № 129-ФЗ). Наявність цієї вимоги в законодавстві може викликати наступне питання: потрібна підпис головбуха на кредитному договорі, на векселі, на договорі поручительства і т. п.? Ні, ні на вексельні, ні на кредитні зобов’язання дана вимога не поширюється. Адже діяти від імені організації без довіреності має право тільки керівник. І раз законодавець не наділив головбуха подібними повноваженнями, а ГК РФ підпис головбуха не називає в якості обов’язкового реквізиту подібних договорів, значить, вони будуть дійсні без його візи.
У разі прийняття рішення про створення бухгалтерської служби, очолюваної головним бухгалтером, керівникові необхідно пам’ятати, що головний бухгалтер призначається на посаду і звільняється з неї керівником організації, підпорядковується безпосередньо директору. І саме головбух несе відповідальність за формування облікової політики, ведення бухгалтерського обліку, своєчасне представлення повної і достовірної бухгалтерської звітності.
Вимоги головного бухгалтера щодо документального оформлення господарських операцій і представлення в бухгалтерію необхідних документів і відомостей обов’язкові для всіх працівників організації.
У разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером у здійсненні окремих господарських операцій документи з ним може бути прийнятий до виконання з письмового розпорядження керівника організації. При цьому відповідальність за наслідки повністю буде нести керівник.
Що повинен знати директор?
Навіть якщо керівник не веде бухгалтерський облік особисто, і в штаті компанії є головний бухгалтер, від обов’язку стверджувати деякі документи, що мають безпосереднє відношення до бухобліку, директора ніхто не звільнить. Отже, згідно Закону № 129-ФЗ керівник своїм наказом затверджує облікову політику організації для цілей як бухгалтерського, так і податкового обліку. А саме: робочий план рахунків, форми первинних облікових документів, порядок проведення інвентаризації, правила документообігу і ін. (ПБУ 1/2008 «Облікова політика організації»). Зверніть увагу, що, починаючи з облікової політики на 2009 рік, організація повинна була затвердити всі використовувані нею форми первинних документів, а не тільки ті, за якими немає типових.
Затвердження документів з вищевказаного переліку необхідно для того, щоб була чітко організована система не тільки бухгалтерського, але й податкового обліку, тобто сукупності даних, на основі тих же первинних облікових документів, яка дозволяє визначати податкову базу з конкретного податку. Чим же податковий облік відрізняється від бухгалтерського?
У першу чергу тим, що він дозволяє контролювати правильність обчислення, повноту та своєчасну сплату всіх обов’язкових платежів. Суми доходів і витрат, які враховуються при розрахунку податку на прибуток формуються згідно з порядком, встановленим НК РФ. І ось тут виникає ситуація, коли дані цих двох видів обліку можуть відрізнятися один від одного. Пояснень цьому може бути кілька. Наприклад, ряд витрат у бухгалтерському обліку відображається відразу і в повній сумі, а в податковому — тільки певний відсоток від суми витрат. Найпоширеніші нормовані витрати: рекламні, представницькі, відсотки за борговими зобов’язаннями та ін.
Керівник повинен розуміти, що такі «чудеса» насамперед пов’язані з різним нормативним регулюванням тих чи інших питань, різними періодами визнання доходів і витрат для цілей бухгалтерського обліку та оподаткування. Ще один приклад — продаж об’єктів нерухомості. Відповідно до цивільного та бухгалтерського законодавства продавець не відображає в обліку реалізацію до тих пір, поки право власності не буде зареєстровано новим власником. А з точки зору оподаткування, продавець повинен сформувати базу по податку на прибуток і нарахувати ПДВ відразу після підписання акта приймання-передачі майна.
Як контролювати свою бухгалтерію?
Ще одне питання, який нерозривно пов’язаний з організацією бухобліку – це здача бухгалтерської звітності. Адже організації подають у податкові органи не тільки декларації, але і баланс, звіт про прибутки і збитки і т. п. Більше того, облікову політику потрібно також щорічно представляти в податкові органи.
Безумовно, при наявності в штаті бухгалтера керівнику немає потреби особисто розбиратися з термінами здачі звітності та сплати податків, але бухгалтерія, як будь-яка ділянка організації, вимагає ретельного контролю. Мінімальний обсяг інформації, якою повинен володіти керівник, включає в себе:
* звіт про прибутки і збитки;
* звіт про рух грошових коштів — скільки було, надійшло, витратили, виплати заробітної плати та підзвітних сум;
* платіжний календар — за що, коли, кому і скільки заплатити;
* строки і суми сплати податків;
* графік погашення дебіторської та кредиторської заборгованості.
Дані звіти здаються відповідно до встановленого керівником графіком. Більший обсяг інформації залежить від організаційної структури підприємства.
надання бухгалтерських слуг